Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Во время рабочего дня планируйте и большие перерывы. Как минимум — на обед, за которым можно пообщаться с коллегами на нерабочие темы, встретиться с друзьями, почитать книгу или просто остаться наедине со своими мыслями. Если есть возможность, устраивайте еще и дневной сон. Исследования НАСА о влиянии дневного сна на работу пилотов показали, что 26 минут сна повышают работоспособность на 34%.
- Название: Перерывы на работе: систематический обзор и рекомендации для будущих исследований (Workplace Breaks: A Systematic Review and Recommendations for Future Research).
- Авторы: Жанна Любых и Дуйгу Биричик Гульсерен (Zhanna Lyubykh, Duygu Biricik Gulseren). Они являются исследователями в области организационной психологии, изучающие влияние перерывов на работе на благополучие и производительность работников.
- Цель: Предоставить советы о том, как лучше делать перерывы на работе. Авторы показывают, что перерывы на работе могут повысить благополучие и производительность работников, если они делаются правильно и регулярно.
- Объектыисследования: Представители разных профессий и организаций, которые делают или не делают перерывы на работе.
Авторы пришли к идее провести исследование о перерывах на работе, потому что они обнаружили определенное противоречие, согласно которому люди, которые фокусируются на работе больше, демонстрируют повышенную производительность, а те, кто сосредоточен на регулярных перерывах, чувствуют себя лучше физические и морально.
Примечательно, что существует масса исследований на эту тему, однако их результаты также оказываются противоречивыми. Поэтому и возникла необходимость провести систематический обзор более 80 исследований, чтобы выявить общие закономерности и дать практические рекомендации.
В качестве объектов исследования выступили работники разных профессий и организаций, которые позволяют себе перерывы, либо работают практически без остановки «от и до». Исследователи изучили, как перерывы влияют на благополучие и производительность потенциальных сотрудников, а также выявили определенные факторы, определяющие качество перерывов.
Авторы статьи рассматривали перерывы на работе как любые действия или состояния, которые отличаются от основной рабочей деятельности. Они также разделяли перерывы на два типа:
- формальные (обеденный перерыв);
- неформальные (поход в туалет или проверка социальных сетей).
Влияние перерывов на работоспособность
Мозг также, как и тело, требует отдыха, временной передышки от умственной работы. Даже десятиминутный тайм-аут поможет «подзарядить севшую батарейку», тем самым повысив эффективность выполнения трудовых заданий. Каждый сам решает, какой перерыв в работе ему следует взять, чтобы восстановить свои силы, но обычно для перезагрузки мозга необходимо бездействовать 30-60 минут.
Одно из ключевых «ЗА» перерывов — это поиск нестандартных решений. Когда выполняется работа, требующая креативного подхода, то есть необходимо взглянуть на нее с абсолютно нового ракурса, можно просто взять время для ничегонеделания. Такой перерыв называется «периодом инкубации», когда работает творческое мышление и человек вроде бы ничего не делает, а в голове происходит бессознательный рабочий процесс. В такие моменты и могут прийти оригинальные решения.
Кроме того, работа без перерыва, если она связана с офисом, компьютером и креслом, к которому сотрудник прикован сутки напролет, то страдает и физическое здоровье. Многочасовая сидячая деятельность негативно сказывается на позвоночнике, способствуя развитию его патологий. И это даже при условии сохранения правильной осанки.
Рекомендации по повышению эффективности сотрудников отдела продаж
Программа повышения эффективности работы сотрудников должна содержать следующие позиции:
- Наличие адаптированных к специфике компании инструкций для всех штатных должностей.
- Автоматизированный график учета рабочего времени.
- Регулярные процедуры аттестации работников.
- Система мониторинга эффективности работников.
- Положение о премировании продающих сотрудников.
- Положение о стимулировании успешных сотрудников.
- Введение повышающих коэффициентов к заработной плате пропорционально личному вкладу работников в выполнение плана продаж.
- Положение о депремировании. Материальные взыскания за несоблюдение правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины.
Кроме того, в нормативных документах, регламентирующих деятельность компании, должны быть прописаны важные социальные гарантии:
- сохранение рабочего места в предусмотренных действующим законодательством случаях;
- перспективы карьерного роста;
- гарантированный уровень заработной платы;
- возможность получения поощрений (в том числе нематериальных).
Наша память делится на кратковременную и долговременную. Кратковременную мы забиваем сиюминутными проблемами — сделай то, ответь тому, позвони этому. А в долговременную уходит часть задач, которые мы так и не выполнили. Но много в нее не засунешь — мозг начнет вытеснять то, что мы запомнили ранее. Отсюда и завалы.
Что делать? Прилетающие задачи сразу записывайте. Но мало записать, их еще надо правильно упорядочить: одни более срочные, другие более ответственные. Чтобы в голове был порядок, создайте его сначала на бумаге. Заведите несколько папок: бумажных или виртуальных.
- Задачи (простые, понятные действия, ради которых не придется подключать мозг)
- Долгосрочные проекты (комплексная активность, перед выполнением которой придется подумать)
- Информация (то, что пригодится при выполнении задач или проектов)
- Встречи
Способы избежать стресса
Стрессовые факторы повседневной жизни могут накапливаться, если мы не держим их под контролем. И если избавиться от стресса полностью невозможно, существует несколько простых рекомендаций, которые помогут легче пережить напряженные моменты.
-
Занимайтесь спортом. Практически любой вид физической активности снижает уровень стресса. Упражнения высвобождают эндорфины и другие естественные химические вещества, которые улучшают самочувствие. Занятия спортом также позволяют сосредоточиться на движениях тела, что может успокоить любой гнев. Выберите вариант по душе: ходьба, бег трусцой, работа в саду, уборка дома, езда на велосипеде, плавание или другая активность, которой вам приятно заниматься.
-
Не курите и не употребляйте алкоголь. Некоторые люди справляются со стрессом нездоровыми способами: пьют слишком много кофеина или алкоголя, курят, переедают или употребляют запрещенные вещества. Эти привычки могут нанести вред вашему здоровью, усугубив последствия стресса.
-
Медитируйте. Во время медитации вы концентрируете свое внимание и подавляете поток сбивающих с толку мыслей, которые могут наполнить ваш разум и вызывать стресс. Медитация помогает снять стресс, поскольку дает нам ощущение спокойствия, мира и равновесия, что может принести пользу как эмоциональному благополучию, так и здоровью в целом.
Причем различные формы медитации можно практиковать в любое время и в любом месте, будь то прогулка, поездка на автобусе или ожидание в кабинете врача. Вы также можете попробовать просто глубоко дышать в любом месте.
-
Высыпайтесь. Стресс может вызвать проблемы с засыпанием. Когда у вас слишком много дел и слишком много мыслей, ваш сон может пострадать. Но сон – это время, когда мозг и тело перезаряжаются.
А качество и количество сна могут повлиять на настроение, уровень энергии, концентрацию и общее функционирование. Если испытываете проблемы со сном, убедитесь, что у вас спокойный, расслабляющий режим сна, слушайте успокаивающую музыку, уберите телефон за 2 часа до засыпания и придерживайтесь постоянного графика.
Если вы спите менее восьми часов, то может привести к резкому скачку уровня кортизола — уровня стресса. Начните высыпаться и, тем самым, снизите уровень стресса.
-
Оградите себя от негативной информации. По возможности, перестаньте общаться с “токсичными” людьми, общество которых у вас вызывает лишь напряжение и раздражение. Это поможет избежать стресса. А в ситуациях, когда что-то “пошло не так”, постарайтесь увидеть нечто положительное, а не угрозу вашей стабильности. В непредвиденной ситуации попробуйте улыбнуться — это может вовремя снять напряжение и улучшить вашу реакцию на стресс.
-
Контролируйте эмоции. Один из инструментов, позволяющих научиться “фильтровать” негативные мысли — ведение дневника.
Записывание своих мыслей и чувств может быть хорошим способом высвободить эмоции, которые раньше сдерживались. Не думайте о том, что написать, пусть это будет поток мыслей. Пишите все, что придет в голову. Никто не обязан читать то, что вы пишете, поэтому не стремитесь к идеальной грамматике и правописанию.
Пусть ваши тревоги и опасения льются на бумагу или на экран компьютера. Как только вы закончите, вы можете выбросить или удалить написанное или, наоборот, сохранить, чтобы обдумать позже.
-
Пейте достаточное количество воды. Настоятельно рекомендуется, чтобы у вас всегда была под рукой бутылка воды, так как постоянная гидратация помогает повысить внимание и концентрацию, а также уменьшить беспокойство и стресс.
Когда наше тело достаточно увлажнено, мы более позитивны. Есть исследования, которые показывают, что обезвоживание на 2,7% может вызвать грусть, усталость и упадок сил. Употребление достаточного количества воды может повысить нашу продуктивность.
-
Делайте лимфодренажный массаж. Лимфодренажный массаж основан на выполнении медленных и повторяющихся движений по телу пациента, активирующих кровеносную, лимфатическую и нервную системы. Это улучшает систему очистки от токсинов и избытка гормонов(таких как кортизол и адреналин, которые присутствуют в случаях стресса), подавляет кровообращение и болевые раздражители.
Благодаря медленному ритму, в котором выполняются эти массажи тела, лимфодренаж оказывает успокаивающее и расслабляющее действие, помогая справиться со стрессом.
-
Проходите чекапы. Постоянное напряжение и, прежде всего, хронический стресс с течением времени могут вызвать серьезные проблемы со здоровьем:
-
Гипертония.
-
Сердечная недостаточность.
-
Депрессия и/или тревога.
-
Ожирение или анорексия.
-
Диабет.
-
Менструальные проблемы.
-
Проблемы с кожей.
-
Синдром раздраженного кишечника.
-
Снижение тестостерона.
-
Иммуносупрессия.
Поэтому стоит регулярно проходить чекапы, чтобы вовремя корректировать свое здоровье. Какие именно анализы необходимо сдать, посоветуйтесь с вашим лечащим врачом.
-
Помеха помехе — рознь
Важно отметить, что «помодоро» — неделимая единица рабочего процесса. Это означает, что если вы отвлеклись на вопрос коллеги, незапланированную встречу или же чрезвычайную ситуацию, вам следует прекратить «помодоро» и начать новую рабочую сессию позже. Если же «помеха» несущественная, и решение вопроса можно отложить до тех пор, пока «помодоро» не будет завершено, Чирилло предлагает стратегию «сообщить, обсудить и перезвонить позже».
Конечно, не каждая «помеха» настолько проста, некоторые вещи действительно требуют немедленной реакции, но далеко не все. Иногда достаточно сказать своему коллеге: «Я сейчас занят, но могу ли я перезвонить тебе через десять минут?» Это не просто удерживает вас в рабочем состоянии, но и обеспечиваем вам контроль над своим рабочим днем.
«Помодоро» — это цикличная система. Вы работаете в режиме спринтера, что гарантирует поддержание высокой эффективности. А регулярные перерывы укрепляют вашу мотивацию и сохраняют творческий подход.
Техника «Помодоро» популярна у девелоперов, дизайнеров и представителей других профессиий, у которых творчество является основой их работы. Однако эта техника также полезна для тех, кто сочиняет, рисует, ваяет или же занимается рукоделием. Ведь частые перерывы дают вам возможность отступить и посмотреть со стороны на то, что вы делаете, подумать о своих следующих шагах и убедиться, что вы не «выгорели». Система отлично адаптируется к различным видам деятельности.
Влияние перерывов на работоспособность
Мозг также, как и тело, требует отдыха, временной передышки от умственной работы. Даже десятиминутный тайм-аут поможет «подзарядить севшую батарейку», тем самым повысив эффективность выполнения трудовых заданий. Каждый сам решает, какой перерыв в работе ему следует взять, чтобы восстановить свои силы, но обычно для перезагрузки мозга необходимо бездействовать 30-60 минут.
Одно из ключевых «ЗА» перерывов — это поиск нестандартных решений. Когда выполняется работа, требующая креативного подхода, то есть необходимо взглянуть на нее с абсолютно нового ракурса, можно просто взять время для ничегонеделания. Такой перерыв называется «периодом инкубации», когда работает творческое мышление и человек вроде бы ничего не делает, а в голове происходит бессознательный рабочий процесс. В такие моменты и могут прийти оригинальные решения.
Кроме того, работа без перерыва, если она связана с офисом, компьютером и креслом, к которому сотрудник прикован сутки напролет, то страдает и физическое здоровье. Многочасовая сидячая деятельность негативно сказывается на позвоночнике, способствуя развитию его патологий. И это даже при условии сохранения правильной осанки.
Первый совет: поменяйте положение тела
При сидячей работе во время перерыва рекомендуется встать с места и немного размяться. Пройдитесь по коридору или вверх-вниз по лестнице, сделайте несколько простых физических упражнений, а если есть возможность, выйдите на улицу. Но при работе «на ногах» отдыхать, наоборот, нужно сидя, расслабив тело.
Если оставить рабочее место не получается, можно просто отвернуться от компьютера, откинуться на спинку кресла, закрыть глаза, расслабиться и посидеть в таком положении хотя бы пару минут, а лучше в течение 10–15 минут. В это время можно надеть наушники и послушать спокойную музыку, а можно просто помечтать о чём-нибудь приятном.
Если у вас есть полчаса, пройдитесь быстро или пробегитесь. Длительное пребывание за рабочим столом может снизить уровень вашей энергии. Если на улице дождь или очень холодно, вместо прогулки быстрым шагом поднимитесь и спуститесь по лестнице несколько раз, пройдитесь по коридорам на своем этаже или по парковке.
Еще один отличный способ провести полчаса — прибраться на рабочем месте. Вы можете сколько угодно говорить, что беспорядок создает творческую атмосферу. В большинстве случаев захламленность — синоним стресса. Бардак на рабочем столе сигнализирует окружающим, что вы завалены работой и не справляетесь с ней вовремя. Кроме того, под грудами ненужных бумаг могут лежать те, что требуют вашего внимания.
Перерывы также оказываются продуктивными, если предполагают общение с другими людьми. Позвоните друзьям или пообщайтесь с близким человеком, можно поболтать с коллегами, но только не о работе.
Какие же моменты можно заложить в основу машинного обучения:
- Слишком долго сотрудник работает в одной программе.
- Активность работы на клавиатуре и мышке начинает снижаться.
- Частота переключений в приложениях и окнах.
- Переключение на непродуктивные программы и приложения.
- Работа в приложении, которое нельзя прервать. Например разговор по Skype.
- Продолжительность и время предыдущего перерыва.
- Предупреждать о перерыве заранее, чтобы сотрудник понимал что до перерыва осталось 5-10 минут надо закончить какой то стек задач, чтоб спокойно на него уйти.
- Рассчитывать как увеличилась производительность в зависимости от продолжительности перерыва для каждого сотрудника, тем самым определить оптимальное время перерыва для сотрудника в зависимости от времени. Например: утром более короткие перерывы, после обеда – более продолжительные.
- Не назначать перерывы, например, за 10 минут до обеда или конца рабочего дня
- Установить максимальное производительное время в течении дня. Например 6 часов из 8-ми часового рабочего дня.
- В зависимости от времени перерыва, предлагать чем заняться на нем.
Рекомендации по повышению эффективности сотрудников отдела продаж
Программа повышения эффективности работы сотрудников должна содержать следующие позиции:
- Наличие адаптированных к специфике компании инструкций для всех штатных должностей.
- Автоматизированный график учета рабочего времени.
- Регулярные процедуры аттестации работников.
- Система мониторинга эффективности работников.
- Положение о премировании продающих сотрудников.
- Положение о стимулировании успешных сотрудников.
- Введение повышающих коэффициентов к заработной плате пропорционально личному вкладу работников в выполнение плана продаж.
- Положение о депремировании. Материальные взыскания за несоблюдение правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины.
Кроме того, в нормативных документах, регламентирующих деятельность компании, должны быть прописаны важные социальные гарантии:
- сохранение рабочего места в предусмотренных действующим законодательством случаях;
- перспективы карьерного роста;
- гарантированный уровень заработной платы;
- возможность получения поощрений (в том числе нематериальных).
Как вы уже знаете, завершение задачи или проекта — процесс малопредсказуемый. Существуют различные отвлекающие факторы и сложности, с которыми вы можете столкнуться во время выполнения задачи.
В конце концов, лучшее время для работы — это когда вас меньше всего беспокоят. Чтобы лучше сосредоточиться, закройте свои уведомления (электронная почта, Facebook, SMS и т. д.).
Кроме того, это нормально не всегда сразу отвечать, когда вам кто-то пишет или звонит. Поэтому можно выделить специальное время на управление своими сообщениями (электронная почта, мессенджеры, SMS и т. д.). Например, вы можете заниматься этим 30 минут утром и 15 минут после ужина. При необходимости отрегулируйте частоту и продолжительность.
Эта тактика ограничивает прокрастинацию.
-
Планируйте каждый день наперед.
-
Ежедневно определяйте приоритетные задачи и занимайтесь ими в первую очередь.
-
Разбивайте крупные дела на части.
-
Определяйте дедлайн для каждой задачи, но при этом он должен быть реалистичным.
-
Научитесь управлять отвлекающими факторами.
-
Избегайте многозадачности и чрезмерного количества дел.
-
Постарайтесь спланировать потенциально стрессовые события и дела.
-
Научитесь делегировать задачи.
-
Планируйте перерывы в работе, заполняя их, например, растяжкой или прогулкой.
-
Определите свои максимально продуктивные отрезки дня и старайтесь работать именно в это время.
Что находится в приоритете
В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.
Тайм-менеджмент – это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.
Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:
- В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
- Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
- Растет уровень результативности каждого работника;
- Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.
Планирование времени работы.
Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.
Рассмотрим процесс планирования пошагово.
Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.
Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.
Постановка приоритетных задач.
Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.
Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:
- Срочные и важные;
- Срочные и неважные;
- Несрочные и важные;
- Несрочные и неважные.
Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.
Постановка целей.
Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.
В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?
- Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
- Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
- Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.
Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.
Закон Парето.
Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.
Список использованных источников
Адамчук В.В. Организация и нормирование труда — М.: «Финстатинформ», 1999г. — 301 с.
Адамчук В.В., Ромашов О.В., Сорокина М.Е. Экономика и социология труда. Уч-к для ВУЗов, — М.: ЮНИТИ, 1999 г. — 407 с
Попов Л.А. Анализ и моделирование трудовых показателей. Уч-к 2-ое изд., перераб. и доп., — М.: Финансы и статистика, 1999 г. — 208 с.
Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии.: уч. пос., — Мн.: Новое знание, 2001г. — 304 с.
Баланс рабочего времени ОАО «Беларусьрезинотехника»
Базылева М.Н. Мотивация труда и трудовые отношения: системный анализ.: Монография, — Мн.: БГЭУ, 2001г. — 168 с
Лебедева С.Н., Мисникова Л.В. Экономика и организация труда: У-к для студентов ВУЗов по специальности «Экономика и управление на предприятии», — Мн.: Мисанта, 2002г. — 166с.
Сербиновский Б.Ю. и Чуланова В.А. Экономика труда и социология труда, — Ростов-на-Дону: «Феникс», 1999г. — 512 с.
Пашуто В.П. Организация и нормирование труда на предприятии.: Уч. пос. — 2-ое изд., испр. и доп., — Мн.: Новое знание, 2002г. — 319 с.
Ерохина Р.И., Самраилова Е.К. Анализ и моделирование трудовых показателей на предприятии. Уч. пос. /Под ред. Рофе А.И., — М.: Из-во «МИК», 2000г. — 160 с.
Резинщик. Информационный бюллетень ОАО «БРТ», 25 мая 2006г. № 14.
Планирование — один из основных способов поднять уровень вашей эффективности.
Если план отсутствует, то много времени уходит на раздумья о том, что еще необходимо сделать.
Без плана теряется самое дорогое, что у вас есть – это время.
Ежедневно составляйте план на следующий день. Именно он лежит в основе самоконтроля и помогает структурированию деятельности.
Не думайте, что план загонит вас в определенные рамки. Вы же его сами создали и можете в любой момент скорректировать под себя: усложнить или, наоборот, упростить.
Постарайтесь более сложные и трудоёмкие дела выполнять в первой половине дня. Именно в это время вы наиболее трудоспособны и не чувствуете усталости.
Если вы сможете грамотно планировать, можно умело координировать свою жизнь и повысить свою продуктивность в работе.
Проведите один день в неделю без мобильной связи.
Мобильные телефоны, интернет создают определенные удобства, мы даже в какой-то мере становимся зависимыми от них.
Утро начинается со звонков маме, подруге, детям, супругу. Однако в процессе разговоров утекают драгоценные минуты рабочего времени.
Попробуйте провести без связи один день. Организуйте совместный отдых на природе с семьей, друзьями, сходите в театр или кино или просто прочтите интересную книгу.
Так вы сможете провести четкую грань между работой и отдыхом. На работе у вас не будет навязчивых мыслей об отдыхе, а на отдыхе вы забудете о работе.