Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.
Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:
- верного типа;
- должной продолжительности;
- подходящего метода (подряд или по отклонениям).
Они записываются следующими сокращениями:
|
ОТ |
Очередной оплачиваемый |
|
ОД |
Дополнительный |
|
У |
Учебный (зарплата сохраняется) |
|
УД |
Учебный (зарплата не сохраняется) |
|
УВ |
Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства) |
|
ДО |
Административный |
|
Р |
Беременность, роды |
|
ОЖ |
Уход за младенцем до 3 лет |
|
ДВ |
Доп. (не оплачивается) |
|
ОЗ |
В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый) |
Кто заполняет табель учёта рабочего времени
Крупные организации иногда вводят отдельную должность табельщика. Его обязанность – вести учёт рабочего времени коллег. Он ежедневно вносит данные, по окончании учётного периода подводит итоги, подписывает документ сам и у руководителя (либо главы структурного подразделения), а после передаёт специалисту по расчёту зарплаты.
Главное в работе табельщика – ведение записи фактически отработанных каждым сотрудником часов, фиксация пропусков и внесение этих данных в табель рабочего времени с соответствующими кодами. От этого будет зависеть верность расчёта заработной платы.
Однако самостоятельную штатную единицу для ведения табеля позволяют себе далеко не все организации. Эти функции могут быть закреплены за любым членом коллектива или за несколькими. Если в трудовом договоре или должностной инструкции конкретного работника не прописаны обязанности по ведению этого документа, надо издать соответствующий приказ.
Унифицированные формы табеля
Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 для коммерческих организаций утверждены формы табеля Т-12 и Т-13. Сейчас ведение табеля учёта рабочего времени работников на стандартных бланках необязательно – их можно разработать самостоятельно. Однако традиционные формы удобны, поэтому многие по-прежнему их используют. Скачать чистый бланк обеих форм можно в конце статьи.
Бланки Т-12 и Т-13 равнозначны в том плане, что выбрать можно любой. Однако Т-12 предназначена не только для учёта рабочего времени, но и для расчёта зарплаты. В настоящее время все исчисления проводятся при помощи компьютеров автоматически – считать вручную необходимости нет. Поэтому на практике Т-12 применяется крайне редко. Т-13 более компактная из-за отсутствия раздела для исчисления выплат, поэтому работодатели обычно используют именно её.
Прежде чем познакомиться с заполнением этих форм, расскажем об общих для них моментах.
В форме Т-12 на первой странице приводятся коды – это обозначения в табеле типа рабочего времени или причин отсутствия сотрудника. Коды установлены двух типов – буквенные и цифровые. Работодатель решает сам, какой тип кода будет применять. На практике буквенные удобнее, поскольку более понятны. Например, «Я» – это явка, «Б» – отсутствие по нетрудоспособности (больничный), «ОТ» – отпуск.
Обозначения из формы Т-12 применяются и для заполнения табеля Т-13. Если стандартных кодов недостаточно, их перечень можно расширить. Важно лишь проследить, чтобы дополнительные обозначения, введённые работодателем, были уникальны и не повторяли существующие.
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
Заполняем фрагмент табеля (ф. 0504421) с использованием дополнительных обозначений.
Сотрудница (кассир) работает на условиях неполного рабочего дня
(4 ч) в связи с нахождением в отпуске по уходу за ребенком. Учетной политикой предусмотрено в данной ситуации применять при заполнении табеля (ф. 0504421) обозначение «ОРФ».
В этом случае табель на работника будет заполняться следующим образом при условии регистрации в нем фактически отработанного времени (дней явок):
|
Должность |
Числа месяца |
|||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
Итого дней (часов) явок (неявок) |
|
|
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
Всего дней (часов) явок (неявок) |
|
|
Кассир |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
40 ч |
|||||
|
ОРФ |
ОРФ |
В |
В |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
В |
В |
В |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
10 дн. |
|
|
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
4 |
84 ч |
|||||
|
ОРФ |
В |
В |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
В |
В |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
ОРФ |
21 дн. |
- Табели по учету рабочего времени обязаны вести все работодатели, так как это первичные документы, на основе которых рассчитывается зарплата и другие выплаты работникам.
- Бизнес-субъекты могут разработать свои формы документов для учета, но большинство работодателей использует стандартные бланки по форме Т-12 и Т-13, утвержденные постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
- Дни отчетного месяца можно фиксировать методом сплошной регистрации или регистрации отклонений. Выбранный метод фиксации, а также обозначения, если они отличаются от стандартных, необходимо закрепить в учетной политике и положении о табельном учете.
- Табель ведет ответственное лицо, который обязан по окончании месяца передать этот документ в бухгалтерию для расчета зарплаты.
- За отсутствие или некорректное ведение табеля может быть наложен штраф по статье 5.27 КоАП РФ. Заполненные табели надо хранить не менее 5 лет.
Для чего нужен бланк Т-12
В целях учета рабочего времени и ключевых показателей, влияющих на размер оплаты труда, работодатели традиционно используют табель по унифицированной форме Т-12, введенной в действие Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Искать альтернативы ей особого смысла нет: форма имеет продуманную структуру и позволяет в полной мере информативно отразить сведения, необходимые кадровику при решении задач, связанных с соответствующими видами учета.
Табель вести нужно обязательно (если не по форме Т-12, то по любой другой, что утверждена организацией-работодателем).
Если не вести, то Трудинспекция, обнаружив это, применит к работодателю строгие санкции (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- штраф до 50 000 руб. — на юрлицо,
- до 5 000 руб. — на работодателя в статусе ИП или на должностное лицо организации.
В форме Т-12 могут быть зафиксированы самые разные типы сведений:
- дневные, ночные часы труда;
- работа в выходные, праздничные дни;
- сверхурочная работа;
- сокращенная работа;
- простои;
- работа по совместительству;
- часы при ненормированном рабочем дне, гибком графике;
- периоды сменной работы;
- время отсутствия сотрудника на рабочем месте.
На основании табеля может осуществляться не только расчет зарплаты, но и составление различных видов статистической отчетности. Например — форма № П-4 (Сведения о численности и зарплате сотрудников).
Обозначения в табеле учета рабочего времени
В унифицированных формах вы можете использовать только те обозначения, которые для них разработаны. Например, для заполнения формы Т-12 могут использоваться буквенные символы или цифровые коды. Наиболее распространённые условные обозначения для ведения учетного табеля:
- Я (сокращение от «явка», цифровой код 01) – соответствует обычному рабочему дню. Если учёт ведётся по количеству отработанных часов, а не только по дням, то буква «Я» проставляется в верхней графе, а в нижней указывается фактически отработанное время.
- Н (сокращение от «ночь», цифровой код 02) – используется для обозначения ночных смен (+время, если ведётся учёт отработанных часов).
- РВ (сокращение от «работа в выходные», код 03) – проставляется только для обозначения дней/явок, отработанных в выходные и праздничные дни.
- С (сокращение от «сверхурочно», код 04) – для явок и дней/часов, отработанных сверхурочно.
- К (сокращение от «командировка», код 05) – так обозначают дни, когда работник был в командировке.
- ОТ (сокращение от слова «отпуск», код 09) – дни оплачиваемого ежегодного отпуска (внимательно отнеситесь к соблюдению норм законодательства).
- ДО (сокращение от словосочетания «день отгула», код 16) – дни неоплачиваемого отпуска, например, по семейным обстоятельствам.
- Б (сокращение от «болезнь», код 19) – дни оплачиваемого больничного, обязательно должны закрываться больничным листом.
- ПР (сокращение от «прогул», код 24) – дни неявки, то есть отсутствия без уважительных причин или законных оснований.
- В (сокращение от «выходной», код 26) – выходные, а также нерабочие праздничные дни.
- НН (сокращение от «невыясненные неявки», код 30) – проставляются только для прогулов, по которым пока нет подтверждённых причин отсутствия. После получения необходимых документов обозначение меняется на правильное/соответствующее.
Санкции за нарушение учета по учету рабочего времени
| № п/п | Нарушение | Ссылка на нормативный акт, который нарушен работодателем | Возможные санкции при проведении инспекционной проверки и оценка рисков работодателя | Рекомендации по исправлению |
| Табель учета рабочего времени | ||||
| 1 | Нет номера документа | Альбом унифицированных форм по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004; Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» |
Возникновение проблем при сдаче документов в архив | Проставлять в дальнейшем |
| 2 | Превышение нормы работы (как по основным сотрудниккам, так и по совместителям): например, за февраль 2011 г. рабочий день 22 февраля не сокращен на 1 час | Ст. 95 ТК РФ | 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 рублей, административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП). 2. Требование оплатить сверхурочную работу с выплатой денежной компенсации, согласно ст. 236 ТК РФ |
Выплатить компенсацию, либо скорректировать табель |
| Путевые листы | ||||
| 3 | Согласно путевому листу, водитель работал более 9 часов в день. | П. 9, 16 Приказа Минтранса РФ от 20.08.2004 № 15 «Об утверждении положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей» | 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1?000 до 5?000 рублей, на юридических лиц – от 35?000 до 50?000 рублей, административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП). 2. В случае проверки работодателя обяжут оплатить сверхурочную работу водителям за каждый день такого нарушения. 3. В случае несчастного случая или ДТП руководитель несет ответственность вплоть до уголовной |
Решить проблемы превышения нормы часов работы |
| 4 | Переработки водителей превышают установленные 120 часов годовых | Ст. 99 ТК РФ, Приказ Минтранса РФ от 20.08.2004 № 15 «Об утверждении положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей» | 1. Наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 35 000 до 50 000 рублей, административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст.5.27 КоАП). 2. В случае несчастного случая или ДТП руководитель несет ответственность вплоть до уголовной |
Решить проблему превышения нормы часов работы |
| 5 | На путевом листе отсутствует печать | Типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003) | Проставить | |
| 6 | Не указан код по ОКПО | Типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78; принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003) | Проставить | |
| 7 | Не указан табельный номер работника | Типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78; принцип придания документам юридической силы (ГОСТ Р 6.30-2003) | Проставить |
Порядок заполнения табеля
При заполнении табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 указываются следующие реквизиты:
- название организации (на основании учредительных документов), наименование структурного подразделения;
- номер табеля;
- дата заполнения (как правило, последний рабочий день месяца);
- период учёта (календарный месяц, с первого по последнее число).
Раздел 1 представляет собой табличную форму, в которой фиксируются:
- номер п/п (графа 1);
- ФИО работника, должность (на основании данных личных карточек персонала) – графа 2;
- табельный номер – графа 3;
- графы 4 и 6 – разбивка рабочего времени по кодам и фактически отработанным часам (за 1-ю и 2-ю половину месяца соответственно);
- графы 5 и 7 – число отработанных дней и часов на середину месяца и с середины до конца;
- графы 8-13 предназначены для подсчёта итоговых значений по отработанным дням и часам, включая ночные, сверхурочные, выходные;
- 14–16 – неявки по кодам и числу пропущенных дней;
- 17 – общее число нерабочих дней за месяц.
Основные коды для заполнения табеля
При заполнении табеля учета рабочего времени применяются следующие условные обозначения:
| Наименование | Код |
|---|---|
| Явка на рабочее место по обычному графику в дневные часы | Я |
| Выходные дни и нерабочие праздничные даты | В |
| Ночная смена | Н |
| Выполнение государственных обязанностей | Г |
| Сверхурочные часы работы | С |
| Продолжительность времени работы вахтовым методом | ВМ |
| Нахождение в служебной командировке | К |
| Отсутствие на работе в связи с направлением на курсы повышения квалификации | ПК |
| Нахождение на курсах повышения квалификации при выезде в другой населенный пункт | ПМ |
| Отпуск очередной ежегодный | ОТ |
| Продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска | ОД |
| Время нахождения в учебном отпуске при совмещении с работой | У |
| Отпуск учебный дополнительный неоплачиваемый | УД |
| Рабочее время для обучающихся и работающих, для которых частично сохранена зарплата | УВ |
| Отпуск по беременности и родам | Р |
| Дополнительный отпуск, связанный с уходом за ребенком до 3 лет | ОЖ |
| Неоплачиваемый день отпуска по согласованию с руководителем организации | ДО |
| Неоплачиваемый день отпуска, предоставленный в соответствии с законодательством | ОЗ |
| Дополнительный неоплачиваемый отпуск | ДБ |
| Время нахождения на больничном листе с соответствующей оплатой пособия | Б |
| Больничный лист неоплачиваемый | Т |
| Сокращенный рабочий день | ЛЧ |
| Вынужденный невыход на работу по причине признания незаконными действий работодателя по увольнению или иных обстоятельств с восстановлением на прежней должности | ПВ |
| Прогул | ПР |
| Неполный рабочий день | НС |
| Оплачиваемые выходные дни | ОВ |
| Неоплачиваемые выходные дни | НВ |
| Время нахождения на забастовке | ЗБ |
| Неявка на работу без объяснения | НН |
| Случаи простоя по вине работодателя | РП |
| Простой по вине работника | ВП |
| Простой по не зависящим от работника или работодателя причинам | НП |
| Приостановка работы в связи с задержкой выплаты зарплаты | НЗ |
Порядок отражения кодов в табеле Т-13
Коды можно отражать либо в буквенном виде, либо в цифровом. Работодатель сам выбирает, какие кодовые обозначения он будет использовать. Дни, которые трудящимся отработаны полностью, заполняются кодом Я или 01.
На первом листе формы Т-12 приведены все возможные обозначения, которые могут пригодиться при заполнении формы. Чтобы поставить в табель отметку о неявке с любым кодом, нужно обязательно иметь соответствующий обосновывающий документ:
- Больничный листок – для кода Б или 19;
- Предупреждение о простое – для РП или 31;
- Согласие трудящегося на сверхурочную деятельность, а также выполнение трудовых функций в праздничные или выходные дни –для кодов С или 04, РВ или 03;
- Приказ о соответствующем отпуске для кодов, обозначающих предоставление выходных – ОТ или 09 для ежегодного, ОД или 10 для дополнительного, У или 11 для учебного, Р или 14 для декретного, ОЖ или 15 для отпуска по уходу за ребенком, ДО или 16 для неоплачиваемого отпуска;
- Приказ о командировке для К или 06;
- Акт об отсутствии для НН или 30 и т.д.
Заполнение табеля учёта рабочего времени. Образец.
Примечание: на изображениях в статье, вы можете увидеть, что бланки не содержат некоторых строк, что отличает их от реальных. Это сделано для удобства и простоты, а смысл остаётся прежним. В конце статьи будет ссылка на полноценный образец.
Первым делом заполняется шапка бланка в табеле. Что тут нужно указать:
- Название фирмы полностью.
- Код организации исходя из справочника ОКПО.
- Название структурного подразделения, работа которого отражается в бланке.
- Порядковый номер табеля.
- Дата документа.
- Период времени, по которому составляется табель (стандартно — месяц).
Графа 1. Нумерация строк. Здесь идёт простая не нарушаемая нумерация.
Графа 2. Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия).
Графа 3. Табельный номер сотрудника. Кодировка присваивается изначально.
Графа 4. Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца. Соответственно, для каждого сотрудника таблица заполняется индивидуально, исходя из настоящей ситуации по дням. При этом в верхней клеточке таблицы записывается кодовое обозначение (цифра или буква). А нижняя клеточка существует для записи количества отработанных часов в этот день (Разрешено оставлять пустой).
Стандартно, для обозначения, вписываемого в верхнюю клетку применяют:
- «Я» — работник присутствовал весь рабочий день.
- «К» — служебная командировка работника.
- «В» — выходной или нерабочий-праздничный день.
- «ОТ» — основной оплачиваемый отпуск.
- «Б» — больничный сотрудника.
- «ДО» — отпуск работника, который берётся за свой счёт.
- «Р» — отпуск по беременности и родам.
- «ОЖ» — отпуск по уходу за ребёнком, которому не исполнилось три года.
- «НН» — неявка без причины.
Примечание: когда работник отсутствует, но работодатель не может точно сказать, является ли причина уважительной, можно не заполнять пока данную клетку, и проставить обозначение позже, когда ситуация прояснится.