Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что такое фискальный накопитель в онлайн-кассе». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила выбора ККТ в 2023 году не отличаются от советов, которые можно было увидеть в предыдущие годы. Кассовый аппарат по-прежнему нужно подбирать исходя из потребностей бизнеса, а чтобы не переплатить, нужно внимательно изучать тарифы банка и в целом быть в курсе, какие сопутствующие расходы, связанные с обслуживанием онлайн-кассы могут возникать у предпринимателя.
Какой фискальный накопитель выбрать
На первый взгляд, достаточно выбрать ФН с максимальным сроком действия (36 месяцев) современного стандарта и по минимальной цене. Но на самом деле к выбору нужно подходить более ответственно. Нельзя просто взять и поставить любой ФН, его нужно подбирать в зависимости от режима налогообложения и сферы деятельности.
Модель накопителя может быть 1.1М или 1.2 – главное, чтобы он подходил к используемой кассе, а касса была в реестре ФНС. Но со сроками действия накопителей может возникнуть определенная путаница. Не все представители бизнеса могут покупать более дешевые (в пересчете на время) ФН на 36 месяцев. Дальше разберем, какой накопитель должен использовать продавец на ОСНО, спецрежимах, магазины с подакцизными товарами и другие категории налогоплательщиков.
Гарантийные и негарантийные поломки прибора
Срок гарантии на фискальный накопитель устанавливает его производитель, обычно это 12 месяцев. Если устройство сломается в течение этого периода, то его владелец может претендовать на бесплатную замену накопителя на новый.
К гарантийным относятся поломки, причиной которых стал заводской брак – то есть, если кассой пользовались строго по инструкции, но накопитель все равно сломался, это будет гарантийный случай.
А вот к негарантийным случаям относят такие поломки:
- ФН ввели в работу с нарушениями (например, регистрация с ошибкой);
- нарушены условия эксплуатации – аппарат использовали в среде с высокой влажностью, в пыли или при высокой температуре;
- закончился срок или память в устройстве – это основное условие для замены накопителя;
- есть механические повреждения – например, при попытке установить его в корпус повредили разъем.
Во всех этих ситуациях производитель не несет никакой ответственности, а пользователь должен купить новое устройство, чтобы дальше работать с кассой.
Однако поломка фискального накопителя может принести гораздо больше проблем, чем расходы на покупку нового. Если поломка произошла во время работы, а в памяти остались неотправленные покупки, то цена вопроса может измеряться десятками и сотнями тысяч рублей. Ведь если данные не переданы, а продавец получил оплату за товар, включая НДС, нужно как можно скорее решить проблему.
Примерный алгоритм действий такой:
- снять ФН и направить соответствующее заявление в ФНС;
- отправить накопитель производителю на экспертизу;
- если производитель сможет «вытащить» данные о незакрытых покупках из устройства, их нужно подать в ФНС (если передать не получается, нужно пробить чек коррекции).
А чтобы продолжать работать всё это время, предпринимателю придется купить новый накопитель – особенно в бизнесе, где на счету каждый час. Соответственно, даже если накопитель сломался не по вине пользователя, ему все равно придется потратиться на новый – и только после успешной экспертизы получить замену от производителя.
Какой ФН обязан купить ИП на УСН
Для «упрощенцев», предпринимателей на патенте или ЕСХН действует общее правило — использовать накопитель со сроком действия не менее 36 месяцев. Но есть исключения. Какой ФН обязан купить ИП на УСН, если он продает подакцизные товары, работает посезонно или использует ККТ в автономном режиме? Выбор не ограничен. Если предприниматель считает нужным, может выбрать модель на 15 мес.
Рассмотрим, какой ФН нужен предпринимателю на УСН при маркировке товаров. Если ИП продает обувь, одежду и другую продукцию с кодами Data Matrix, нужно использовать модель «ФН-1.1М исполнение Ин36-1М» (информация актуальна на январь 2022 г., реестр ФН может расшириться). В этом случае также действуют исключения — они касаются тех, кто занят сезонным бизнесом и применяет ККТ в автономном режиме. Не забудьте подключить ФФД 1.2, если ваша деятельность не связана с торговлей ювелирными украшениями, алкоголем и меховыми изделиями.
Когда у фискального накопителя истекает срок службы, его необходимо заменить на новый. Сохранившиеся в нем данные должны быть переданы в ФНС (п. 16 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ) в течение 60 календарных дней. Старый ФН нельзя выбрасывать — его необходимо хранить в течение 5 лет после окончания эксплуатации (п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ).
Как выбрать фискальный накопитель
Выбрать фискальный накопитель можно самостоятельно или обратившись к специалистам. Подбирается фискальный накопитель в зависимости от системы налогообложения и сферы работы. Выбрать ФН правильно очень важно, так как если вы купите накопитель, который не подходит для вашей СНО, то ФН просто заблокируется при регистрации, а вы не сможете использовать его — придется покупать новый.
Всего есть два вида — на 15 месяцев и 36 месяцев. Объем памяти и устройство шифрования на обоих одинаково. При выборе нужно ориентироваться на СНО и категорию товаров и услуг, которые вы реализуете.
Например, срок фискального накопителя на кассе при УСН зависит от того, продаете вы товары или оказываете услуги. Если вы предоставляете услуги, то для УСН ФН 15 месяцев будет оптимальным. А если продаете товары, то нужно использовать фискальный накопитель на 36 месяцев.
Для удобства мы составили таблицу, которая поможет вам в выборе.
Что изменилось и для кого
Приказ устанавливает несколько ФФД: 1.0, 1.05, 1.1. Различия версий состоят в списке обязательных реквизитов и порядке их отражения в БСО. Однако внедрение маркировочной системы обусловило изменения в формат фискальных документов. Обозначенные поправки актуальны для бизнеса, связанного с реализацией маркированной продукции. Также эти изменения коснутся страховых фирм, казино и пр. В скором времени перейти на новый ФФД понадобится и другим видам бизнеса.
Одним из ключевых изменений стал тег 1162. В нем обозначается идентификационный код товарной позиции, подлежащей маркировке. Этот реквизит должен присутствовать в БСО в случае реализации либо возврата маркированной продукции. В остальных ситуациях данное требование не обязательно к выполнению.
Следующий момент: значение тега 1212, именуемого «признак предмета расчета», обусловлено конкретным предметом расчета, отображенным в БСО. Значение 1 подразумевает товар, 3 – работу, 4 – оказанную услугу. Но здесь могут действовать иные правила, что отмечено в законодательстве. Внереализационный доход подразумевает обозначение тегом «15», тогда в теге 1030 надлежит привести уточнение дохода. В том случае, когда в БСО указаны расходы, снижающие размер налоговых отчислений при УСН «доходы», параметр тега 1212 ставится «16».
Какой фискальный накопитель выбрать
Выбор ФН зависит от вида деятельности и используемой системы налогообложения.
| Вид деятельности | Общая система налогообложения | Спецрежимы (УСН, ПСН, ЕСХН) | ||
| 15 месяцев | 36 месяцев | 15 месяцев | 36 месяцев | |
| Касса используется в автономном режиме (без подключения к интернету) | 410 дней | Запрещено | 410 дней | 560 дней |
| Работа с подакцизными товарами | 410 дней | Запрещено | 410 дней | 410 дней |
| Платежные агенты | 470 дней | Запрещено | 470 дней | 1 110 дней |
| Сезонные работы | 470 дней | Запрещено | 470 дней | 1 110 дней |
| Совмещение спецрежима с общей системой налогообложения | — | — | 470 дней | 1 110 дней |
| Предоставление услуг | 470 дней | 1 110 дней | Запрещено | 1 110 дней |
| Прочее | 470 дней | Запрещено | Запрещено | 1 110 дней |
Когда нужен фискальный накопитель на 36 месяцев
Онлайн касса с накопителем на 36 месяцев применяется предоставляющими услуги хозяйствующими субъектами, такими как службы доставки, ателье и тому подобные.
Влияет на выбор и налоговый признак – ИП и ООО на спецрежимах тоже нужно использовать накопитель на 36 месяцев. Это УСН, ЕСХН и ПСН. Исключениями выступают: продавцы подакцизных товаров; применяющие ККТ в автономном режиме субъекты; совмещающие спецрежим с ОСН; сезонный бизнес.
Если срок службы ФН меньше, чем предписывает законодательство, придётся выплатить штраф, оговорённый в части 4 статьи 14.5 КоАП. Для должностных лиц это от 1 500 до 3 000 рублей, а для юридических от 5 000 до 10 000.
При добровольном заявлении о нарушении в налоговую до его обнаружения можно обойтись без штрафа, лишь предупреждением.
На сколько месяцев выбрать фискальный накопитель, если можно использовать любую модель
Поскольку модель на 36 месяцев содержит также ключи фискального признака на 13 и 18 месяцев, применять её можно в любых обстоятельствах. Но только не всякий раз это выгодно делать, поскольку накопитель на 36 месяцев обходится значительно дороже в сравнении с моделью на 15.
Так, если бизнес сезонный и большую часть года накопитель стоит без дела, то лучше предпочесть вариант дешевле. Аналогично – если при торговле подакцизными товарами его в любом случае придётся менять через 410 дней.
Фискальный накопитель на 36 месяцев брать нужно в том случае, если только он разрешён законодательством. Обобщим при помощи таблицы информацию о том, какой накопитель следует брать:
|
Условия работы |
ФН на 36 месяцев |
ФН на 15 месяцев |
|
Торговля подакцизными товарами |
+ (до 410 дней) |
+ |
|
Сезонный бизнес |
+ |
+ |
|
Использование онлайн-кассы в автономном режиме |
+ (до 560 дней) |
+ |
|
ОСН |
+ |
+ |
|
Спецрежимы (без исключений) |
+ |
— |
|
Совмещение спецрежимов и ОСН |
+ |
+ |
|
Предоставление услуг |
+ |
— |
Алгоритм работы обновленных ФН
В соответствии с законодательством алгоритм продаже промаркированных товаров значительно отличается от обычных.
Оборудование работает в следующей последовательности:
- С помощью сканера кассир должен считать уникальный код DataMatrix, а кассовая техника передает полученное изображение на фискальный накопитель.
- Онлайн-касса получает запрос. Она создает документ и передает его оператору ИСМ в единую государственную систему. Оператор автоматически проверяет маркировку. Если происхождение товара подтвердилось и он легален, формируется кассовый чек.
- Покупатель передает деньги и приобретает товар. Кассовое оборудование передает второй запрос фискальному накопителю. ФН автоматически формирует документ о реализации товара и передает его в систему. Оператор удаляет продукцию из базы и присылает на кассу квитанцию.
ИП на патенте, которым нужна онлайн-касса в 2023 году
Предприниматели на ПСН обязаны применять онлайн-кассу. Виды деятельности, не перечисленные в п. 2.1 ст. 2 54-ФЗ, не освобождаются от применения ККМ, даже если ИП применяют патент без работников. Им также нужна онлайн-касса. Виды деятельности, которые обязаны выбивать чек:
- парикмахеров и косметологов;
- ремонт бытовой техники и часов;
- обслуживание и ремонт мотоциклов, автомобилей, оборудования;
- перевозка пассажиров и грузов автомобильным и речным транспортом;
- ветеринарные;
- физкультурные и оздоровительные;
- охота и ведение охотхозяйства;
- розничная торговля и общепит в стационарных точках и без них;
- прокат;
- рыболовство, рыбоводство;
- производство молочной продукции;
- ремонт компьютерной техники.
Рекомендации по выбору кассы для ИП на патенте
При выборе кассы для ИП, работающего на ПСН, необходимо учитывать:
- Способ торговли – стационарная, через сайт или курьера. Соответственно, оборудование может быть стационарным или мобильным.
- Примерная проходимость и количество заказов. Чем больше продаж и выбиваемых чеков, тем более производительной должна быть касса. Даже патентщикам иногда требуется мощная техника.
- Количество товарной номенклатуры. Представителям сферы услуг и продавцам с небольшим ассортиментом обычно достаточно самой простой модели кассы.
- Длина наименований товаров/услуг. Под нее выбирают ширину ленты аппарата. Для отправки электронных чеков данный параметр значения не имеет.
- Бюджет. Выделять на покупку нужно ровно столько, сколько стоит та касса, которая поддерживает необходимый для бизнеса функционал. Не нужно переплачивать за лишние опции.
Все допущенные к применению модели онлайн-касс присутствуют в реестре ФНС. Среди них можно легко подобрать те, которые будут соответствовать конкретным задачам.
На рынке существуют такие типы ККТ для ИП:
- автономные. Компактные устройства с кнопочной клавиатурой. Работают от аккумулятора. Это наиболее доступное решение. Но у такой техники слишком маленький экран и ограниченный объем памяти, нет портов для дополнительного оборудования. Зато она отлично подходит для курьеров;
- принтеры чеков/фискальные регистраторы. Оборудование без экрана и кнопок. Им управляют посредством кассового ПО;
- смарт-терминалы и моноблоки. Аппараты с сенсорным экраном. Оснащены встроенным принтером. Операции выполняются прямо на устройстве;
- облачные кассы. Физическое оборудование находится у поставщика, который его обслуживает. Сам предприниматель получает всю необходимую информацию из личного кабинета. Это хорошее решение для курьерских служб, интернет-магазинов.
Виды деятельности, при которых не требуется онлайн-касса
Перечень достаточно большой и включает в себя разноплановые услуги. В их числе:
- Изготовление и ремонт изделий из кожи, меха, текстиля, трикотажа по индивидуальным заказам.
- Ремонт обуви (а также окраска, чистка, изготовление под заказ).
- Услуги химчистки и прачечной.
- Ремонт мебели.
- Фотоателье и кинолаборатории. Звукозапись, издание музыкальных произведений.
- Ремонт и реконструкция зданий.
- Остекление лоджий и балконов, изготовление изделий из стекла под заказ.
- Репетиторство, организация курсов.
- Работа нянь и сиделок.
- Сбор вторсырья.
- Сдача недвижимости в аренду.
- Переработка продуктов с/х, рыболовства, лесного хозяйства, изготовление продуктов промежуточного потребления.
- Ремонт, чеканка, гравировка ювелирных изделий.
- Создание изделий художественного промысла, а также изготовление ковров и их ремонт.
- Уборка квартир, помощь по ведению хозяйства, работа поваров на дому. Услуги носильщиков.
- Дизайн и художественное оформление.
- Платные туалеты.
- Сбыт с/х продукции, а также обслуживание с/х.
- Охота и отлов животных, организация спортивно-любительской охоты.
- Частная детективная деятельность.
- Похоронные услуги и организация праздников.
- Экскурсионная деятельность.
- Охранная деятельность.
Взаимодействовать с ККТ можно через интерфейс RS232, либо по локальной сети при помощи протокола JSON, взаимодействие по которому осуществляется через HTTP-соединение на порт 4444, а также «бинарное» соединение на порт TCP 3333.
Производителем разработано ПО TestFR, которое позволяет организовать соединение с ККТ как через RS232, так и через сеть. ПО работает под управлением ОС Windows, имеет весьма «сырой» и не очевидный интерфейс. Пользоваться надо с осторожностью, особенно в момент регистрации ФН, так как эта процедура одноразовая и необратимая, при неправильной регистрации ФН он требует полной замены, так как теряет функциональность. Учитывая дефицитность ФН, требуется эту процедуру делать крайне осторожно.
Статья ни разу не рекламная, «за что купили, за то и продаём». По результатам квеста хочется отметить «заслугами»:
- Государственные органы за созданный ажиотаж и невозможность всё сделать без геморроя. Особая «награда» за ситуацию с ФН. Я даже не хочу упрекать барыг за торговлю ФН за две-три цены, так как барыги — это закономерное следствие дефицита.
- Компанию АТОЛ, которым не интересна розница от слова «совсем». Мы не условный «Связной» или «Яндекс», но нам тоже нужно.
- Компанию Старрус, которые при всей вменяемости не смогли организовать всё на должном уровне. Особая «награда» за УГ под названием
TestFR.exe, как можно было написать такое убожество — непонятно. Небольшой «лучик» ещё за блоки питания. Но, в целом, Старрус не в чем серьёзном упрекнуть, на фоне остальных они молодцы. - Контур, который пытается быть клиенто-ориентированным, но при этом его сервис ОФД не может обеспечить своих розничных клиентов фискальными накопителями. Мы Контур использовали «по инерции», так как пользуемся их другими продуктами, но нам готовы были дать в Старрусе контакт в другом ОФД, где всё есть в наличии. К сожалению, договор с Контуром на тот момент был уже заключён (но обиду в блокнотик мы записали).