Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление результатов инвентаризации: излишки и недостачи». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Бухгалтерский отдел любой компании обычно боится этого термина, потому что при выявлении нехватки намного труднее свести концы бухучета, чем при излишках. Но обнаружение недостатка продукции или материальных средств практически всегда происходит во время описи имущества.
Что такое недостача при инвентаризации
Нехватка ТМЦ — это отсутствие нужного количества денег, товаров или мебели, предметов, принадлежащих организации и зафиксированных в реестре. Чтобы проводить проверку, сперва все должно быть поставлено на баланс — перечислено в бухгалтерских документах. Только после этих процедур можно проводить инвентаризацию и сверять показатели.
Еще одна особенность при данном процессе — указание ценности предмета. Если в отделе пропал компьютер, то сотрудники, несущие материальную ответственность, будут компенсировать издержки на его приобретение. Поэтому в бухучете при проведении описи всегда учитывается стоимость.
В аптечном пункте тоже есть свои правила. Несмотря на то что лекарства закупаются по себестоимости, с провизора или иного ответственного за недостачу в аптеке при инвентаризации человека может быть удержана полная розничная стоимость. Такая же ситуация с магазинами. Это объясняется тем, что нехватка считается убытком — владелец теряет не только закупочную стоимость, но и те деньги, которые он получил бы при продаже.
К недостаче относится испорченный продукт, сломанные вещи, битая посуда. Обычно данная категория отображается в бухучете и проводится как списанная на издержки. Иногда все же требуется компенсация, например, с официантов за разбитые бокалы, так как они являются ответственными за нее. Однако, если испорченный товар все же реализовали, но по сниженной цене, к недостаче относится разница между полным и итоговым чеком.
Как списать недостачу при инвентаризации
Зачастую порча зависит от покупателей, клиентов или естественного износа, времени. В таких случаях порядок оформления следующий — нужно точно посчитать убыток, выраженный в денежных единицах, а затем выпустить приказ, согласно которому данный результат проверки должен быть внесен в категорию расходов на ведение деятельности. В таком случае стоит внимательно следить, чтобы ежемесячные суммы не превышали определенной нормы, а также имели подтверждение в виде кассовых чеков и объяснительных, в обратном случае вам может быть предъявлено обвинение в растрате.
Есть определенные заранее нормативы, они же называются — издержки обращения. К ним относятся все нехватки, которые образовались при вине покупателя. Приведем пример — в продуктовом магазине клиент нечаянно разбил товар, он не обязан за него платить. Но если объем издержек превышает норму, то нужно искать уже виновного. К примеру, если был задет весь стеллаж, то, возможно, виноват мерчендайзер, который расставил продукцию не по правилам.
И наиболее строго данные требования предъявляются в госучреждениях. В коммерческой фирме руководители часто закрывают глаза, даже когда нормативы явно превышены. А вот в госструктуре любая ценность — это часть государственного бюджета, поэтому баланс там ведется очень строго. Нехватка расценивается как нанесение прямого ущерба стране. В советские времена за такое можно было бы получить высшую меру наказания. Если руководитель отдаст приказ о списании недостачи по результатам инвентаризации на большую сумму, чем это положено, то факт будет рассматриваться как нецелевое использование госсредств и растрата. За это предусмотрена уголовная ответственность.
Украденный товар: как списать недостачу
Главным моментом при документальном оформлении списания украденной продукции становится составление объяснительной о произошедшем факте. Пояснительная составляется материально-ответственным лицом и прикрепляется к документам учета.
Независимо от стоимости и вида пропавшего товара обязательно производится выявление виновного лица. После того как будет установлен виновник, производится плата-возмещение. В ситуациях, когда нет доказательств причастности лица к недостаче, выявленное расхождение декларируется как убытки магазина.
При отсутствии виновных лиц недостачи могут оформляться как расходы текущего финансового периода. Однако важно, чтобы размеры расхождений коррелировались с нормой запланированной убыли. Документально эта ситуация оформляется посредством соответствующего приказа или распоряжения.
Списание недостачи на виновное лицо производят в ситуации, когда сумма расхождения по фактическим остаткам в сравнении с документально оформленными превышает норму естественной убыли. Законодательные нормы РФ предусматривают, что виновное лицо обязано возместить торговому предприятию полную сумму нанесенного ущерба в соответствие с 243 статьей Трудового Кодекса.
Определить сумму нанесенного ущерба, предусмотренную к возврату, позволяют данные о стоимости украденных материальных ценностей актуальные в момент обнаружения недостачи.
- Недостача — это расхождение документального и реального наличия ТМЦ компании: товаров, денежных средств, другого имущества.
- Чтобы документально подтвердить недостачу, проводят инвентаризацию: собирают комиссию, сравнивают остатки и составляют необходимые документы — акт инвентаризации товаров в пути, опись принятого и хранящегося в торговом зале или на складе товара и сличительную ведомость.
- Чтобы взыскать недостачу с работника, он должен быть материально ответственным лицом с подписанным договором и должностной инструкцией. Материальный ущерб должен быть подтверждён результатом служебного расследования.
- Сумма удержания не должна быть выше среднего заработка за месяц. При большей сумме ущерба с сотрудником придётся договариваться о частичном и поэтапном возмещении.
- Списание недостачи возможно только за год проведения инвентаризации.
Определена недостача при инвентаризации: что делать?
При обнаружении расхождений во время проверки составляется специальная ведомость (отчет результатов). В нее вносится информация о размере недостачи, показателях допустимой недостачи, естественной убыли, а также балансовая и рыночная стоимость товара, разница между ними. Составленную документацию заверяют все члены инвентаризационной комиссии. Затем отчеты отправляют в отдел бухгалтерии, где специалисты проводят окончательную сверку фактических остатков продукции и зарегистрированного товара в учетной базе данных.
Основными документами для оформления недостачи являются унифицированные формы:
- ИНВ-6 — (акт инвентаризации товара, находящегося в пути);
- ИНВ-5 — (опись продукции, уже принятой и хранящейся на складе, в торговом зале);
- ИНВ-19 — (сличительная ведомость материальных ценностей).
Недостача товара или материальных ценностей в результате хищения (кражи) по вине работников
В результате недостачи по вине работника, последний обязательно будет привлечен к ответственности. Данный процесс регулируется законодательными актами. Схема определения нанесенного ущерба:
- Создание расследующей комиссии;
- Проверка всех активов организации (инвентаризация);
- Выяснение обстоятельств появления недостачи;
- Получение от виновного задокументированного объяснения;
- При необходимости составляется акт про отказ письменных объяснений.
Бухгалтерские проводки по учету недостачи в результате кражи указаны в таблице:
| Счетная корреспонденция | Название операции | |
| Дебет | Кредит | |
| 10 | 10 | Списание недостающего товара |
| 73 | 94 | Отнесение суммы недостачи на счет виновного лица |
| 73 | 98 | Отражение разницы суммы взыскания и балансовой стоимости недостающих ценностей |
Нужно учитывать, что если вы обнаружили недостачу более месяца назад и сумма нанесенного работником в результате хищения более одной целой среднемесячной заработной платы, работодатель имеет право обратиться в суд, целью которого будет полное возмещение недостачи.
Порядок проведения инвентаризации
До назначения мероприятия по подсчету имущества организации и оценке финансовых обязательств компании созывается комиссия. Отсутствие даже одного должностного лица, включенного в специальный совет, является причиной аннулирования результатов проверки. В состав входят представители администрации предприятия, бухгалтерской службы, иные сотрудники. Список членов комиссии утверждается заблаговременно на основании изданного приказа, в котором указываются срок ревизии, виды имущества. Порядок проведения инвентаризации:
- Установление даты осуществления пересчета имущества.
- Проверка имеющихся ценностей сплошным или выборочным методом.
- Составление инвентаризационной ведомости с внесением данных о наименовании товара и его фактическом количестве.
- Выведение итогового остатка в денежном эквиваленте.
- Заполнение сличительной ведомости для оформления недостачи при инвентаризации.
- Составление отчета.
- Отправление документации руководителю организации.
Основания для проведения инвентаризации
Проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей приходится всем юридическим лицам. Считается, что эта процедура нужна только в организациях, занимающихся торговой деятельностью, однако это не так.
Обратите внимание! Даже государственные предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества по тем же правилам. Документы, электронные средства, столы и стулья – все они относятся к ТМЦ и должны быть оценены и пересчитаны.
Проверки для проведения инвентаризации могут совпадать с планом либо осуществляться вне его. Для обоих видов следует соблюдать указания и правила, а также установленные сроки. Выявленные недостачи или превышение количества ТМЦ должны отображаться в документах, соответствующих требованиям.
Инвентаризация по плану должна проводиться по планам, подготовленным заранее. Для всех юридических лиц сроки будут разниться в зависимости от объемов производства и сфер деятельности. Помимо проверки по плану, можно производить и инвентаризацию вне плана.
Понятие «недостачи» страшит всех бухгалтеров предприятий. Это неудивительно, поскольку это явление свидетельствует о том, что кто-то будет привлечен к ответственности и претерпит негативные последствия. По факту проведения инвентаризации выявляются даже самые незначительные нехватки ТМЦ.
Недостачей является фактическое нахождение на балансе юридического лица меньшего количества товарно-материальных ценностей, чем установлено первоначально при бухгалтерском учете.
Значительным условием становится также выявление их реальной стоимости для того, чтобы человек, с которого впоследствии будут взысканы денежные средства за недостачу товара, мог знать основания списания конкретной суммы.
Ситуация недостатка ТМЦ в магазинах необычна тем, что с виновного гражданина удержат стоимость, которая отображена как розничная на продажу. Происходит так, потому что именно эта цена представляет собой убыток торгового предприятия.
Запомните! Если произошла недостача нескольких товаров, то сумма списывается исходя из их количества. Именно это становится реальным убытком магазина, так как непроданные вещи являются неполученной выгодой. По этой причине цена товара при закупке не учитывается.
Не во всех случаях рассчитывается лишь цена ТМЦ, исчезнувших из предприятия. Если же товар пришел в негодность и больше не может быть использован, то его невозможно использовать для извлечения прибыли. Так, стоимость вещи будет учитываться как недостача.
При продаже вещи по меньшей цене из-за ее порчи к недостаче будет отнесена стоимостная разница планируемой цены для реализации вещи и проданной суммы.
Посмотрите видео. Недостача на работе: платить или не платить?
Списание при обнаружении нехватки средств производится:
- в календарном году, во время которого была проведена проверка;
- ответственным на осуществление инвентаризации гражданином;
- с вещей или иных ценностей в одном наименовании;
- с вещей или ценностей в одном количестве.
Порядок для списания при недостаче, обнаруженной путем проведения инвентаризации:
- вынесение внутреннего локального акта от имени руководителя;
- списание цены остатка средств производства, реальной стоимости конечной продукции, рыночной стоимости товаров (осуществляется через кредитно-дебетовый перевод по счету 94 «Нехватка и убытки от порчи товарно-материальных ценностей») и трат на транспортные перевозки работников, осуществивших плановую или внеплановую проверку;
- проверка соответствия суммы расходов с пределами установленных нормальных трат предприятия по окончании бухгалтерского расчета.
Если по итогам получится так, что сумма составит меньше суммы нормальной убыли в организации, она будет отнесена к расходам юридического лица. По окончании этих действий встает вопрос о решении проблем налога на добавленную стоимость. НДС может быть восстановлен или не восстановлен. При его восстановлении определенная цена будет отражена по дебету в кредит.
Внимание! Наши квалифицированные юристы окажут вам помощь бесплатно и круглосуточно по любым вопросам. Узнайте подробности здесь.
Любая недостача отражается как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. В последнем она относится к внереализационным или материальным расходам. К последним сумму недостачи можно отнести, если ее возникновение связано с процессом транспортировки, хранения ТМЦ (НК РФ ст. 254).
Списывается такая недостача по нормам естественной убыли, утвержденным постановлением №814 от 12.11.2002. Если потери выходят за рамки норм естественной убыли, в составе материальных расходов их отразить не получится.
Если норм по соответствующим товарам, материалам нет, недостача в целях налогообложения учитывается во внереализационных расходах. Правда, здесь есть несколько тонкостей. Главное – во внереализационные расходы недостача включается только при определенных условиях.
Во-первых, она должна возникнуть в результате ЧС. Авария на производстве, пожар, стихийное бедствие и т.п. – примеры чрезвычайных ситуаций.
Во-вторых, если ЧС не подтверждена документами от соответствующих структур, включить недостачу во внереализационные расходы не получится.
В-третьих, потери должны быть зафиксированы и оценены. Первичным документом в этом случае будет акт инвентаризации с указанием стоимости утраченного имущества. Разъяснения на этот счет неоднократно давались Минфином. Рекомендуем обратить внимание на письмо №03-07-11/67464 от 17.10.2017.
Отметим также важный момент, касающийся налогового учета недостачи. Если она возникла по вине работников, а работодатель от взыскания отказался, НДФЛ не удерживается. А компенсация ущерба за счет собственных средств не входит в число расходов, облагающихся страховыми взносами. На этот счет также есть разъяснение Минфина (письмо №03-04-06/68917 от 20.10.2017).
Еще одно условие для учета недостачи в составе внереализационных расходов – ее возникновение по вине третьих лиц. В число таких лиц входят и сотрудники торгово-складского комплекса.
В такой ситуации самое важное – признание ущерба виновником. Есть и альтернативный вариант – судебное решение о взыскании (вступившее в силу). Если недостача стала результатом хищения, в качестве подтверждения ущерба виновником может использоваться объяснительная записка. В учете расходы отражаются на дату вступления в силу решения суда или на момент признания ущерба виновником.
Виновник не установлен? Придется использовать в качестве первичных подтверждающих документов постановления уполномоченных органов. Речь идет о постановлении о прекращении уголовного дела или об отказе в его возбуждении, например.
Еще один важный момент, касающийся специфики налогового учета недостачи: НДС восстанавливать не надо! Если нужны разъяснения, рекомендуем изучить письмо ФНС №ГД-4-3/8627 от 21.05.2015.
Важно! Под недостачей понимают выявленную при полном или частичном пересчете какой-либо группы товаров разницу между данными бухучета и фактическим остатком на текущий момент времени.
Основным документом, регламентирующим порядок действий при инвентаризации является распоряжение Минфина №49. Согласно данного документа, первоначальными действиями инвентаризационной комиссии при получении результатов являются:
- Установить степень ответственности каждого причастного лица.
- Истребовать дебиторскую задолженность, которая находится под сомнением, осуществить перевод незавершенного бартера и имеющихся долгов.
- Составить опись ценностей, признанных непригодными, либо неподлежащими восстановлению.
- Выявить причины излишков или недостачи.
- Получить пояснения по факту недостачи.
Списание недостачи возможно при соблюдении следующих условий:
- списание осуществляется за тот календарный год, в котором имела место инвентаризация;
- недостача имеет четкое количественное выражение;
- списываемый товар должен соответствовать своему наименованию.
При соблюдении вышеперечисленных факторов, можно приступать непосредственно к списанию. Порядок при этом будет следующим:
| Порядок действий | Что в себя включает |
| Издание приказа | Руководитель издает соответствующий приказ (если внутренними документами компании не предусмотрено иное) |
| Списание | Списание производится с кредита в дебет по счету, предусмотренному порядком учета |
| Покрытие расходов | Если требуется покрытие транспортных расходов, а также оплата труда лицам, проводившим инвентаризацию, то к этому же счету по дебету также следует добавить требуемую сумму |
| Сопоставление данных | Из бухгалтерии поступают расчеты по нормам естественной убыли, которые сопоставляются с фактической недостачей. Если недостача превышает, то проводится списание. |
| Восстановление НДС | НДС может быть восстановлен или нет. В случае восстановления, он отражается по дебету. |
Требования и цели инвентаризации
В процессе инвентаризационной проверки перевешивают, пересчитывают и измеряют материальные ценности, которые находятся на складском хранении. Также оцениванию подлежит наличность в кассе, а кроме того, средства в обращении на производстве, в торговле и так далее. Инвентаризацию к тому же проводят в следующих целях:
- Выявление неиспользуемых объектов, которые должны быть реализованы впоследствии.
- При необходимости обнаружить испорченные товары с истёкшим сроком годности.
- Проверка и контроль обеспечения сохранности имущества и материальных ценностей.
Проверка, как правило, бывает полной или частичной, а кроме того, плановой либо внезапной. Но в любой ситуации необходимо соблюдать ряд следующих требований:
- Создание эффекта неожиданности для лица, которое несет материальную ответственность, в случае недостачи материалов при инвентаризации.
- Установление комиссии для осуществления проверки.
- Непосредственный пересчёт ценностей.
- Выполнение регулярных проверок с обязательным участием сотрудников, которые ответственны за сохранность тех или иных материальных ценностей.
Сразу после процедуры инвентаризации подводят ее итоги, которые обычно бывают следующими:
- Общее количество предполагаемого имущества полностью соответствует фактическому наличию, а кроме того, данным учёта.
- Выявлены очевидные излишки.
Списание сумм недостач на затраты на производство (расходы на продажу)
Суммы выявленных при инвентаризации недостач активов, учтенные по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», списываются на затраты на производство или расходы на продажу в пределах норм естественной убыли. По кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» отражаются суммы, учтенные ранее по дебету этого счета. На счета учета затрат на производство (расходов на продажу) списываются недостающие материальные ценности (в зависимости от мест их хранения и направлений использования) по их фактической себестоимости. В бухгалтерском учете организации на сумму списываемой недостачи в пределах норм естественной убыли составляется запись:
Д-т сч. 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 44 «Расходы на продажу»,
К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».