Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Путевой лист: ответы на актуальные вопросы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Иначе дела обстоят с арендой транспорта с экипажем. В этом случае порядок оформления путевых листов стороны договоры определяют в договоре аренды. Если по условиям договора путевые листы оформляет арендодатель, арендатору потребуются копии, чтобы подтвердить расходы на оплату услуг аренды.
Форма путевого листа и законодательство
Форма путевого листа утверждена приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ред. от 21.12.2018) «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Кроме этого, ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78, в котором были даны формы путевых листов для различного вида транспорта. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.
Если организация примет решение разработать форму путевого листа самостоятельно, то за основу можно взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Главное, чтобы форма путевого листа соответствовала требованиям приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Обязательные поля в таком путевом листе это:
-
наименование и номер путевого листа;
-
сведения о сроке действия путевого листа;
-
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
-
сведения о транспортном средстве;
-
сведения о водителе.
Какие включаются сведения?
Заполнение путевого листа легкового автомобиля или грузовика должно осуществляться уполномоченным работником компании. Он должен заранее разобраться в правилах данного процесса. Обязательные реквизиты при заполнении путевого листа представлены следующими сведениями:
- название документа;
- его номер;
- срок действия;
- сведения о владельце автомобиля;
- тип и марка машины;
- регистрационные номера авто;
- показатели одометра, причем они снимаются при выезде автомобиля с территории предприятия, а также при отправке ТС в гараж;
- точное время выезда и заезда;
- сведения об ответственном сотруднике компании, который выпускает машину на линию и составляет путевой листок;
- информация о водителе;
- время и дата прохождения медицинского осмотра водителя;
- сведения о медицинском сотруднике, проводящем обследование;
- отметка о времени и дате прохождения технического осмотра автомобиля, причем процедура может выполняться непосредственно в организации, если имеется необходимое оборудование и соответствующие специалисты;
- информация о механике, который проводил осмотр.
Допускается вносить другие сведения в документ. Это возможно, если организация пользуется собственным бланком путевого листа.
Бланк путевого листа легкового автомобиля
Путевой лист легкового автомобиля (форма № 3) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78.
Образец путевого листа легкового автомобиля:
При этом, даже решив применять унифицированный бланк, его придется доработать. К примеру, в нем необходимо будет указать дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.
А если организация оказывает транспортные услуги, в путевом листе придется также отражать сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния легкового автомобиля (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 , п. 4 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ). Также в состав обязательных сведений о собственнике (владельце) транспортного средства в путевом листе включены ОГРН/ОГРНИП.
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля
Покажем пример заполнения новой формы путевого листа легкового автомобиля в 2018 году с учетом требований п. 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 .
Предполагаем, что автомобиль не используется для оказания транспортных услуг, поэтому сведения о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства в новом бланке путевого листа легкового автомобиля 2018 не приводим.
В бюджетных организациях этот первичный документ применяется для учета работы легкового автомобильного транспорта. Также он является основанием для начисления заработной платы водителю и списания ГСМ. Если путевка, как его часто называют, составлена с нарушениями, то включить в расходы затраты на горючее нельзя. К учету принимают только правильные документы.
Обратите внимание, что эксплуатировать автомобиль без путевого листа незаконно. Конечно, это условие касается только организаций. Частные собственники легковушек не имеют никакого отношения к путевым листам. Но и в этом правиле есть исключения. Например, если гражданин использует свою машину для выполнения служебных обязанностей по согласованию с начальством, то организация в таком случае уже обязана оформить путевой лист. Следовательно, если работник поехал на подписание договора на своем транспорте, но с разрешением руководства, то путевка быть должна. А если же сотрудник добирается до основного места работы на своей собственной машине, то ни о каком путевом листе для такой поездки и речи быть не может.
Ответственность за аварию и штрафы ГИБДД
Кто платит пострадавшим в аварии — принципиально. На ремонт чужих машин или лечение пострадавших могут уйти миллионы рублей.
За ДТП и аварии отвечает арендодатель. Правило неизменно, потому что именно его водитель сидит за рулём. Платить пострадавшим будет арендодатель — если, конечно, не хватит денег с ОСАГО или страховки нет совсем.
Тут есть нюанс. Может случиться, что в ДТП виноват арендатор. Например, он ехал как пассажир, распахнул дверь, и в неё врезалась попутная машина. Платить за ущерб всё равно будет арендодатель. Но потом он может через суд взыскать с арендатора деньги, которые выплатил владельцу машины. Так разъяснил Пленум Верховного суда в пункте 22 Постановления № 1 от 26.01.2010.
Штраф за нарушение правил дорожного движения платит арендодатель или сам водитель. Но в любом случае — не арендатор.
Все о путевых листах: образцы и правила заполнения
Путевой лист (п/л, путевка) относится к первичной учетной документации, которую ведут все компании и частные предприниматели, связанные с эксплуатацией автотранспортных средств. Если собственник ТС – предприятие, данный документ служит подтверждением права управления. Если машина частная и применяется для рабочих поездок, п/л помогает просчитать затраты. Проверкой путевок занимается трудовая инспекция, ГИБДД, ФНС. Знание новых правил заполнения путевых листов в 2019 году позволит избежать ошибок и возможных штрафов за несоблюдение стандартов. В данной статье содержится максимально полная и достоверная информация о корректном заполнении п/л, сроках его действия, а также приведен заполненный новый образец.
Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2019 году предусмотрена возможность продления периода его действия.
Этот акт необходим, чтобы зафиксировать передачу транспортного средства. Лишь после его подписания автомобиль считается переданным арендатору. Он выступает в качестве приложения к договору аренды и по отдельности они не имеют юридической силы.
Таким образом, без этого документа сделка считается недействительной. Акт не имеет унифицированной формы, потому ответственность за грамотное составление лежит на самой организации.
Акт делится на три части:
- Вводная. В этом разделе необходимо указать номер договора, дату подписания и передачи авто, название, город или населенный пункт, в котором заключается сделка.
- Основная. В начале основного раздела отражается информация об арендодателе и арендаторе. Затем указывается информация о самом транспортном средстве:
- марка;
- категория;
- год выпуска;
- идентификационный номер;
- параметры и номер двигателя;
- цвет кузова;
- номер ПТС;
- дополнительное оборудование, входящее в комплектацию.
- Заключительная. В этой части фиксируется передача денежных средств, ставятся подписи.
«Расходные» бумаги, учет и проводки по авто
Если при оформлении договора организация согласилась покрывать расходы на эксплуатацию авто, то появляется необходимость их фиксации. Для этого используют различные «расходные» документы. К ним, прежде всего, относят чеки на горюче-смазочные расходы, оплату мойки, парковки, страховки и пр.
Водители должны в обязательном порядке сохранять все чеки на топливо и прочие расходы, поскольку без них отразить расходы в бухгалтерском учете попросту невозможно.
Если при заключении соглашения с сотрудником было оговорено, что расходы на эксплуатацию транспортного средства будут выдаваться ему авансом, то в бухгалтерском учете эти операции необходимо будет провести следующим образом:
- Деньги из кассы выдаются под отчет. Дт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами», Кт — 50 «Касса» (51 «Расчеты с подотчетными лицами»).
- Затраты на использование ТС принимаются к учету в МПЗ. Дт — 10 «Материалы», Кт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
- Затраты на использование авто списаны в расходах. Дт — 20 «Основное производство» (91 «Прочие расходы»), Кт — 10 «Материалы».
Если же при соглашении было оговорено, что работник сначала пользуется собственными средствами, а организация возмещает их после, то в документации нужно будет указать, что сначала были приняты к учету затраты на использование транспортного средства (Дт — 10 «Материалы», Кт — 71 «Расчеты с подотчетными лицами»). Затем следует выдать работнику деньги из кассы (Дт — 71 «расчеты с подотчетными лицами», Кт — 50 «касса» [51 расчетные счета]).
Отметки, штампы и подписи на путевых листах с 1 января 2021 года
С 1 января 2021 года вступает в силу Приказ от 11.09.20 № 368, который разрешает вести журнал регистрации путевых листов в электронном формате.
Записи, который будут внесены в электронный журнал учета путевых листов, должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.
Те, кто хочет вести журнал старым методом, на бумаге, могут на электронку не переходить.
Минтранс разрешает вести журнал путевых листов в любом удобном формате: на бумаге или в электронном виде.
С 1 января 2021 года в путевых листах появляется новый обязательный реквизит — «сведения о перевозке», добавленный к перечню существующих реквизитов Приказом Минтранса от 11.09.20 № 368.
В это поле нужно будет вписывать информацию о видах сообщения и видах перевозок.
Виды сообщения и виды перевозок пассажиров и багажа перечислены в статьях 4 и 5 Федерального закона от 08.11.07 № 259-ФЗ.
Путевой лист для арендованного автомобиля
В данной статье мы рассмотрим вопрос, нужен ли путевой лист для арендованного автомобиля. Далеко не всегда компании, занимающиеся перевозкой грузов или пассажиров, а также организации, которые предоставляют своим сотрудникам служебный транспорт, имеют собственный автопарк. Зачастую предприниматели используют привлеченный транспорт. Как быть в такой ситуации, расскажет наш материал.
Путевой лист является первичным бухгалтерским документом и необходим для бухгалтерской отчетности в части подтверждения расходов на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации машин по пробегу и времени использования. А также для подтверждения по запросу сотрудника ДПС, что водитель в данный момент едет не по частным делам, а находится при исполнении трудовых обязанностей.
За отсутствие такого документа предусмотрен штраф в размере 500 рублей или предупреждение инспектора (ст. 12.3 КоАП РФ).
Путевые листы обычно выписывают или специальные сотрудники отдела логистики (диспетчеры), или сотрудники отдела бухгалтерии. Бланки путевых листов существуют для каждого вида транспорта в зависимости от габарита и функции и продаются в канцелярских магазинах. Можно также установить специализированную программу, которая предназначена для отслеживания движения и печати бланков путевых листов.
Путевой лист для подтверждения аренды авто не нужен
Однако налоговики придерживаются иного мнения. Так, в письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1 налоговые органы пришли к выводу, что помимо договора аренды компании необходимо иметь иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора. В их число фискалы включили:
Для подтверждения расходов в виде арендных платежей компании достаточно иметь договор аренды и акт приема-передачи арендованного транспортного средства. Правда, специалисты Минфина России считают, что у компании для подтверждения расходов по аренде должны быть также документы, подтверждающие оплату арендных платежей (письмо от 16.11.2011 № 03-03-06/1/763). При этом финансисты не требуют наличия ежемесячных актов оказания услуг по договору аренды.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
- Дата составления документа. Если путевой лист выдан не на день, а на определенный срок, следует указать период (например, 01.06.2022 – 07.06.2022).
- Номер и серия путевки. Номера не должны повторяться и присваиваются самой организацией. Серии заполняются в том случае, если бланкам путевых листов они присвоены типографским способом.
- Информация об организации и ее штамп (наименование, адрес, контакты, коды по ОКУД и ОКПО).
- Информация о ТС (марка, модель, госномер автомобиля, гаражный номер). Если автомобиль находится в аренде, желательно указать еще и номер договора.
- Данные водителя (Ф.И.О., табельный номер, номер ВУ, категория, тип лицензионной карточки (если имеется)).
- Индивидуальное задание с указанием мест и времени отбытия и прибытия водителя.
- Подписи диспетчера-нарядчика или уполномоченного лица, выдающего задание водителю.
- Подписи механика, выпускающего автомобиль на линию, с информацией:
- об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж;
- о показаниях на спидометре;
- о выдаче и остатке горючего;
- о марке топлива;
- о величине расхода горючего (расход по норме, фактический расход, экономия или перерасход).
- Сведения о прохождении медосмотра водителем и техосмотре ТС.
Зачем нужен путевой лист
Путевой лист является первичным бухгалтерским документом и необходим для бухгалтерской отчетности в части подтверждения расходов на топливо, учета отработанных водителем часов, начисления амортизации машин по пробегу и времени использования. А также для подтверждения по запросу сотрудника ДПС, что водитель в данный момент едет не по частным делам, а находится при исполнении трудовых обязанностей.
За отсутствие такого документа предусмотрен в размере 500 рублей или предупреждение инспектора (ст. 12.3 КоАП РФ).
Путевые листы обычно выписывают или специальные сотрудники отдела логистики (диспетчеры), или сотрудники отдела бухгалтерии. Бланки путевых листов существуют для каждого вида транспорта в зависимости от габарита и функции и продаются в канцелярских магазинах. Можно также установить специализированную программу, которая предназначена для отслеживания движения и печати бланков путевых листов.