Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок сдачи денег в банк и отражение в учете». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если предприниматель сдает деньги в кассу банка самостоятельно то ему потребуется заполнить РКО, сделать запись в кассовой книге и заполнить объявление на взнос наличными. Если предприниматель не соблюдает подобный порядок действий, то данная операция не будет считаться сдачей остатка наличных на расчетный счет.
Зачисление денежных средств на лицевой счет учреждения
Согласно п. 44 Правил № 22н Территориальный орган Федерального казначейства на основании выписки и информации, содержащейся в приложенной накладной к сумке (ф. 0402300), не позднее дня, следующего за днем получения выписок банка, формирует платежные документы на перечисление денежных средств со счета 40116 на единый казначейский счет с последующим отражением этих операций на лицевом счете учреждения и передает их в банк.
Обратите внимание: если из информации, указанной в накладной к сумке (ф. 0402300), невозможно определить казначейский счет (лицевой счет клиента), на который должны быть зачислены внесенные денежные средства, территориальный орган Федерального казначейства не позднее 10 рабочих дней со дня поступления денежных средств перечисляет поступившие денежные средства на единый казначейский счет для последующего уточнения вида и принадлежности платежа в соответствии с Порядком казначейского обслуживания, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 14.05.2020 № 21н.
Кассовая инкассация: право или обязанность
Хранить сколько угодно денег прямо на торговой точке разрешено не всем. Юридические лица обязаны устанавливать лимиты наличных остатков, превышать которые нельзя (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).
Тем не менее наличность в магазине нужна для:
- выдачи сдачи покупателям;
- расчетов с поставщиками товара;
- выдачи заработной платы сотрудниками;
- покупки оборудования, основных средств;
- ремонта техники;
- текущих нужд: питьевой воды, кассовой ленты и так далее;
- прочих расходов.
Как организовать инкассацию
Работу начинают с поиска подходящей организации, оказывающей эти услуги. Первым делом логично обратиться в банк, где у вас открыт расчетный счет. Но сначала сравните предложения между собой. Возможно, кто-то окажет услугу дешевле и качественнее. Вот критерии для выбора подрядчика:
- стоимость услуг. Здесь нужно обратить внимание не только на цену в абсолютном выражении, но и тарификацию в целом. Подходы банков и сторонних компаний могут различаться. Например, “Тинькофф” берет за услугу от 0,3 процента от суммы вывезенных средств. В “Сбербанке” цена зависит от региона: в Новосибирске придется заплатить за инкассацию 510 рублей, а в Санкт-Петербурге — 415. Кроме того, “Сбербанк” берет дополнительную плату за пересчет и зачисление — около одной сотой процента от суммы перевозимых денег;
- время зачисления средств на расчетный счет. Как и в случае с эквайрингом, обычно средства падают на РС на следующий рабочий день. В целом — чем быстрее, тем лучше: вы раньше сможете воспользоваться собственными деньгами;
- график инкассаций. Где-то это происходит по заранее составленному расписанию, где-то — по требованию и предварительной заявке. Смотрите, как вам удобнее. (Обычно предпочтительнее второе. Так в магазине не скопятся деньги сверх лимита и вы не переплатите за то, что служба отвезла три копейки);
- репутация компании и наличие положительных отзывов. Не все службы работают одинаково четко. Могут срывать сроки, долго зачислять деньги на счет и прочее.
Как сдать остаток денежных средств в банк: порядок оформления
Независимо от того, каким способом происходит сдача наличности в банк оформить нужно будет РКО (расходный кассовый ордер), а также сделать запись в кассовой книге. В РКО указывается следующая информация:
- по строке «Выдать» указывается ФИО сотрудника компании, который собирает и передает инкассаторам денежные средства;
- по строке «Приложение» указываются даты и номера первичных документов.
Если наличные сотрудник компании сдает сразу в кассу банка, то заполняется объявление на взнос наличными, состоящее из следующих частей: объявления, квитанции и ордера.
Если наличка передается инкассатору, то к их приезду необходимо подготовить деньги, сложить ее в специальную сумму, выданную банком и составить следующие документы:
- препроводительная ведомость;
- накладная к сумке;
- квитанция к сумке.
Ведомость кассир вкладывает с сумку с наличными, которая после этого пломбируется так, чтобы во время транспортировки вскрыть ее незаметно было бы невозможно. Сумка с наличными вместе с накладной передается инкассатору. Также кассиру нужно будет заполнить явочную карточку, которую ему предъявит инкассатор. Принимая сумму, инкассатор подпишет квитанцию и проставит на ней штамп. После этого квитанция передается кассиру и остается в компании. Указанный порядок действия предусматривается Положением Банка России №318-П.
Кассиру банка предстоит сверить сумму денег, переданную ему с той, что указана в объявлении. Если все верно, то он подписывает все документы, а сотруднику компании отдает квитанцию сотруднику компании. Если же суммы будут разными, то объявление на взнос наличных нужно будет оформить заново. Ошибочный документ кассир банка должен будет перечеркнуть и на обороте указать действительную сумму и свою подпись. Если при проверке наличности кассиром будет обнаружена сомнительная купюра, то кассир банка отправит ее на экспертизу. При этом ему потребуется составить:
- акт вскрытия сумки и пересчета наличности;
- ордер по передаче ценностей;
- справку о приеме денежных знаков на экспертизу.
Если в результате проведенной экспертизы выяснится, что купюра на самом деле является фальшивой, то компании будет выдан акт экспертизы.
Порядок учета кассовых операций
Для организации бухгалтерского учета кассовых операций предназначен счет 50 «Касса». Согласно утвержденному плану счетов бухгалтерского учета к счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
- 50.1 «Касса организации». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в валюте РФ;
- 50.2 «Операционная касса». На субсчете учитывается поступление и расход наличных денежных средств в билетных кассах, кассах отделений связи и т.п.;
- 50.3 «Денежные документы». На субсчете учитываются операции по движению почтовых марок, марок государственной пошлины, оплаченных авиабилетов и других денежных документов. Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение.
- 50.4 «Касса в иностранной валюте». На субсчете учитываются операции с наличной валютой. Валюта может приобретаться на внутреннем валютном рынке РФ (в банках) для оплаты командировочных расходов работников организации.
По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выдача денежных средств и денежных документов из кассы организации.
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
Применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации. Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.
Значимость и важность наличия данного документа в полной мере смогли оценить участники спора, рассматриваемого судьями ФАС ЦО (Постановление от 09.10.2007 N А09-8896/06-4). Судьи указали, что произведение оплаты, подтверждаемое приходными кассовыми ордерами, не может быть признано обоснованным. Поскольку имеющиеся в деле приходные кассовые ордера о получении истцом от ответчика денежных средств носят односторонний характер, а потому не подтверждают факт перечисления должником указанной в нем суммы. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, являющийся первичной учетной документацией в соответствии с Постановлением N 88, представлен не был.
Сдача денежных средств в банк: бухгалтерский учет
Сдача в банк наличных денежных средств отражается следующей проводкой:
Д57 К50 – денежные средства сданы в банк.
Д51 К57 – денежные средства зачислены на расчетный счет компании.
В случае, если наличные в банк сдаются с помощью инкассаторов, проводки будут такими же.
Если при проверке кассиром наличности будет обнаружена фальшивая купюра, то по 51 счету отражается не вся сумма выручки, направленной банк. Отразить следует только часть суммы, то есть не будет учитываться сомнительная купюра. Получив акт экспертизы, подтверждающий, что купюра была фальшивая, в бухгалтерском учете потребуется сделать следующую запись:
Д94 К57 – отражена недостача наличной выручки.
Иногда виновным в том, что купюра фальшивая может быть признан кассир. В этом случае недостачу нужно будет взыскать с него. Проводки при этом будут следующими:
Д73 К94 – недостача отнесена на кассира;
Д70(50) К73 – кассир возместил недостачу.
Если кассир не виновен в том, что купюра оказалась фальшивой, то недостачу нужно будет отнести к прочим расходам. Проводка в этом случае будет следующей:
Д91-2 К94 – за счет собственных денежных средств компании списана недостача.
Важно! При сдачи наличных в банк с помощью инкассаторов также могут обнаружиться фальшивые купюры. В этом случае порядок действий ничем не будет отличаться от того, как действовали при сдачи налички в кассу банка.
Затраты на услуги инкассаторов в бухгалтерском учете относят к прочим расходам:
Д 91-2 К60 – отражение расходов по оплате услуг инкассации.
Пример заполнения расходного кассового ордера при сдаче наличных денег в банк
Обычно бухгалтеры объясняют это тем, что указывают в ордере проводку Дт счета 51 – Кт счета 50, а она, по их мнению, не предполагает составления РКО на физлицо. То есть они считают, что деньги по такому РКО выданы сразу банку, а подпись получателя заменяет приложенная к ордеру квитанция банка. Что неправильно. Нарушены следующие правила составления РКО и правила выдачи денег из кассы.
Во-первых, в РКО должны быть указаны ф. и. о. и паспортные данные человека, которому выданы деньги, и должна стоять его подпись. Это требование не только Положения о порядке ведения кассовых операцийп. 4.2 Положения, утв. ЦБ от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение), но и Закона о бухучетеп. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Ведь РКО — первичный документ. Во-вторых, кассир не имеет права выдавать деньги до тех пор, пока получатель не поставит свою подпись и не напишет сумму прописьюп. 4.3 Положения. Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции). В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.
Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.
Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег. При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя.
Отражение операций в бухгалтерском учете
При передаче наличных денежных средств из кассы учреждения инкассаторам и последующем зачислении этих средств на лицевой счет учреждения в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отражаются следующие операции:
1. Выбытие денежных средств из кассы учреждения при передаче их инкассаторам (п. 77 Инструкции № 174н):
Дебет счета 0 201 23 510
Кредит счета 0 201 34 610
2. Поступление (зачисление) на лицевой счет учреждения инкассированных наличных денег:
а) если денежные средства перечисляются в один операционный день (п. 78 Инструкции № 174н):
Дебет счета 0 201 11 510
Кредит счета 0 201 23 610
б) если денежные средства перечисляются не в один операционный день, в учете отражается:
– поступление на счет 40116 денежных средств, не зачисленных на лицевой счет учреждения в один операционный день (п. 78 Инструкции № 174н):
Дебет счета 0 210 03 561
Кредит счета 0 201 23 610
– зачисление денежных средств на лицевой счет учреждения (п. 115 Инструкции № 174н):
Дебет счета 0 201 11 510
Кредит счета 0 210 03 661
По указанным операциям одновременно составляются записи по забалансовым счетам 17, 18 (по статьям 510, 610 КОСГУ соответственно).
Как сдать остаток денежных средств в банк
Если предприниматель сдает деньги в кассу банка самостоятельно то ему потребуется заполнить РКО, сделать запись в кассовой книге и заполнить объявление на взнос наличными. Если предприниматель не соблюдает подобный порядок действий, то данная операция не будет считаться сдачей остатка наличных на расчетный счет.
При всем при этом также следует иметь ввиду, что предприниматели могут использовать денежные средства на личные нужды, которые не связаны с его коммерческой деятельностью.Поэтому он может забирать из кассы всю свою наличку и ограничений в этом случае нет, а также сдать ее в банк.
Таким образом, ответственности за нарушение порядка использования наличных для предпринимателя не предусмотрено. Главное, чтобы в кассе не оставалась наличка сверх лимита, а выдача денег из кассы оформлялась РКО, в котором указано, что деньги предпринимателю выданы на его личные нужды.
Правило 2. Цели расходования наличной выручки
Если наличка поступила в кассу с расчетного счета, тогда компания или ИП вправе тратить ее так, как посчитают нужным. Если же деньги пришли в кассу как выручка от покупателей, тогда израсходовать их можно только на определенные цели. Вот на такие:
- зарплата и социальные выплаты работникам. Полный перечень таких выплат есть в п. 83–86, 88 приказа Росстата от 24.11.2021 г. № 832;
- оплата работ, услуг, товаров за исключением ценных бумаг;
- выдача подотчетных сумм сотрудникам;
- возврат покупателям за оплаченные наличкой, но возвращенные товары или невыполненные работы и неоказанные услуги;
- личные нужды ИП, не связанные с его предпринимательской деятельностью;
- страховые возмещения по договорам страхования в пользу физических лиц, которые ранее платили взносы наличными;
- выдача денег при осуществлении банковским платежным агентом (субагентом) операций на основе ст. 14 Федерального закона «О национальной платежной системе».
Для микрофинансовых организаций, ломбардов и кредитных потребительских кооперативов, в том числе сельскохозяйственных, есть свои особенности. Кроме наличной выручки, они вправе тратить другую наличку, которую получили в кассу как:
- заем;
- возврат основной суммы долга, процентов, штрафов, пени по выданным займам;
- паевые взносы.
А еще для таких организаций расширен перечень трат. Обобщили их в таблице.
Таблица 1. На что еще некоторые компании могут тратить наличку из кассы
|
Вопросы |
Виды компаний |
|
|
Ломбарды и микрофинансовые организации |
Кредитные потребительские кооперативы, в том числе сельскохозяйственные |
|
|
Куда еще могут тратить наличку из кассы |
· Выдача займов; · возврат привлеченных займов; · уплата процентов, штрафов и пени по привлеченным займам |
· Выдача займов; · возврат привлеченных займов; · возврат средств по договорам передачи личных сбережений; · плата за использование денег по договорам передачи личных сбережений; · уплата процентов, штрафов и пени по привлеченным займам, по договорам передачи личных сбережений; · выплата паенакоплений (паев) |
|
Каковы дополнительные условия таких трат |
Наличные траты не должны превышать: · 50 тыс. руб. по одному договору займа; · 1 млн руб. в течение одного дня в расчете на ломбард, микрофинансовую организацию или их обособленное подразделение |
Наличные траты не должны превышать: · 100 тыс. руб. по одному договору займа, передачи личных сбережений или по каждому паенакоплению; · 2 млн руб. в течение одного дня в расчете на кооператив |
Как рассчитываться наличными по договору
Согласно п. 4 Указания № 5348-У, максимальная сумма расчетов с партнерами — 100 000 руб. по каждому договору. Тип, срок действия, периодичность и количество платежей не имеют значения, главное — чтобы общая сумма по ним не превышала ста тысяч рублей.
Если расчет в иностранной валюте, сумма должна быть эквивалента 100 000 рублей по официальному курсу, установленному Банком России — об этом сказано в пункте 4 Указания № 5348-У.
Лимит расчетов действует для любого бизнеса вне зависимости от его размеров, в том числе для малого и ИП. Не распространяется требование на физлиц и самозанятых — с ними можно проводить сделки на любые суммы.
Так, при покупке дивана за 400 тысяч рублей для личного пользования можно всю сумму платить наличными. При покупке того же дивана предпринимателем для офиса наличкой можно заплатить только 100 тысяч, остальное — безналом.
Лимит нужен, чтобы фирмы больше рассчитывались безналично и чтобы не допустить большого оттока наличных — это может вызвать подозрения у налоговой и банка.
Разбивать один большой договор на несколько, чтобы уложиться в лимит, не рекомендуем. Налоговая может заподозрить, что вы это сделали намеренно и оштрафовать.
Виды и особенности операций
Все поступления условно делятся на ряд категорий:
- Безналичные платежи. Сюда входят поступления денежных средств на расчетный счет, оформленные с применением чеков, аккредитивов, инкассо, требований или поручений хозяина р/с.
- Пластиковой карты. Еще один вариант поступления — через «пластик» этого же или иного банковского учреждения.
- Инкассо. Главная особенность сделки — требование к получателю выставления адреса плательщика с последующей передачей средств в кредитную организацию. При проведении транзакций с применением инкассо применяется два типа бумаг:
- Поручения инкассо.
- Требования владельцев р/с.
- Платежные требования. Поступления на расчетный счет с помощью таких указаний подразумевает два типа расчетов — с согласием со стороны владельца счета или без него. Это условие заблаговременно оговаривается и прописывается в соглашении между сторонами (банковским учреждением и покупателем). При проведении расчетов с акцептом у получателя имеется право отказа от совершения платежа. При этом он обязан указать, в чем причины такого решения (например, нарушение оговоренных поставочных сроков).
Возможны иные ситуации, когда списывание средств производится без акцепта. Здесь у кредитной организации должно быть соответствующее право. Здесь в случае поступления требования банк не спрашивает разрешения, а просто списывает требуемую сумму с р/с.
- Поручения по инкассо. Поступление денег на расчетный счет посредством инкассовых поручений также имеет ряд особенностей. Здесь обязательно наличие в соглашении соответствующих условий, позволяющих производить стягивание средств. Такое право должно подтверждаться.