Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.
Преимущества онлайн-кассы
Среди преимуществ использования онлайн-касс:
- Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение операции всего за 3 секунды;
- Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду
- Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать;
- Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
- Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.
или фискальному признаку и сумме;
Перерегистрация кассы
Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.
Существует несколько причин для этого:
- Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
- Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
- Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.
Интернет-регистрация в налоговой
Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей. Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.
Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя. Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
В каких случаях требуется перерегистрация
По 54-ФЗ перерегистрация кассы необходима при:
- смене юридического адреса юрлица, зарегистрировавшего ККТ по этому адресу;
- переезде торговой точки в новое здание с изменением адреса
- передаче ККТ из одного филиала в другой.
Если использовать одну кассу в разных торговых точках по разным адресам, ее необходимо перерегистрировать каждый раз. Поэтому проще купить несколько касс и установить их в нескольких точках продаж.
Для перерегистрации потребуются:
- квалифицированная электронная подпись, оформленная на имя директора юридического лица или ИП, которое подает заявление на перерегистрацию ККТ;
- касса, подключенная к интернету.
Убедитесь, что на ПК установлены драйверы для носителей электронной подписи и СКЗИ. Для юридических лиц и ИП порядок перерегистрации отличается.
- В личном кабинете налогоплательщика перейдите в раздел «Учет контрольно-кассовой техники».
- В списке найдите ККТ, которую нужно перерегистрировать, и нажмите ее регистрационный номер (РН ККТ).
- В открывшемся окне выберите «Перерегистрировать».
- Выберите причину перерегистрации, укажите новые сведения о ККТ. Если причина перерегистрации «замена ФН», укажите сведения из отчета о закрытии архива предыдущего накопителя и из отчета об изменениях параметров регистрации.
На заметку!
Важно правильно указать все сведения о ККТ. Закон квалифицирует ошибки как «передачу в ФНС заведомо ложных сведений», а это грозит административным штрафом.
- Нажмите «Подписать и отправить».
- Убедитесь, что статус ККТ изменился на «ККТ перерегистрирована».
Касса перерегистрирована. Если вы перерегистрировали кассу из-за смены адреса, перенесите ККТ в другую точку продаж.
Кому нужно регистрировать кассу в налоговой
Список лиц определен статьей 1,1 ФЗ № 54, утвержденного 22 мая 2003 года. Согласно ему, сделать это должны все те, кто по роду деятельности обязаны использовать соответствующую машину, то есть работать в соответствии со спецреестром, полностью легально.
Внимание, если техника при этом не поставлена на учет, печатать чеки запрещено, а регулярно и своевременно передавать в ФНС актуальные данные она и вовсе не сможет. Поэтому и все продажи будут незаконными, за что предусмотрен штраф в размерах:
- 1 500 — 3 000 рублей — для индивидуальных предпринимателей;
- 5 000 — 10 000 — для организаций с ограниченной ответственностью.
Хотя вместо него проверяющий может и лишь предупредить, но это только на первый раз.
Инструкция по перерегистрации кассы
Для повторной регистрации нужно пройти следующие этапы:
- Подготовка к началу перерегистрации;
- Подача заявления в ФНС;
- Внесение изменений в настройки кассы.
Важно: процедура перерегистрации ограничена во времени. У вас есть один рабочий день на подачу заявления, поэтому растягивать процедуру нельзя. Советуем заранее подготовиться и освободить время, чтобы быстро подать заявление и не получить штраф.
Подготовительный этап включает:
- заранее измените реквизиты торговой точки, если перерегистрация происходит из-за смены адреса. Подать заявление можно на сайте ФНС или лично, посетив офис налоговой в своем городе.
- проверьте действительность электронной подписи. Если у вас недействительная электронная подпись, зарегистрировать кассу не получится, а вы потратите время на получение новой ЭЦП.
- проверьте, чтобы все чеки с фискального накопителя были отправлены в ОФД, а смена закрыта.
- проверьте чековую ленту. Касса напечатает отчет о перерегистрации, поэтому нужно убедиться, что чековой ленты в кассе достаточное количество.
- проверьте качество интернет соединения.
Регистрация онлайн-кассы в ИФНС: пошаговая инструкция
Разберём детально, как поставить ККТ на учет через личный кабинет (ЛК) налогоплательщика. При регистрации кассы в налоговой, инструкция для ИП и организаций будет одинакова.
Преимущества заблаговременного перехода на онлайн-кассы
Несмотря на то, что у бизнесменов есть еще время, в течение которого разрешено использовать привычные кассовые аппараты, им придется подчиниться Федеральному закону от 03 июля 2016 года №290-ФЗ, который внес существенные новшества в Федеральный закон от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ, регулирующий применение контрольно-кассовой техники.
Почему этим вопросом лучше озаботиться заранее? Предприниматели, решившие модернизировать кассовый учет заблаговременно, получают следующие преимущества по сравнению со своими менее расторопными коллегами:
- «добровольный» период нововведений позволяет получить временную фору для подготовки, внедрения и налаживания новых систем и операций;
- в вопросе приобретения нужных моделей аппаратов еще нет ажиотажа;
- если срок службы очередных ЭКЛЗ подходит к концу, нет смысла покупать новые ленты, ведь их вскоре уже нельзя будет применять.
Расчет стоимости услуг по регистрации ККТ
(при покупке кассы у нас — скидка на услуги)
5000 руб. — за 1 день
или
1500 руб. — с выездом на место установки ККТ
2500 руб.
Бесплатно
Бесплатно
Бесплатно
Документы для регистрации ККМ
Для проведения регистрации ККМ в органах налоговой службы предпринимателю следует предоставить пакет таких документов:
- Паспорт ЭКЛЗ (Электронно-контрольная защищенная лента).
- Заявление от имени владельца ККМ, которое составлено по специальной форме, утвержденной Приказом Федеральной Налоговой Службы от 09.04.2008 года № ММ-3-2/15. Бланк для написания заявления можно получить у представителей местных органах налоговой службы.
- Паспорт модели ККМ, заполненный представителем Центра сервисного обслуживания во время подписания договора на обслуживание (в налоговую предоставляется оригинал и копия паспорта).
- Технический паспорт ККМ (выдают при покупке кассового аппарата).
- Свидетельство о постановке организации или индивидуального предпринимателя на учет в налоговых органах и присвоении индикационного номера налогоплательщика (в налоговую достаточно предоставить копию).
- Договор на сервисное (техническое) обслуживание ККМ в Центрах сервисного обслуживания (законодательством Российской Федерации запрещено использование ККМ без действующего договора сервисного обслуживания). Договор заключается непосредственно с поставщиком ККМ или Центром обслуживания, уполномоченным поставщиком ККМ.
- Доверенность, которая дает право регистрировать ККМ в органах налоговой службы, если регистрацию осуществляет не руководитель предприятия (оригинал доверенности).
- Журнал операциониста-кассира, который составлен по форме КМ-4.
- Договор аренды помещения или любой другой документ, который подтверждает возможность установки ККМ по указанному в заявлении адресу, где будет использоваться аппарат (предоставляется копия и оригинал).
- Свидетельство о проведении государственной регистрации предприятия или организации (ОГРН). В налоговую необходимо предоставить копию и оригинал свидетельства.
- Расчетный счет.
- Журнал по учету вызовов техников-специалистов, который составлен по форме КМ-8.
Кроме того, в налоговой инспекции индивидуального предпринимателя попросят предъявить документ, удостоверяющий его личность (паспорт), а представителя юридического лица – документ, который подтверждает его право действовать от имени компании (например, протокол со всеобщего собрания или решение о назначении единоличного исполнительного органа).
Требования к кассовым аппаратам
В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством Российской Федерации.
Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр контрольно-кассовой техники и применяемая пользователями при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт, должна:
- иметь корпус, фискальную память, накопитель фискальной памяти, контрольную ленту и устройство печати кассовых чеков;
- обеспечивать печать кассовых чеков, некорректируемую регистрацию информации и энергонезависимое долговременное хранение информации;
- обеспечивать фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность ввода в фискальную память информации при первичной регистрации и перерегистрации в налоговых органах в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- обеспечивать возможность вывода фискальных данных, зафиксированных в фискальной памяти и на контрольной ленте в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- эксплуатироваться в фискальном режиме;
- регистрировать в фискальном режиме на кассовом чеке и контрольной ленте признаки такого режима, подтверждающие некорректируемую регистрацию информации о наличных денежных расчетах и (или) расчетах с использованием платежных карт, в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- блокировать в фискальном режиме фиксацию информации в фискальной памяти, на кассовом чеке и контрольной ленте при отсутствии признаков фискального режима в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- иметь часы реального времени в соответствии с установленными техническими характеристиками и параметрами функционирования;
- быть исправной;
- обеспечиваться технической поддержкой поставщика или центра технического обслуживания;
- соответствовать образцу, представленному в момент внесения сведений о модели контрольно-кассовой техники в Государственный реестр;
- иметь паспорт установленного образца;
- иметь идентификационный знак установленного образца;
- иметь марки-пломбы установленного образца и эксплуатационную документацию;
- иметь знак «Сервисное обслуживание» установленного образца.
Если ИП только планирует установку касс — 5 практических советов, как подключить онлайн-кассы
Если в планах использовать кассы, а особенно – несколько, надо заранее спланировать установку ККТ с учетом «нового порядка».
Итак, как оформить кассовый аппарат для ИП с минимальными потерями денег и времени?
-
Составьте план подключения онлайн-касс. Если сроки пока не поджимают – учтите, может ли в ближайшее время дополнительно возникнуть необходимость перерегистрации ККТ. Например, смена адреса, ФИО – влечет «внеплановую» замену ЭКЛЗ.
Учет вероятности смены ЭКЛЗ сэкономит деньги. -
Если есть в наличии старые кассы — уточните на сайте производителя ККТ либо в ЦТО (центр технического обслуживания): можно ли модернизировать используемый кассовый аппарат и сколько понадобится времени.
Подумайте, надо ли дорабатывать кассу или пора сменить на новую? Возможно, самое время купить новую технику, если она уже свое «отжила», чтобы затраты за доработку не оказались напрасными. -
Выясните вопросы с организацией интернет-доступа.
-
Спланируйте расходы: на покупку / доработку ККТ.
-
Спланируйте сроки установки онлайн-кассы.
Интернет-регистрация в налоговой
Постановка на учет кассы включает несколько стадий. Сначала на сайте ФНС представитель компании или непосредственно ИП заполняет заявление и ставит подпись (КЭП). Если у него нет квалифицированной подписи, ее придется заказать. После этого налоговая проверяет внесенные в заявление сведения, сверяя их с реестром юридических лиц и предпринимателей. Кроме того, инспекция изучает реестр кассовой техники и фискальных носителей (ФН). После проверки кассовой технике назначается регистрационный номер.
Затем проводится фискализация. В аппарат вводятся: присвоенный номер, сведения об операторе ФД, владельце устройства. Сделать это может как сам предприниматель, так и специальные организации. Последний вариант удобнее, поскольку позволяет уберечься от ошибок и возможной смены фискального накопителя. Далее нужно проверить параметры, чтобы уточнить, насколько корректно работает ФН. На финальной стадии налоговая выдает карточку регистрации кассового аппарата. На документе обязательно должна быть электронная подпись ФНС.
Рассмотрим каждый шаг подробнее.
Кому необходимо регистрировать кассу в налоговой
Такая обязанность есть у всех, кто должен применять контрольно-кассовую технику (подробнее см. «Конец отсрочек по онлайн‑кассам: кто должен применять ККТ с 1 июля и какое оборудование выбрать?»). Это следует из статьи 1.1 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ (далее — Закон № 54-ФЗ). В ней сказано: применение ККТ — это совокупность действий с использованием кассовой техники, включенной в специальный реестр и зарегистрированной в установленном законом порядке. Таким образом, использование кассы подразумевает ее регистрацию.
Закажите полный комплект по 54‑ФЗ (касса, ОФД, настройка ККТ с регистрацией в ФНС и товароучетная система) со скидкой 15%
ВАЖНО
Если есть обязанность по применению онлайн-кассы, но ККТ не поставлена на учет в налоговой, то печатать чеки и передавать данные в ФНС невозможно. Аппарат не позволяет этого делать. В итоге деятельность незаконна со всеми вытекающими последствиями.
За применение онлайн-кассы, которая не поставлена на учет или зарегистрирована неправильно, полагается штраф. Он составляет:
- для ИП — от 1 500 руб. до 3 000 руб.;
- для организации — от 5 000 руб. до 10 000 руб.
РЕГИСТРАЦИЯ КАССЫ В ИФНС
Регистрация кассового аппарата в налоговой инспекции всех популярных производителей ККТ: Атол, Эвотор, Меркурий, Штрих и др. предлагается за 1 день! Низкая цена на одну из важных процедур для работы на кассе в АСЦ «Фиджи Сервис». Регистрация кассы производится по правилам, регламент которых определен 54 ФЗ.
Чтобы наши клиенты понимали, как происходит регистрация ККМ в налоговой инспекции, мы постарались описать этот процесс. Итак, у Вас есть новый кассовый аппарат или фискальный регистратор с режимом онлайн передачи данных. Для того чтобы на кассе можно было начать работать, нужно ее зарегистрировать. Для этого необходимо:
- • зарегистрироваться в личном кабинете налогоплательщика на сайте ИФНС, используя ключ ЭЦП (электронную цифровую подпись);
- • занести информацию о кассовом аппарате в ЛК, чтобы регистрация кассы через личный кабинет ИФНС прошла успешно;
- • предоставить заключенный с ОФД договор;
- • получить регистрационный номер на кассу;
- • ввести данные регистрационного номера непосредственно в кассе, тем самым вводя в ККТ с фискальной долговременной памятью кода налогового инспектора;
- • отправить чек регистрации в налоговую инспекцию;
- • получить доступ к карточке регистрации ККТ в личном кабинете ФНС;
- • настроить передачу данных от кассового аппарата в ОФД посредством режима онлайн передачи данных.
Типичные ошибки при регистрации устройства
- Несовпадение регистрационной информации и реальных настроек кассы. Ошибка возникает из-за того, что эти данные между собой не синхронизируются, поэтому гражданину стоит самому проверять соответствие внесенных сведений. Если, например, не соответствует адрес применения гаджета, то касса будет работать, но порядок её использования нарушается.
- Неверный рег. номер, внесенный в параметры устройства, выведет фискальную флешку из строя, его придется заменить.
- Неверно указан оператор данных. Причиной этому часто служит факт изменения оператора на сайте и невнесения изменения в прибор. В таком случае порядок применения кассы нарушается, хотя она и продолжает работать.
- Многократная перерегистрация онлайн-устройства. ФН выдерживает 12 таких процедур.
При нарушении порядка использования кассы лучше постараться сразу исправить все ошибки. В противном случае в организацию могут прийти налоговые инспекторы с камеральной проверкой, например, по заявлению потребителя, который не получил чек, или запросить информацию в кредитно-финансовой организации: по банковскому счету сразу видно, что на счет поступают средства от покупателей или платежных агентов. При обнаружении нарушений предпринимателя или юрлицо оштрафуют на крупную сумму.
Пошаговая инструкция по онлайн-постановке ККТ на учёт
Чтобы самостоятельно выполнить регистрацию онлайн-кассы на сайте налоговой, необходимо авторизоваться в личном кабинете интернет-портала и во вкладке «Учёт контрольно-кассовой техники» выполнить следующие действия:
- Нажать кнопку «Зарегистрировать ККТ» и выбрать ручной способ заполнения заявления.
- Указать точный адрес и название места, в котором будет эксплуатироваться контрольно-кассовая техника.
- Выбрать модель онлайн-кассы из предложенного списка и заполнить поле заводского номера изделия.
- Указать название и серийный номер фискального накопителя.
- Проставить галочки напротив пунктов, соответствующих особенностям предстоящей работы с ККТ (например, используется для развозной и/или разносной торговли).
- Выбрать из списка ОФД, с которым заключён договор на обработку фискальных данных.
После заполнения анкеты следует перепроверить указанную информацию и только затем нажать кнопку «Подписать и отправить».