Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужно ли оформлять командировочные удостоверения в 2021 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения больше не требуется (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Изменения были направлены на упрощение кадрового делопроизводства и сокращение оформляемой бухгалтерией первичной документации.
С какого момента отменены удостоверения
Сейчас, поскольку командировочные удостоверения были отменены, документами, подтверждающими срок пребывания работника в служебной командировке, являются проездные документы, которые работник обязан передать работодателю по возвращении из командировки (например, проездные документы).
Если у работника нет и проездных документов, и документов, подтверждающих проживание в гостинице или ином жилом помещении, срок пребывания в командировке определяется на основании служебной записки и (или) иного документа, в котором организация, куда был командирован сотрудник, подтвердила сроки его прибытия и убытия.
Использование личного транспорта
Ну а в случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте — легковом автомобиле или мотоцикле — фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она представляется работником работодателю по возвращении из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. К таким документам отнесены, в частности, путевой лист, счета, квитанции и кассовые чеки.
Между тем использование личного транспорта не предполагает применение путевых листов. Их оформляют в целях безопасности дорожного движения исключительно при эксплуатации автомобильного транспорта, принадлежащего юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (п.п. 2, 28, 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утв. приказом Минтранса России от 15.01.2014 № 7).
Далее, о каких счетах, квитанциях и кассовых чеках может идти речь при использовании личного транспорта? – Видимо, в первую очередь это документы, удостоверяющие приобретение топлива по маршруту следования, на которых будут отражены реквизиты АЗС. При этом расходы на ГСМ в части, связанной с исполнением служебного поручения, возмещает работодатель (ст. 188 ТК РФ). Однако в целях налогообложения прибыли размер компенсаций, включая затраты на топливо, определяется в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (письмо ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199).
Кроме того, косвенными доказательствами поездки работника могут служить иные счета, квитанции и кассовые чеки, подтверждающие его проезд через тот или иной населенный пункт по маршруту следования. Примером может служить кассовый чек предприятия общественного питания или продуктового магазина на трассе, хотя эти затраты работника работодатель не возмещаются. Кстати, ночевать можно и в машине (наличие документов о проживании не обязательно).
Примечательно, что в качестве личного транспорта могут быть использованы исключительно легковой автомобиль или мотоцикл. Применение для этих целей иных видов транспорта, принадлежащих командированному работнику, – скажем, грузового автомобиля или катера, — Постановлением № 749 не предусмотрено. Если использование неоговоренных транспортных средств все же целесообразно, то работодателю надлежит их либо арендовать, либо получить от собственника в безвозмездное пользование. Но в этом случае об использовании личного транспорта речь уже не идет. В такой ситуации роль проездного документа действительно будет выполнять путевой лист.
Видимо, аналогичным образом решается вопрос о времени пребывания в командировке, если работник направился в нее на транспортном средстве, принадлежащем работодателю на праве собственности. Хотя считать путевой лист проездным документом нормативных оснований не имеется. Нужно признать, что вопрос о поездках на служебном транспорте остался непроработанным. Будем ждать официальных разъяснений.
Отмена командировочного удостоверения по сути избавляет работодателя от необходимости контроля за местом нахождения командированного работника. В принципе такое сокращение ограничений можно только приветствовать. Теперь выезжать в другую местность работник может без предварительного согласования с принимающей стороной (на практике таковая не всегда имеется). Да и необходимость отметки в командировочном удостоверении о выбытии из пункта назначения ограничивала мобильность работника.
С какого момента отменены удостоверения
С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения больше не требуется (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Изменения были направлены на упрощение кадрового делопроизводства и сокращение оформляемой бухгалтерией первичной документации.
Сейчас, поскольку командировочные удостоверения были отменены, документами, подтверждающими срок пребывания работника в служебной командировке, являются проездные документы, которые работник обязан передать работодателю по возвращении из командировки (например, проездные документы).
Если у работника нет и проездных документов, и документов, подтверждающих проживание в гостинице или ином жилом помещении, срок пребывания в командировке определяется на основании служебной записки и (или) иного документа, в котором организация, куда был командирован сотрудник, подтвердила сроки его прибытия и убытия.
Как оформить командировочное удостоверение
Форма удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. Бланк удостоверения является рекомендованным, то есть при желании организация может разработать собственную форму командировочного листа.
На лицевой стороне документа указывают:
Что написать в качестве цели командировки, в законе не говорится. В качестве примера можно привести самые разные варианты:
Отдельно прописывается, что удостоверение действительно только при предъявлении паспорта или другого документа, который его заменяет.
Командировочное удостоверение распечатывают в одном экземпляре и подписывают у гендиректора. Затем отдают командированному — он должен хранить его при себе во время поездки, а по возвращении отдать в отдел кадров или бухгалтерию.
Правила оформления командировочного удостоверения
Стандартная унифицированная форма для составления удостоверения на командировку заполняется с двух сторон листа. Есть три части, которые нужно заполнить.
Первая часть лицевой стороны бланка включает:
- номер удостоверения, под которым оно вносится в журнал учета;
- полное наименование предприятия с указанием его формы (индивидуальный предприниматель, открытое или закрытое акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью);
- дата, когда издан документ.
Вторая часть документа, также расположенная на лицевой стороне формы, включает основные сведения о гражданине, отправляемом в командировку:
- Ф. И. О.;
- табельный порядковый номер личного дела;
- занимаемая должность;
- место прохождения служебного задания;
- цель командировки (обучение, проверка работы филиала, повышение квалификации, совершение сделки и т. д.);
- сроки поездки.
Отмена командировочного удостоверения и новая отчетность сотрудников
Командировочное удостоверение в прошлом подтверждало расходы, которые был вынужден нести сотрудник работая вдали от дома. Теперь он может обосновать свои траты посредством проездных документов. Они же описывают сроки пребывания в том или ином месте. Кроме того, все намного проще, если работник выехал заграницу. В этом случае отчитаться можно и при помощи отметок в паспорте, поставленных на границе.
Отмена командировочных удостоверений ввела такое понятие, как отчетность при поездке на личном авто. Для этого нужно всего немного:
- служебная записка в произвольной форме;
- документы об эксплуатации автомобиля в командировке. Это могут быть чеки с заправок, о платной дороге, о ремонте машины и т.д.
Работник также освобождается от составления служебного задания. Также не потребуется отчет о проделанной работе. Все будет указано в приказе о командировании.
Несмотря на отмену командировочных удостоверений (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595), многие продолжают его оформлять. Однако нередко на практике возникают ситуации, когда сотрудник добирается до места назначения на личном транспорте, а проживает у родственников, знакомых, в арендованной квартире. Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 в редакции от 29.12.2014, предписывает в таких случаях указывать фактический срок командировки в служебной записке.
Степень доверия к таким документам аудиторов, налоговых и других контролирующих органов существенно выше. Бумага с отметками организаций, в которые направляют сотрудников, повышает степень эффективности внутреннего контроля и снижает налоговые риски в части документального подтверждения расходов, а также положительно влияет на выражение мнения аудиторов при определении последними достоверности бухгалтерской отчетности.
24 Марта 2020
ФНС разработала методичку о переходе с ЕНВД на другие режимы с 2021 года
Возмещение работникам стоимости медосмотров страховыми взносами не облагается
ФНС и Роскомнадзор приостановили проверки до 1 мая
Налоговая служба рассказала об условиях предоставления инвестиционного вычета по НДФЛ
Налоговая служба подготовила проект новой декларации 3-НДФЛ
18 Марта 2020
Переход на онлайн-ККТ не избавил бизнес от контрольных закупок
На вычет НДС при возврате товара дается только год, а не три!
Отмена командировочных удостоверений, во-первых, немного сократила оборот документов в организациях, позволив снять с бухгалтерии некоторую часть работы. Во-вторых, Постановление Правительства предоставило компаниям бóльшую свободу в том, как им организовывать делопроизводство, и в вопросе разработки собственных бланков.
Но важно знать, что пришло на смену командировочным удостоверениям. В том же самом Постановлении сказано, что теперь основанием для определения времени пребывания в командировке являются проездные документы. То есть билеты на поезд или самолет, например.
Если билетов или других проездных документов нет, то срок пребывания в рабочей поездке можно установить с помощью документов, которые подтверждают факт найма жилого помещения. Это могут быть талоны, квитанции или договоры о съеме квартиры, комнаты или номера в гостинице.
Если вдруг и таких бумаг нет, то работник имеет право предоставить любые другие документы, из которых станет известно о сроках пребывания в рабочей поездке и о самом ее факте. Как вариант, если в командировку человек отправился в другое государство, он может предоставить копию загранпаспорта, в котором будут отметки о въезде и выезде.
Может быть и так, что в командировку человека отправили совсем недалеко — например, в соседний город. И он решил воспользоваться служебным транспортом или личным автомобилем.
В такой ситуации основанием для подтверждения факта пребывания в командировке может служить служебная записка с отметкой в пункте назначения. К ней нужно будет приложить документы, которые подтвердят понесенные расходы. Это может быть путевой лист, квитанции о покупке топлива, чеки и т.д.
Рассмотрим пример заполнения унифицированной формы № Т-10:
- наименование организации: ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»;
- код ОКПО: 12345678;
- регистрируем бумагу в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н; указываем дату и номер: 24.11.2018;
- Ф.И.О. и табельный номер (при наличии) командируемого работника: Петров Петр Петрович, табельный номер 4;
- структурное подразделение и должность: учебная часть, преподаватель верховой езды;
- куда направляется сотрудник: Всероссийский научно-исследовательский институт коневодства, п. Дивово Рыбновского района Рязанской области;
- цель поездки: обучение на курсах повышения квалификации тренера;
- количество календарных дней, дата начала и окончания командировки: 4 календарных дня с 27 по 30 ноября 2018 года;
- паспортные данные работника: серия 1234 номер 123456;
- подписываем у руководителя;
- ставим отметку о выбытии: выбыл из г. Москвы 27.11.2018;
- отдел кадров учреждения, куда направлен сотрудник, ставит отметки о прибытии в день приезда и выбытии в день отъезда: прибыл в п. Дивово 27.11.2018, выбыл 30.11.2018;
- делаем отметку о прибытии: прибыл в г. Москву 30.11.2018.
Обязательные документы
Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:
- Наименование документа, его номер и дата издания.
- Наименование предприятия, издавшего документ.
- Личные данные командируемого, его должность.
- Пункт назначения командировочной поездки.
- Дата начала и продолжительность командировки.
- Цель поездки, служебное задание.
- Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
- Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.
Следующим обязательным документом является авансовый отчет работника о затраченных средствах. В течение трех дней с момента завершения командировки, сотрудник обязан предоставить отчет в организацию, оплачивающую командировку, с приложением следующих документов:
- подтверждающих затраты на дорогу;
- подтверждающих факт съема жилья;
- ксерокопию страниц паспорта с отметками о пересечении границы (в случаях, когда командируемый отправляется за пределы страны).
В основном, оформление командировки регламентируется двумя вышеперечисленными документами, но в некоторых случаях к перечню добавляется и обязательное наличие письменного согласия командируемого. Применительно данное правило для работников:
- осуществляющих уход за инвалидами и тяжелобольными родственниками;
- женщин, имеющих детей младше 3-х лет;
- единственного родителя, имеющего ребенка-инвалида до 14 лет;
- беременных женщин.
Таким образом, заменить законодательно отмененные командировочные удостоверения способны билеты на проезд в общественном транспорте, прочие чеки и квитанции, подтверждающие факт расходов.
В случае, когда командируемый передвигается на личном или служебном автомобиле, доказательной базой осуществленных расходов может послужить служебная записка работника, с указанной суммой расходов, а также прилагаемыми документами на автомобиль, путевками, чеками с АЗС, счетами (при безналичном расчете).
Подтверждение расходов на проезд при командировках на автотранспорте
В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки предусмотрен вариант с использованием ими личного автотранспорта. В такой ситуации работник должен указать период своего пребывания в командировке в служебной записке, приложив к ней подтверждающие документы: путевые листы, кассовые чеки и т. д.п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 Из служебной записки вы узнаете, сколько времени работник был в пути, а сколько — в месте командирования. Сведения в путевом листе должны будут соответствовать этой информации, и из него же будет видно, по какому маршруту двигался работник. А платежные документы подтвердят сами расходы. А вот одна только служебная записка, по мнению Минфина, не подтверждает использование личного транспорта работника для проезда в командировкуПисьмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368.
Об использовании же служебного или арендованного транспорта в командировке в Положении вообще ничего не сказано. Поскольку этот вопрос не урегулирован, вы вправе в своем локальном нормативном акте прописать порядок подтверждения расходов в таких ситуациях. В ЛНА можно предусмотреть обязанность работника, съездившего в командировку на служебном или арендованном автотранспорте, представить те же оправдательные документы, что и при поездке на личном авто: служебную записку о сроке пребывания в командировке и путевой лист с приложением к нему документов на покупку бензина и т. п. Используя их, вполне можно будет обосновать проездные расходыст. 168 ТК РФ; Письма Роструда от 10.04.2015 № 831-6-1; Минфина от 06.05.2015 № 03-03-06/1/26251, от 29.04.2015 № 03-03-06/1/24840.
Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о командировке больше не нужны
8 января 2015 года вступили в силу изменения, внесенные в Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее Положение о командировках). Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595.
Существенные изменения коснулись пункта 7 Положения о командировках. Ранее срок пребывания в командировке подтверждался командировочным удостоверением. С 08.01.2015 этот документ отменен. Теперь период нахождения в командировке подтверждается проездными документами. Если работник отправился в командировку на личном, служебном или арендованном транспорте, срок нахождения в командировке можно подтвердить путевыми или маршрутными листами, чеками АЗС и т. д.
С 8 января 2015 года утратил силу пункт 6 Положения о командировках. А это значит, что больше не нужно оформлять служебное задание. Документ включал в себя цель поездки, место назначения. Эти сведения подтверждали необходимость командировки. Чтобы у налоговой инспекции не было лишнего повода усомниться в целесообразности командировки, рекомендуем указывать цель и место командировки в приказе.
Пункт 26 Положения о командировках также изложен в новой редакции. Теперь командированные работники не обязаны составлять отчет о выполнении служебного задания. Единственный документ, который обязан представить работник, – авансовый отчет с подтверждающими документами.
Несмотря на то что командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны к применению, организации могут их использовать для внутреннего контроля. Такой порядок нужно закрепить в соответствующем локальном акте предприятия. Руководитель организации также может предусмотреть внутренним документом обязательное составление работником отчета о результатах командировки.
Ранее в приказе на командировку в качестве основания чаще всего указывались номер и дата служебного задания. Отныне в качестве основания для служебной поездки можно отметить следующие документы:
- служебная записка руководителя отдела. В записке можно указать, что работник командируется для подписания (согласования) документов;
- договор о выполнении работ (оказании услуг), если командировки предусмотрены данным договором;
- утвержденный план служебных командировок;
- приглашение на деловой семинар или конференцию и т. п.
Заполнение «командировочных» журналов учета
Сразу оговоримся, что и журнал учета работников, выбывающих в командировки, и журнал учета прибывших в командировки формально должны вестись как и прежд епп. 1, 3 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н . Запросить их могут только трудинспекторы. Но поскольку трудинспекция обычно эти документы не проверяет и, соответственно, за их отсутствие не штрафует, многие компании их не ведут.
Если вы ведете журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки, в котором, несмотря на перемены, сохранилась графа для указания даты и номера командировочного удостоверения, то теперь ее вы можете просто не заполнять либо проставить в ней, например, номер и дату приказа о направлении работника в командировк уприложение № 2 к Приказу Минздравсоцразвития от 11.09.2009 № 739н .
А ведение журнала учета работников, прибывших в вашу организацию, может принести реальную пользу. Ведь если работник какой-либо другой компании командирован в вашу организацию, то даты его прибытия и убытия заносятся в этот журнал. И если потом у компании, направившей к вам работника, возникнут проблемы с подтверждающими документами, выписка из вашего журнала может явиться косвенным доказательством того, что их работник все-таки был в командировке у вас и именно в этот период. Вместе с тем предоставление такой выписки из журнала — исключительно жест доброй воли с вашей стороны: можете выдать, а можете не выдать.
Если вашему руководству для контроля за командированными нужно знать, в какой именно день работник появился в месте командирования и когда выбыл оттуда, можно оформлять документ, аналогичный командировочному удостоверению, по самостоятельно разработанной форме или старой унифицированной, указав это в учетной политик еч. 2 , 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ . Только не забудьте, что в нем должны быть все необходимые для первичного документа реквизиты.
Правда, ваши внутренние документы — не указ вашим контрагентам. И представители организации, в которую был командирован ваш работник, теоретически могут отказаться заполнять представленные им аналоги командировочных удостоверений. Соответственно, было бы неплохо, если бы вы или ваш директор до отправления работников в командировку предупредили контрагента о том, что в вашей организации приняты такие правила, и попросили их заполнить эти документы.
Российские организации больше не должны выдавать сотрудникам командировочные удостоверения. Об этом говорится в Постановлении Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595 » «.
Документ вносит изменения в Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 » » и в Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений «.
Из обоих документов исключены упоминания командировочных удостоверений. Теперь оплата командировок будет производиться на основании билетов, в которых указаны даты отъезда и возвращения. Если же работник направляется в командировку на личном автомобиле, он должен будет сообщить об этом в служебной записке. К записке надо будет приложить чеки, квитанции, путевые листы и другие документы, подтверждающие слова работника.
Напомним, в командировочных удостоверениях ставились отметки, подтверждающие прибытие и убытие сотрудника. Отметки, заверенные печатью, могли проставить в гостинице или в принимающей организации. Во время командировок в страны, для посещения которых требуется виза, удостоверения не использовались. Время отъезда и приезда определялось по отметкам, сделанным при пересечении границы.
Предполагается, что отмена командировочных удостоверений позволит снизить нагрузку на бухгалтеров и других сотрудников, работающих с документами.
В соответствии с Постановлением Правительства России № 1595 от 29.12.14 г. командировочное удостоверение отменили еще с 08.01.2015 г. С тех пор никаких значительных изменений не произошло и в 2017 г. работодатели вправе отправлять сотрудников в служебные поездки на основании одного распорядительного документа . Почему может потребоваться наличие формы Т-10 ? Чем подтверждать пребывание специалиста в командировке? Ответы на эти и другие вопросы – далее.