Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Бизнес-процессы: Процесс заключения договора с клиентом». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Есть несколько ключевых пунктов договора, подлежащих согласованию, но, кроме них может потребоваться оговорить множество условий, которые зависят от схемы договора, специфики сферы деятельности, международных составляющих.
Подразделение, сотрудник-инициатор заключения договора или специалист по договорной работе взаимодействуют с представителями контрагента. В процессе подготовки обе стороны начинают обсуждать технические условия.
Если вы занимаетесь подготовкой:
-
Обоснуйте необходимость и целесообразность заключения договора.
-
Разработайте первоначальный проект документа: возьмите за основу вариант договора, полученного от контрагента, или используйте типовой шаблон основных заключаемых договоров, уже прошедший проверку.
-
Согласуйте условия с контрагентом.
ECM. Выбрать нужный шаблон, в идеале не из перечня из 100 пунктов видов договоров, а с помощью удобного механизма задания условий\параметров договора (доходный\расходный, юр.лицо, суммы, направление деятельности и т.д.). То есть либо эти критерии позволяют системе автоматически выбрать нужный шаблон, либо иметь некий конструктор, который для этих выбранных условий автоматический сформирует из блоков текста проект договора для согласования. Реализация данного функционала имеется в ECM-системах, причем разными способами (мастера действий, конструкторы и т.д.). И ее нет в ERP.
ECM+ERP. Часто условия в тексте договора должны браться из проекта договора, опубликованного на этапе проведения конкурсных процедур. И для этих конкурсных процедур проект договора также целесообразнее создавать в ECM. А также запускать связанные с этим процедуры подготовки и согласования другой конкурсной документации. И даже еще с более ранних стадий — сбора потребностей для закупок с подразделений и формирования годового плана закупок. Такой функционал часто в компаниях не автоматизирован, сбор требований ведется в «эксельках», либо используются функциональные блоки ERP для финансового планирования и планирования закупок. В зависимости от уже реализованного функционала и потребностей здесь может быть разная комбинация функционала ECM+ERP, но чаще граница идет так: ECM — инициация процессов, вся их маршрутизация, напоминания, создание и хранение документов, в ERP — хранение товарной номенклатуры (если товар, а не услуги).
ECM. Управление шаблонами: должен быть инструментарий актуализации шаблонов, управления шаблонами, версионности шаблонов, процессы внесения в них изменений и т.п. ECM-системы для этого опять же предназначены, ERP — нет.
ECM. Управление маршрутами согласования: должен быть удобный простой инструментарий актуализации шаблонов маршрутов, в идеале с минимальной трудоемкостью и квалификацией сотрудника для этой задачи. ECM системы имеют для этого соответствующий инструментарий, ERP — нет.
Согласование договора
ECM. Все это на 100% функционал ECM, в ERP такого нет, или он присутствует в исключительно зачаточном виде, которого для сложных договорных процессов не достаточно. А ECM может предложить:
- редактирование версий проекта договора;
- работа с комментариями, их учет и отработка, наличие функционала сравнения версий (от контрагента и наша, к примеру);
- гибкая раздача\ограничения прав доступа в процессе согласования;
- визуализация этапов жизненных циклов договора;
- контроль и фиксация истории изменений и работы с документом;
- возможность согласования и оставления комментариев текстовых\графических\звуковых с мобильных и планшетов.
Давайте еще раз посмотрим, что получит бизнес после реализации электронного документооборота на Битрикс24:
- Меньше бюрократических препятствий для старта реальной работы — согласование договора с ключевым клиентом не затянется на месяц;
- Электронная версия любого документа всегда под рукой. Найти нужный можно за 20 секунд;
- Больше не надо терять время на поиски «крайнего». Всегда понятно, кто отвечает за конкретный документ. Контролировать время прохождения документа по организации можно автоматически. С оповещением руководства в случае задержек;
- Документ не потеряется. Также доступна вся история изменений с возможностью скачать старую версию.
Нужен ли самозанятому договор с клиентом
Договор с клиентом будет полезен всем, включая самозанятых. К примеру, если вы на регулярной основе оказываете услуги, стоимость которых составляет более 10 000 рублей, то правильно составленный контракт позволит вам отстоять свои права и одержать победу в суде.
Если же услуга является разовой, ее стоимость не превышает 10 000 рублей и сделка исполняется сразу после обсуждения условий, то можно ограничиться устной договорённостью. Такого рода договоры с частными клиентами обычно практикуются парикмахерами, репетиторами и т.д.
После осуществления услуги нужно выдать чек. Необходимость этого действия обусловлена нюансами учета финансовых поступлений и особенностями уплаты налога на профессиональный доход.
Должен ли самозанятый заключать договор с клиентом с точки зрения закона? Если сумма сделки превышает 10 000 рублей, то составление договора является необходимой мерой. Если другая сторона договора является физлицом, то достаточно расписать все условия от руки в свободной форме.
При оказании регулярных услуг, скажем, сдаче жилплощади в аренду лучше распечатать договор, сформулированный по всем стандартам. Если же договор заключается с компанией, то распечатать и подписать договор необходимо согласно закону.
Качество промежуточных результатов: претензии к «пуговицам»
Аналогично происходит оценка качества промежуточных результатов. Она проводится методично, по каждой процедуре и критериями оптимальности являются удобство исполнителя следующей процедуры и того, кто является менеджером процесса.
Бизнес-процесс должен быть описан так, чтобы пользователь следующей процедуры должен получать результат в виде и форме наиболее удобном для работы (по возможности). Например, когда юрист может не читать каждое слово в типовом договоре? В двух случаях: если типовой договор является ксерокопией, и вся специфическая информация вписана от руки, или если менеджер пользуется файлом, закрытым для редактирования, кроме ввода данных в специальные поля. Если же исполнитель пользуется обычным документом в формате Microsoft Word – читать надо внимательно и аккуратно, кто его знает, что он ещё поменял в исходном выверенном тексте.
Менеджер процесса, в данном случае начальник отдела продаж, должен своевременно получать информацию о состоянии договора. В какой процедуре он находится, нет ли отклонений по срокам, не возникли ли проблемы, переводящие договор в состояние “нестандартный”.
Договорной документооборот вовлекает в процесс согласования и подготовки четверть сотрудников организации. Автоматизация этого процесса в рамках системы электронного документооборота позволяет выстроить мосты между всеми участниками процесса, сделать каждый этап понятным. 65% компаний, реализовавших такие проекты, сделали это с целью «улучшения процессов». С другой стороны, подобные проекты – это предварительный этап к разработке цифровой стратегии, развитию ИТ-инструментов.
Показатели, свидетельствующие об оптимизации договорного документооборота:
- Измеримое ускорение процесса согласования и повышения скорости принятия управленческих решений в рамках рабочей недели.
- Снижение числа инцидентов с контрагентами в рамках финансового года.
- Рост оборачиваемости финансов в рамках года.
Как быстро нарисовать рабочую блок-схему или изобразить бизнес-процесс
Схематический способ представления информации сегодня очень популярен. Схему удобно изучать в ускоренном режиме. В условиях, когда нужно быстро вникнуть в проблему или вопрос очень быстро, а времени на это нет совсем, схема является настоящей панацеей!
В случае, когда мы изображаем информацию, используя различные параметры и блоки для обобщения, речь уже будет идти о так называемых блок-схемах. Блок схема ничем не отличается от самой обычной схемки, которую можно быстро набросать ручкой на листке бумаги, но содержит так называемые блоки. Блок здесь — это группа операций, действий или какая-либо другим образом объединенная в единый массив информация или поток данных. Признаки группировки могут быть самыми разными.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ И ЦЕПОЧКА СОЗДАНИЯ СТОИМОСТИ
Истоки понятия «бизнес-процесс» лежат в работах Майкла Портера (1980г.). Цепочка создания стоимости Портера — почти полный аналог бизнес-процесса. Портер ввел понятие цепочки стоимости для выявления источников конкурентных преимуществ и понимания, какими действиями компания создает добавочную стоимость.
В процессе продажи также создаётся добавочная стоимость: конечная стоимость услуги или поставленного клиенту товара содержит стоимость каждого действия продавца.
Бизнес-процессы бывают основными и вспомогательными. Основной процесс отвечает непосредственно за генерацию прибыли. Вспомогательный — отвечает за поддержку основного процесса.
Бизнес-процесс продажи является основным, потому что он отвечает за получение прибыли в компании. Поэтому эффективное управление процессом продажи является важнейшим в управлении бизнесом.
Если вы планируете внедрить новый инструмент для увеличения продаж, сначала опишите бизнес-процесс продажи, и только после этого приступайте к внедрению изменений.
ПРОЦЕСС ПРОДАЖИ: СТАНДАРТИЗАЦИЯ
Регламентируемый и выполняемый процесс продажи минимизирует хаос в отделе продаж и стандартизирует выполнение задач.
Какие выгоды вы получаете после стандартизации процесса продажи?
- Сокращаете время выполнения действий на этапах: как следствие, повышается себестоимости бизнес-процесса продажи, увеличивается прибыль///
- Повышаете прозрачность: бизнес-процесс становится понятным всем сотрудникам, отвечающим за привлечение и обслуживание клиентов.///
- Повышаете управляемость: РОП понимает, какое именно звено требует повышения качества.///
- Улучшаете обучение сотрудников: четкий алгоритм с описанными результатами, которые должны быть на выходе и выходе каждого этапа сокращают ввод в должность новых сотрудников в сложных нишах с 2-х месяцев до 3-х дней.///
- Снижаете риски: если бизнес-процесс понятен и ясны технологии, которые вы используете на каждом из этапов, то исчезает зависимость от навыков одного продавца-«звезды». Вы точно знаете, какие техники продаж должны быть использованы на том или ином этапе бизнес-процесса продажи, чтобы получить результат.
Обзор решения по управлению договорами
Полный жизненный цикл договора
Решение построено таким образом, чтобы полностью автоматизировать жизненный цикл обработки договоров. Оно обеспечивает создание договоров с использованием только одобренных положений, расширяя возможности пользователей и обеспечивая надежную защиту и полный контроль процесса.
Управление содержимым договора
Решение надежно управляет всей информацией, относящейся к конкретному договору, включая шаблоны договоров и документы, положения, метаданные, пользователей, нормативную информацию и поправки. Договоры используют только предварительно одобренную лексику, всегда доступны и безопасны, а также отвечают требованиям управления информацией и прочим нормативным требованиям.
Автоматизация согласования договоров
Решение предназначено для управления договорами на протяжении всего их жизненного цикла, включая инициирование, подготовку, обсуждение, утверждение, исполнение, управление и продление. Автоматизация обеспечивается полностью настраиваемыми рабочими процессами, которые позволяют пользователям управлять жизненным циклом договоров, включая создание задач, контрольных списков, напоминаний и предупреждений, которые обеспечивают соблюдение сроков и достижение результатов.
Гибкость решения по управлению договорами
Наше гибкое решение позволяет администраторам настраивать этапы согласования, права доступа, компоненты договора, справочные данные, атрибуты договора, пользовательские интерфейсы и бизнес-процессы. Ранее заключенные договоры, обычно хранящиеся на общих дисках или компьютерах пользователей, могут быть легко импортированы в решение для обеспечения их интеграции в единую систему.
Интеграция решения с другими приложениями
Решение полностью интегрировано с популярными офисными продуктами, поэтому пользователи могут продолжать работать в тех приложениях, к которым они привыкли, включая Windows Explorer и Microsoft Office.
Отчетность по процессу согласования договоров
Решение предоставляет панель управления, которая позволяет менеджерам отслеживать ключевые показатели, такие как текущие договоры, завершенные договоры, сроки согласования и многие другие параметры, влияющие на эффективность процесса. Оно также дает широкие возможности для создания пользовательских отчетов с представлениями по определенным показателям.
Техническое задание на бизнес-процесс согласования договоров Битрикс24
Если сводного учета расчетов по заказам или договорам недостаточно, можно использовать расчеты по накладным. В этом случае распределение оплаты и реализации будет выполняться по конкретным документам вручную.
Не забывайте о регулярной коррекции форм соответственно изменившимся законам и судебной практике, решениям прежних споров, а также традициям ведения бизнеса в Вашей сфере деятельности.
Например, при покупке товаров за наличный расчет, при разовых перечислениях небольших сумм по счету, достаточно иметь документы, подтверждающие факт оплаты и получения товара или услуги (кассовый чек, платежное поручение, акт, накладная).
Не забывайте о регулярной коррекции форм соответственно изменившимся законам и судебной практике, решениям прежних споров, а также традициям ведения бизнеса в Вашей сфере деятельности.
Например, при покупке товаров за наличный расчет, при разовых перечислениях небольших сумм по счету, достаточно иметь документы, подтверждающие факт оплаты и получения товара или услуги (кассовый чек, платежное поручение, акт, накладная).
Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, причем он может меняться в зависимости от вида договора.
Согласование коммерческого предложения
Во-первых, договор должен быть по той форме, которая у нас является типовой. Тогда для нас все просто – менеджеры самостоятельно все согласование проходят, без привлечения руководителя.
Для удобства работы с клиентом в списке взаимодействий можно установить пользователя в качестве ответственного и группировку по предметам.
Обратите внимание! В этой статье описан кейс внедрения у конкретного клиента. Мы создали готовый модуль согласования договоров, который может быть установлен в ваш Битрикс24 и настраивается самостоятельно.
Если честно, вначале мы так и сделали — предложили клиенту сделать согласование документов на конструкторе бизнес-процессов Битрикс24. Мало того, клиент согласился и мы, потратив 30 часов, такой бизнес-процесс сделали.
Порядок поможет увольняемым ведущим специалистам передавать дела, а тем, кто пришёл им на смену, – сориентироваться в основных рисках фирмы.
После создания подобного положения, можно приступать к выбору СЭД и автоматизации документооборота.
Но возможны такие ситуации, когда кого-то из согласующих забывают добавить к обсуждению или наоборот, добавляют чрезмерное количество участников к переписке, как правило, тех лиц, которые не имеют отношения к согласованию данного типа документа. В процессе согласования по электронной почте пересылается множество разных копий документа с правками от каждого участника обсуждения.
Проще всего собрать все правила в едином документе, например. в Положении по договорной работе.
Роль финансового директора компании в договорном процессе
Участие финансового директора компании в договорном процессе весьма значимо. Как человек, в чьих руках находятся все ее финансовые потоки, он должен прогнозировать, как отразится заключение того или иного договора на состоянии и движении денежных средств компании. Эта задача гораздо сложнее, чем просто внести данные о выплатах в платежный календарь. Ему необходимо оценить все финансовые риски, которые могут возникнуть после заключения контракта.
Следовательно, финансовый директор должен участвовать в процессе согласования договоров компании. В частности, он может предложить такую схему сделки, при которой на совершенно законных основаниях налоговые платежи могут быть уменьшены.
При расчетах с контрагентами по договору могут применяться различные способы оплаты — не только безналичные платежи, но и расчеты векселями, и т.д. Выбор инструментов расчета тоже находится в ведении финансового директора.
Однако не всегда финансовому директору целесообразно вносить изменения в договор на стадии его согласования. Если сделка типовая, шаблон договора был подготовлен самой компанией и никак не изменялся, то ему достаточно своевременно получить сведения о планируемых платежах или поступлениях. В этом случае согласование контракта с финансовым директором носит лишь уведомительный характер, что способно упростить и ускорить договорный процесс.