Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда происходит удержание НДФЛ из заработной платы в бухгалтерском учете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Итак, мы рассмотрели правила и сроки перечисления НДФЛ с зарплаты и иных выплат физлицам в 2023 году. Действительно, изменений очень много. Пока компании только осваиваются с новым порядком, поэтому возникает немало вопросов.
По какой ставке рассчитывать НДФЛ
Работодатель в подавляющем большинстве случаев имеет дело со ставкой 13%. Если доходы сотрудника превышают 5 млн рублей в год, то первые 5 млн облагаются НДФЛ по ставке 13%, а всё, что выше этой суммы, — 15%.
30% положено взимать с нерезидентов, то есть с тех, кто провёл за год за границей 183 дня и больше. Но и тут есть исключение. Оно касается иностранцев, трудящихся по патенту, высококвалифицированных специалистов, прибывших на работу по договору, тех, кто переехал в Россию по программе переселения соотечественников, членов экипажей российских судов, беженцев и лиц, получивших временное убежище, а также жителей стран Евразийского экономического союза: Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии. К доходам таких людей также применяется ставка в 13%.
Когда налоговый агент должен перечислять налог с заработной платы?
Дата получения дохода в виде оплаты труда и момент удержания налога могут не совпадать.
Налоговый агент производит удержание и перечисление в бюджет налога с заработной платы (в том числе за первую половину месяца) один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен доход.
С 2016 года удержанный НДФЛ должен перечисляться не позднее даты, следующей за днем выплаты дохода в денежной форме.
Это значит, что при выплате организацией заработной платы 15-го числа текущего месяца за вторую половину предшествующего месяца, а именно при перечислении денежных средств с расчетного счета организации на счета работников необходимо в этот же день удержать исчисленный налог и перечислить его в бюджет не позднее следующего дня.
Удержать налог в день выплаты и перечислить его в бюджет не позднее следующего дня нужно и в случае, если, например, зарплата выплачивается до последнего дня месяца.
В ситуации, когда в организации аванс выплачивается в последний день месяца, НДФЛ при выплате такого аванса подлежит исчислению, удержанию и перечислению в бюджет (определение Верховного Суда от 10.05.2016 № 309-КГ16-1806). Иными словами, НДФЛ с выплачиваемого дохода в виде оплаты труда подлежит уплате по истечении месяца.
При выдаче заработной платы из выручки организации, полученной в виде наличных денежных средств, налог также должен быть перечислен налоговым агентом в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты.
Если часть зарплаты выплачивается в натуральной форме, НДФЛ перечисляется не позднее дня, следующего за днем фактического удержания исчисленной суммы налога из доходов, выплачиваемых в денежной форме.
Налоговым агентом при исчислении НДФЛ допущена ошибка, приведшая к возникновению задолженности физического лица — работника организации. В каком объеме должен быть удержан НДФЛ в погашение такой задолженности при последующих выплатах дохода физическому лицу в этом же году?
В редакции пункта 4 статьи 226 НК РФ, действовавшей до 1 января 2016 года, начисленная сумма НДФЛ должна была удерживаться налоговым агентом из любых денежных средств, выплачиваемых налогоплательщику, при фактической выплате указанных средств налогоплательщику либо по его поручению третьим лицам. При этом удерживаемая сумма налога не должна была превышать 50% суммы выплаты.
С 2016 года удерживаемая сумма налога не может превышать 50% суммы выплачиваемого дохода в денежной форме только в случаях выплаты налогоплательщику дохода в натуральной форме или получения налогоплательщиком дохода в виде материальной выгоды.
При буквальном толковании исчисленная сумма НДФЛ удерживается налоговым агентом из доходов налогоплательщика в денежной форме, выплачиваемых непосредственно налогоплательщику, а не третьим лицам. Включение в понятие «выплата денежных средств» выплат наличных денежных средств третьему лицу по требованию налогоплательщика, а также случаев перечисления денежных средств на счет третьего лица по требованию налогоплательщика, сохранено в пункте 10 статьи 226.1 НК РФ при уплате НДФЛ лицами, являющимися налоговыми агентами при осуществлении операций с ценными бумагами, операций с производными финансовыми инструментами, а также при осуществлении выплат по ценным бумагам российских эмитентов.
Согласно статье 138 Трудового кодекса общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50% заработной платы, причитающейся работнику.
Предельные размеры удержаний из заработной платы работника, предусмотренные статьей 138 ТК РФ, исчисляются из суммы, оставшейся после удержания налогов.
Таким образом, получается, что при выплате дохода в денежной форме непосредственно налогоплательщику налоговый агент может удерживать задолженность по НДФЛ за счет полной суммы выплачиваемого дохода.
Но следует отметить, что практика применения новой редакции пункта 4 статьи 226 НК РФ пока не сформирована. По мнению ФНС, сумма НДФЛ удерживается:
- с ограничениями, установленными статьей 138 Трудового кодекса, с дохода в виде оплаты труда;
- с ограничениями, установленными пунктом 4 статьи 226 НК РФ, с дохода в натуральной форме или в виде материальной выгоды;
- без ограничений с иных доходов, отличных от дохода в натуральной форме, в виде материальной выгоды, а также оплаты труда.
Как начислить НДФЛ, если перечислений не было?
Если у сотрудника нет суммы к выплате и работодатель не может удержать НДФЛ, исчисленный по сотруднику, значит и перечислять в бюджет НДФЛ по этому сотруднику не нужно.
По общему правилу, данный НДФЛ работодатель удержит при следующей выплате сотруднику и перечислит в бюджет НДФЛ сразу за два месяца.
Однако на практике часто работодатель перечисляет НДФЛ, анализируя цифры по общей начисленной сумме налога. И тогда возникает ситуация, когда перечисленный НДФЛ оказывается больше удержанного и работодателю приходится либо возвращать излишне перечисленный налог, либо писать письма в ИФНС с просьбой зачесть излишне уплаченные суммы.
В таких случаях можно «обхитрить» программу, зафиксировав удержанный НДФЛ по таким сотрудникам принудительно. Самый простой способ — создать ведомость на выплату, добавив туда сотрудников с нулевыми суммами к выплате, при этом зафиксировав удержанный НДФЛ.
Рассмотрим на примере
Сотруднику начислили зарплату 30 000 рублей и НДФЛ в сумме 3900, но сотруднику был ошибочно выплачен аванс в размере 27 000.
Бухгалтерские проводки по расчету заработной платы выглядят следующим образом
| Дебет | Кредит | Наименование хозяйственной операции |
| Счет 20 «Основное производство» | Счет 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате» | Начислено вознаграждениеработникам основного производства |
| Счет 23 «Вспомогательное производство» | Счет 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате» | Начислено вознаграждение работникам вспомогательного производства |
| Счет 25 «Общепроизводственные расходы» (счет 26 «Общехозяйственные расходы») | Счет 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате» | Начислено вознаграждениеперсоналу административного сектора |
| Счет 29 «Обслуживающее производство и хозяйство» | Счет 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате» | Начислено вознаграждение персоналу обслуживающего производства и хозяйства |
| Счет 44 «Расходы на продажу» | Счет 70 «Расчеты с персоналом по заработной плате» | Начислено вознаграждение персоналу организаций торговли |
Проводки по уплате НДФЛ и взносов
В нашей стране существует налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Он, как правило, составляет 13% от заработка любого гражданина, получающего зарплату или иной доход (он индексируется в прямой зависимости от размера зарплаты). Он отчисляется от общей суммы дохода работника. Кроме этого налога работодатель обязан выплачивать всяческие взносы с государственные страховые фонды. Взносы могут быть как страховые, так и пенсионные.
При переводе на счет работника его зарплаты предприятие должно рассчитывать еще и страховые взносы, и налоговые отчисления. Возникает логичный вопрос, какие счета используются для таких отчислений? Давайте разберемся.
В день, когда выплачивается зарплата сотрудникам, предприятие оплачивает НДФЛ и взносы по страховке за травматизм. Деньги на иные страховые взносы предприятию надо перечислить не позднее 15 числа следующего месяца. Оплату следует производить с расчетного счета предприятия №51 и закрывать задолженность перед страховыми фондами счетами №68 «Расчеты по налогам и сборам» и №69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению».
Таким образом, проводки будут выглядеть так:
- Д68 К51 — Уплата НДФЛ.
- Д69 К51 — Уплата взносов.
Организация, которая не уплатила страховые взносы и НДФЛ может быть наказана штрафом в размере 20% от суммы задолженности по налогам.
А если при проверке выяснится, что это было сделано умышленно, то штраф составит уже 40% не уплаченной суммы.
Перечисление НДФЛ в бюджет
Срок уплаты НДФЛ в бюджет в большинстве случаев (в т.ч. с зарплаты)– не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода физлицу. При выплате отпускных и больничных перечислить налог можно не позднее окончания месяца, в котором работнику были выплачены эти доходы (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поэтому, нередко день перечисления налога не совпадает с днем его удержания. Проводка по уплате налога составляется датой перечисления причитающихся платежей в бюджет. Используется следующая корреспонденция: Д51 – К68.1.
Персоналу ООО «Астра» 15 апреля 2019 выплачена заработная плата за март. Общая сумма удержанного с работников налога – 47 500 рублей. Кроме того, в этот же день перечислены отпускные на карту бухгалтеру Смирновой. НДФЛ с отпускных составил 3250 рублей. Налог был перечислен ООО «Астра» вовремя, при этом составлены проводки:
15.04.2019: Д70 — К68.1 – 50 750 руб., удержан налог с зарплаты и отпускных при их выплате (47 500 + 3250 = 50 750 руб);
16.04.2019: Д68.1 — К51 – 47 500 руб., налог с зарплаты перечислен в бюджет (перечисляется не позже следующего дня после выплаты зарплаты);
30.04.2019: Д68.1 — К51 – 3250 руб., перечислен НДФЛ с отпускных Смирновой (срок уплаты налога с отпускных – последнее число месяца).
Начисление зарплатных налогов и взносов: особенности учета
Сразу же после начисления зарплаты исчисляются:
1. НДФЛ
Факт исчисления и удержания НДФЛ отражается в регистрах бухгалтерского учета проводкой Дт 70 Кт 68.
Если к зарплате применяется налоговый вычет по НДФЛ, то в бухучете его отражать не нужно.
2. Страховые взносы.
Факт их начисления отражается проводкой Дт 20 Кт 69.
Как и в случае с проводками по зарплате, корреспонденция может формироваться и по дебетам таких счетов, как 23, 25, 26, 29, 44 и иных, рассмотренных нами выше.
Начисление НДФЛ и взносов показывается, как и начисление зарплаты, в последний день месяца.
НДФЛ и взносы начисляются на общую сумму зарплаты без какой-либо поправки на аванс.
С 30.11.2020 кассир не обязан требовать паспорт у получателя денежных средств для его идентификации.
Когда заработная плата выдана, проводки будут следующими.
Зарплата выдана (отражена на лицевом счете сотрудника): проводки
Факт выплаты зарплаты отражается в бухгалтерском учете проводкой Дт 70 Кт 51 (или 50).
Аналогичная проводка применяется при выплате аванса.
Дата формирования указанной выше проводки по зарплате или авансу определяется исходя из даты проведения каждой из выплат.
При этом фактическая сумма «основной» трудовой выплаты исчисляется за вычетом аванса и НДФЛ. Получается, что налог «изымается» из соответствующей суммы, хотя и начисляется на общую зарплату (суммированная величина «основной» выплаты и аванса). Данное обстоятельство отражает специфику налогового учета.
В бухгалтерском учете, таким образом, в любом случае должны обособляться:
- сумма аванса;
- сумма «основной» выплаты.
Проводки выплаты заработной платы в части аванса и второй ее половины фиксируются в бухрегистрах в день выдачи средств сотрудникам.
После всех перечислений заполняются лицевые счета сотрудников по заработной плате(по форме Т-54). Сведения в них вносятся ежемесячно.
Начисление НДФЛ при командировочных расходах
Командировочные расходы в части суточных и неподтвержденных затрат по найму жилого помещения, согласно п. 3 ст. 217 НК РФ, для целей налогообложения по НДФЛ нормируются. Суточные сверх нормы и расходы на наем жилого помещения, не подтвержденный документально, облагаются НДФЛ по ставке 13%.
Нормы для суточных установлены в пределах: при командировках по России — не более 700 руб. в день, при командировках за границу — не более 2 500 руб. в день.
Об аналогичных ограничениях, введенных для суточных с 2020 года в части начисления страховых взносов, читайте в этой статье.
При выплате организацией сотруднику суточных по внутреннему приказу выше установленной нормы делаются следующие проводки:
Дт 71 «Ф. И. О. сотрудника» Кт 50 (51) — выдан аванс подотчетному лицу на командировочные расходы.
Торговые операции с физическими лицами
При осуществлении финансово-хозяйственных отношений с физическими лицами организации необходимо помнить о том, что она также выступает налоговым агентом и должна начислить и удержать сумму НДФЛ и только потом перечислить оставшуюся сумму дохода данному физлицу.
Указанные операции отражаются в бухучете следующим образом:
- покупка товара — Дт 08 (10, 20, 26, 44) Кт 76 (с указанием Ф. И. О. физлица);
- начисление налога — Дт 76 (60) Кт 68/НДФЛ;
- перечисление налога — Дт 68/НДФЛ Кт 51;
- уплата вознаграждения физлицу — Дт 76 (60) Кт 51.
Следует отметить, что аналитический учет нужно вести по каждому физическому лицу, с которым производятся торговые операции. Кроме этого, торговые операции нужно проверять на возможное освобождение от налогообложения (ст. 217 НК РФ).
| Дата | Дт | Кт | Описание проводки |
| 10.01 | 001 | Принят в аренду на забалансовый учет объект основных средств по договору аренды помещения по акту приемки-передачи (основание — договор аренды помещения). | |
| 31.01 | 26 | 76 | Начислена сумма арендной платы за январь, включена в расходы января. |
| 28.02 | 26 | 76 | Начислена сумма арендной платы за февраль, включена в расходы февраля. |
| 31.03 | 26 | 76 | Начислена сумма арендной платы за март, включена в расходы марта. |
| 31.01 28.02 31.03. |
90.02 | 26 | Расходы по арендной плате включены в состав себестоимости по итогам соответственно: января, февраля, марта. |
| 20.04 | без | проводки | Начислен доход физическому лицу в виде арендной платы в сумме январь-март 2020 года в регистре налогового учета на дату выплаты. |
| 20.04 | 76 | 68.01 | Начислен НДФЛ к удержанию из дохода (январь-март) на дату выплаты на основании документа начисления дохода. |
| 20.04 | 76 | 51 | Выплачена сумма арендной платы арендодателю — физ.лицу за период январь-март за минусом удержанного налога. |
| 20.04 | без | проводки | Удержан НДФЛ с выплаты апреля в момент выплаты на основании документа выплаты дохода. |
| 21.04. | 68.01 | 51 | Перечислен НДФЛ в бюджет с выплаченного в апреле дохода физ.лица. |
| 30.04 | 26 | 76 | Начислена сумма арендной платы за апрель, включена в расходы апреля. |
| 31.05 | 26 | 76 | Начислена сумма арендной платы за май, включена в расходы мая. |
| 30.06 | 26 | 76 | Начислена сумма арендной платы за июнь, включена в расходы июня. |
| 30.04 31.05 30.06 |
90.02 | 26 | Расходы по арендной плате включены в состав себестоимости по итогам соответственно: апреля, мая, июня. |
| 20.07 | без | проводки | Начислен доход физическому лицу в виде арендной платы за апрель — июнь 2020 года в регистре налогового учета. |
| 20.07 | 76 | 68.01 | Начислен НДФЛ к удержанию из дохода (апрель-июнь) на дату выплаты. |
| 20.07 | 76 | 51 | Выплачена сумма арендной платы арендодателю — физ.лицу за период апрель-июнь за минусом удержанного налога. |
| 20.07 | без | проводки | Удержан НДФЛ с выплаты июля в момент выплаты. |
| 21.07 | 68.01 | 51 | Перечислен НДФЛ в бюджет с выплаты июля физ.лица. |
| 31.07 | 26 | 76 | Начислена сумма арендной платы за июль, включена в расходы июля. |
| 31.08 | 26 | 76 | Начислена сумма арендной платы за август, включена в расходы августа. |
| 30.09 | 26 | 76 | Начислена сумма арендной платы за сентябрь, включена в расходы сентября. |
| 31.07 31.08 30.09 |
90.02 | 26 | Расходы по арендной плате включены в состав себестоимости по итогам соответственно: июля, августа, сентября. |
| 20.10 | без | проводки | Начислен доход физическому лицу в виде арендной платы за июль-сентябрь 2020 года в регистре налогового учета на дату выплаты. |
| 20.10 | 76 | 68.01 | Начислен НДФЛ к удержанию из дохода (июль-сентябрь) на дату выплаты. |
| 20.10 | 76 | 51 | Выплачена сумма арендной платы арендодателю — физическому лицу за период июль-сентябрь за минусом удержанного налога. |
| 20.10 | без | проводки | Удержан НДФЛ с выплаты октября в момент выплаты. |
| 23.10 | 68.01 | 51 | Перечислен НДФЛ в бюджет с выплаты октября физического лица. |
| 24.10 | 001 | Помещение возвращено арендодателю по акту приемки-передачи. |
Виды доходов, на которые должен быть начислен НДФЛ (проводка)
Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с необходимостью произвести расчет налога и правильно внести проводки в нескольких случаях. К таким доходам физических лиц (резидентов и нерезидентов, получающих доход от источников в РФ), с которых подлежит удержать НДФЛ, относятся (п. 1 ст. 208 НК РФ):
- Заработная плата и другие доходы, установленные трудовым договором, а также вознаграждение за выполнение иных обязанностей, оказание услуг, выполнение работ по договорам ГПХ с физлицами.
- Материальная выгода в виде процентной экономии, благодаря получению беспроцентного кредита от работодателя.
- Дивиденды и проценты, выплачиваемые предприятием физлицам.
- Прочие доходы, перечисленные в указанной статье НК.
Расчет НДФЛ производится по ставке 13 % за исключением следующих случаев:
- Доходы, облагаемые по ставке 35 %:
- выигрыш призов (в лотерее, в рекламной акции и т. п.);
- проценты по банковским вкладам;
- проценты по облигациям российских компаний;
- экономия на проценте по кредиту;
- кредитных потребительских и сельскохозяйственных кооперативов от предоставления займов.
- Доходы, облагаемые по ставке 30 %:
- нерезидентов РФ, за исключением дивидендов от российских организаций, заработка высококвалифицированных специалистов, а также вознаграждения, полученные нерезидентами от некоторых видов трудовой деятельности, установленных пунктом 3 статьи 224 НК РФ;
- по ценным бумагам, за исключением перечисленных в п. 5 ст. 224 НК РФ.
- Доходы, облагаемые по ставке 15 %:
- дивиденды от российских компаний, полученные нерезидентами.
- Доходы, облагаемые по ставке 9 %:
- проценты по облигациям с ипотечным покрытием, выпущенным до 01.01.2007;
- учредителей доверительного управления ипотечным покрытием, по ипотечным сертификатам участия, выданным до 01.01.2007.
Когда начислен НДФЛ, проводка возникает по кредиту счета 68.01 в корреспонденции со счетами бухгалтерского учета, по которым начислены доходы.
Приобретение работ, услуг у физического лица
Еще одна ситуация, которая может возникнуть, — это приобретение работ или услуг (например, по аренде нежилого помещения) организацией у физлица. В силу ст. 226 НК РФ организация в этом случае обязана удержать НДФЛ с суммы выплат, уплатить его в бюджет, а продавцу перечислить сумму за вычетом НДФЛ по ставке 13% (за исключением доходов, перечисленных в ст. 217 НК РФ).
В этом случае делаются проводки:
Дт 08 (10, 20, 26, 44) Кт 76 «Ф. И. О.» (60) — приобретен товар (услуга) у физлица.
Дт 76 «Ф. И. О.» (60) Кт 68 «НДФЛ» — начислен (удержан) НДФЛ.
Дт 68 «НДФЛ» Кт 51 — НДФЛ перечислен в бюджет.
Дт 76 «Ф. И. О.» (60) Кт 51 — перечислена сумма за товар (услугу) физлицу за вычетом НДФЛ.
Основное, что нужно помнить, — НДФЛ берется с доходов конкретного физического лица, и какой бы счет при его начислении не был задействован, на нем необходимо вести аналитику по каждому физлицу, из доходов которого был удержан НДФЛ. А также следует помнить, что законодательно установлены необлагаемые налогом доходы физического лица — все они перечислены в ст. 217 НК РФ.
Подробнее о необлагаемых доходах читайте в статье «Доходы, не подлежащие налогообложению НДФЛ (2018–2019 гг.)».
Порядок исчисления НДФЛ по материальной выгоде (пример)
При получении от организации низкопроцентного или беспроцентного займа у сотрудника возникает материальная выгода в части экономии на процентах.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 2018 года введены новые условия обложения НДФЛ данного вида матвыгоды. Подробнее см. .
При этом имеет значение, в какой валюте оформлен договор займа.
Если он оформлен в рублях, то пороговая ставка составляет 2/3 действующей ставки рефинансирования, установленной Центральным банком Российской Федерации на дату получения дохода (п. 2 ст. 212 НК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 2016 года ставка рефинансирования приравнена к ключевой ставке (указание ЦБ РФ от 11.12.2015 № 3894-У) и составляет:
- с 19.09.2016 — 10% (информация Банка России от 16.09.2016);
- с 27.03.2017 — 9,75% (информация Банка России от 24.03.2017);
- с 02.05.2017 — 9,25% (информация Банка России от 28.04.2017);
- с 19.06.2017 — 9% (информация Банка России от 16.06.2017);
- с 18.09.2017 — 8,5% (информация Банка России от 15.09.2017);
- с 30.10.2017 — 8,25% (информация Банка России от 27.10.2017);
- с 18.12.2017 — 7,75% (информация Банка России от 15.12.2017);
- с 12.02.2018 — 7,5% (информация Банка России от 09.02.2018);
- с 26.03.2018 — 7,25% (информация Банка России от 23.03.2018);
- с 17.09.2018 — 7,5% (информация Банка России от 14.09.2018);
- с 17.12.2018 — 7,75% (информация Банка России от 14.12.2018).
Если заем оформлен в валюте, то установленное пороговое значение — 9% годовых (п. 2 ст. 212 НК РФ).
Если проценты меньше пороговых значений или не взимаются совсем, с разницы удерживается НДФЛ по ставке 35%.
По начислению НДФЛ проводки лучше рассмотреть на конкретном примере.