Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция: как оформить отпуск за свой счет». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
На основании заявления сотрудника в случае согласования отпуска либо в ситуации, когда предоставление отпуска работнику по его заявлению является обязательным, организация издает приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику по унифицированной форме № Т-61, с которым сотрудника знакомят под личную подпись. Образец оформления приказа приведен в Примере 4. Если же в отпуск уходят сразу несколько человек, то на всех них можно издать общий приказ по форме № Т-6а.
Нюансы ухода в неоплачиваемый отпуск
Отпуск без сохранения заработной платы — один из видов отдыха, право на который работники имеют в соответствии с трудовым законодательством.
Основы закреплены в ст. 128 ТК РФ. Чаще всего такой отдых предоставляется по инициативе работника и только в том случае, если работодатель согласится. Но есть категории людей, а также ряд ситуаций, когда компания обязана предоставить отпуск без платы в любой момент по желанию работника.
К тем, кому отдых без оплаты положен в обязательном порядке, относятся:
- ветераны ВОВ — для этой категории граждан положены выходные без платы до 35 дней ежегодно;
- пенсионеры, которые приняли решение продолжить свою трудовую деятельность, могут отдыхать за свой счет до 14 дней за год;
- вдовы погибших военнослужащих, сотрудников ОВД, таможенников и тюремных служащих, а также их родители могут рассчитывать на дополнительный отдых без сохранения оплаты на срок до 14 дней каждый год;
- инвалиды могут брать дополнительные дни отпуска без сохранения зарплаты вплоть до 60 дней в году;
- работники в случае важных счастливых или печальных событий — официальной регистрации брака, рождения ребенка, ухода из жизни близких родственников — могут потратить на них законные 5 дней выходных без зарплаты.
В любых прочих случаях работодатель не обязан предоставлять дополнительные дни отдыха сотруднику. По запросу работника на отдых без оплаты компания в лице непосредственного руководителя принимает решение, может ли она отпустить человека на эти дни.
Комментарий к ст. 128 ТК РФ
1. Помимо ежегодных оплачиваемых отпусков, работникам в соответствии с комментируемой статьей могут предоставляться отпуска без сохранения заработной платы.
В соответствии с ч. 1 ст. 128 продолжительность таких отпусков определяется по соглашению между работником и работодателем. Таким образом, в каждом конкретном случае продолжительность отпуска без сохранения заработной платы определяется по соглашению сторон в зависимости от обстоятельств (причин), по которым возникла необходимость в таком отпуске.
2. Отпуск без сохранения заработной платы может быть предоставлен (по письменному заявлению работника) только при наличии уважительной причины. Поэтому в заявлении работник обязан указать причину, по которой ему необходим отпуск.
Является ли причина уважительной, решает работодатель. По сложившейся практике к уважительным причинам, помимо вступления в брак, смерти близких родственников, относятся проводы сына на службу в армию, отправка детей на отдых в летние лагеря и т.п.
3. Отпуска без сохранения заработной платы, предусмотренные ст. 128, подразделяются на две группы: те, которые даются по усмотрению работодателя (т.е. работодатель вправе отказать в предоставлении отпуска), и те, которые работодатель обязан предоставить по заявлению работника.
К первой группе относятся отпуска, предоставляемые по семейным и другим уважительным причинам.
Ко второй — отпуска, предусмотренные ч. 2 ст. 128 для отдельных категорий работников (этот перечень не является исчерпывающим). Работодатель обязан предоставлять отпуска без сохранения заработной платы и в других случаях, предусмотренных ТК, иным федеральным законом или коллективным договором.
В частности, работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:
— участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
— работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
— родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы), — до 14 календарных дней в году;
— работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
— работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней.
К другим, предусмотренным ТК и иными федеральными законами случаям предоставления отпусков без сохранения заработной платы можно отнести отпуска, предоставляемые:
— работникам, осуществляющим уход за несовершеннолетними детьми, продолжительностью до 14 календарных дней — в соответствии со ст. 263 ТК (см. коммент. к ней);
— работникам — Героям Советского Союза, Героям Российской Федерации, полным кавалерам ордена Славы, Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы — продолжительностью до трех недель в году в удобное для них время года (Закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы», Федеральный закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»);
— работникам, допущенным к вступительным испытаниям, — 15 календарных дней;
— работникам — слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации — 15 календарных дней;
— работникам, обучающимся по имеющим государственную аккредитацию программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры по очной форме обучения, совмещающим получение образования с работой, для прохождения промежуточной аттестации — 15 календарных дней в учебном году, для подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов — четыре месяца, для сдачи итоговых государственных экзаменов — один месяц (см. коммент. к ст. ст. 173, 174);
— ветеранам Великой Отечественной войны, ветеранам боевых действий на территории других государств, в т.ч. и инвалидам, — от 35 до 60 дней в году (ст. ст. 14 — 19 Закона о ветеранах).
4. Во всех случаях предоставления отпусков без сохранения заработной платы независимо от их назначения и продолжительности, они должны оформляться приказом (распоряжением) об отпуске.
Получив отпуск без сохранения заработной платы, работник может в любой момент прервать его и выйти на работу, поставив об этом в известность работодателя.
Какие документы подтверждают необходимость предоставления отпуска за свой счёт
Когда просьба сотрудника рассмотрена и одобрена, можно писать заявление. В нём необходимо указать причину и продолжительность отпуска. Для того чтобы получить гарантированный безоплатный отпуск, необходимо представить документ, который подтверждает такие основания:
- одинокие матери предоставляют свидетельство о рождении ребёнка, где в графе для сведений об отце стоит прочерк;
- отцы-одиночки представляют документы об отсутствии у ребёнка матери. Это может быть свидетельство о смерти или другой документ с объяснением причины её отсутствия. Например, решение суда о том, что мать числится пропавшей без вести, находится на принудительном лечении, либо лишена права материнства;
- сотрудники, совмещающие трудовую деятельность с получением образования, должны позаботиться, чтобы оформить справку из учебного заведения;
- люди, совмещающие деятельность на двух работах, представляют справку со второго места трудовой деятельности.
Если отпуск берут сразу несколько сотрудников, то оформляется приказ по форме Т-6а. Его оформление также не представляет трудностей и происходит аналогично предыдущему.
Основные данные приказа: код по ОКПО, название организации, номер приказа — оформляются аналогично форме Т-6. А основная часть приказа представлена в виде таблицы. В соответствующих графах нужно заполнить:
- Ф.И.О. сотрудников, отправляющихся в отпуск;
- табельные номера работников (при наличии);
- структурное подразделение (при наличии);
- должность уходящего в отпуск;
- количество дней ежегодного оплачиваемого отпуска, которые он уже получил;
- количество дней другого вида отпуска (ставится число, а в скобках — вид отдыха);
- дата начала рабочего года, за который начисляется отпуск;
- дата окончания рабочего года;
- общая сумма календарных дней всех отпусков;
- дата начала отпуска;
- дата окончания отпуска;
- подпись работника, свидетельствующая об ознакомлении с приказом.
После составления приказа и заполнения необходимых граф документ подписывает руководитель.
Преимущества и недостатки отпуска
Такие отгулы имеют как положительные, так и отрицательные моменты.
| Преимущества | Недостатки |
|
Он получает возможность уладить свои дела. |
В случае, если отдых продлился дольше запланированного времени, то лишние дни будут вычтены из ежегодного оплачиваемого отпуска. |
|
В течение времени, пока его нет на работе, уволить его нельзя. |
Если сотрудник во время отпуска заболел, то дни больничного, приходящиеся на это время, оплачиваться не будут. Ситуация изменится, когда больничный придется на оплачиваемые дни. |
|
Пребывание в неоплачиваемом отпуске не влияет на расчет средней зарплаты. Такие дни исключаются из расчета. |
Время без оплаты не будет учтено при расчете страхового стажа. |
Заявление на отпуск без сохранения зарплаты
Отпуск за свой счет предоставляется на основании заявления сотрудника. Составить его можно в свободной форме, написать от руки или напечатать. Какого-либо срока для подачи заявления законом не установлено.
Заявление составляется по обычным правилам. В тексте нужно указать тип отпуска (без сохранения зарплаты), его продолжительность в календарных днях, дату начала и окончания, причину или законное основание. В заявлении должна стоять дата его написания и собственноручная подпись работника. Если отпуск запрашивает сотрудник из льготной категории, к заявлению можно приложить подтверждающие документы.
На основании заявления составляется приказ на предоставление отпуска без сохранения заработной платы (например, по форме Т-6). Сотрудник должен быть ознакомлен с ним под подпись.
Краткосрочный отпуск за свой счёт – «отгул»
Выражение «отгул», повсюду используемое, в ТК РФ отсутствует, в нём применяется словосочетание «дополнительные дни отдыха».
Дополнительные («отгульные») дни делятся на три группы:
- по личным обстоятельствам;
- за работу в праздничные и нерабочие дни, а также за переработку;
- за донорство.
Отпуск для решения личных вопросов запрашивается по весьма разнообразным и специфическим причинам. В заявлении довольно было бы ограничиться указанием на семейные обстоятельства. Однако часто бывает, что руководство требует дополнительной расшифровки этих обстоятельств. Тогда указывается более детальная причина, например, свадьба, похороны, проводы друга в армию, крещение, юбилейная встреча одноклассников. Работодатель решает вопрос исходя из целесообразности, учитывая серьёзность повода, возможность замены работника, срок работы, лояльность и прочие факторы.
Каждый трудящийся обладает правом на неоплачиваемый отпуск с любой продолжительностью. Но каждые сутки отдыха сверх 14 календарных дней в течение одного года будут соответствующим образом отодвигать время предоставления очередного отпуска.
Сотрудник, проработавший на новом месте меньше шести месяцев, не имеет законного права претендовать на неоплачиваемый отпуск. Исключениями являются такие группы:
- молодые люди до 18 лет;
- женщины в положении;
- родители младенца до трёх месяцев.
Отгулы за работу в праздничные и выходные дни выделяются в любое подходящее для работника время. Иногда они устанавливаются по графику. Нередко при вызове на работу в праздничные дни в приказном порядке заранее назначаются дни будущего отдыха за отработанное время.
Отгул за сдачу крови даётся, согласно действующему законодательству (ФЗ № 125 от 20.07.2012), в количестве трёх рабочих дней. В отпуск за донорство включаются:
- день выполнения медицинского осмотра, предшествующий забору крови;
- сам день сдачи крови;
- любой иной день, выбранный работником-донором для восстановления здоровья.
Выражение «бессрочный отпуск» в трудовом законодательстве отсутствует. Юристы со всей определённостью высказываются о том, что употребление словосочетания «бессрочный отпуск» является бессмысленным и незаконным действием. Хотя для некоторой прослойки предпринимателей бессрочный отпуск является неплохой палочкой-выручалочкой, позволяющей отправить своих специалистов как бы добровольно в продолжительный отпуск без малейшей финансовой поддержки. Однако неоплачиваемый отпуск любой продолжительности разрешается исключительно на основании письменного заявления работника с обязательной фиксацией срока его окончания.
Специально для чересчур увлекающихся минимизацией своих расходов предпринимателей Минтруд в своём Постановлении № 6 от 27.06.1996 прямо указывает, что: «Вынужденные отпуска без сохранения заработной платы по инициативе работодателя законодательством о труде не предусматриваются».
Но в законе всё-таки существует некая лазейка, превращающая неоплачиваемый отпуск в практически бессрочный. Так, в своём заявлении сотрудник может указать конечную дату отпуска, но при этом оговорить возможность продолжения отпуска путём написания в конце срока нового заявления.
Но даже такой «условно бессрочный» отпуск разрешается по обоюдному согласию заинтересованных сторон.
Добровольно-принудительно
Особо беспринципный работодатель, в принципе, может предложить своему персоналу уйти в неоплачиваемый отпуск по собственному желанию. Однако всем должно быть известно, что в соответствии со ст. 128 ТК РФ этот вид отдыха может предоставлять сотруднику только по его собственному заявлению по семейным обстоятельствам или прочим уважительным причинам. Поэтому наличие собственноручно написанного заявления работника с указанием и объяснением личных уважительных причин в нем – единственный толчок для такого отпуска.
К сожалению, законом не предусмотрена возможность оправить в неоплачиваемый отпуск, хотя и на основании собственноручного заявления самого сотрудника, но в связи с обстоятельствами, связанными с бедственным или иным сложным положением работодателя.
Если руководство всячески подводит подчиненного к написанию такого заявления, он имеет полное право обратиться в инспекцию по труду, в прокуратуру и даже в суд.
Именно в таком ключе этот вопрос разъяснил Минтруд России в разъяснении № 6 от 27 июня 1996 г. «Об отпусках без сохранения зарплаты по инициативе работодателя». В документе можно прочитать, что подобные отпуска можно давать исключительно по воле подчиненных. Никаких вынужденных отпусков по инициативе работодателя без сохранения зарплаты не существует и законом не предусмотрено.
Учитывая все вышеизложенное, можно резюмировать следующее. Если сотрудник по собственной инициативе подал письменное заявление с просьбой предоставить ему отпуск без сохранения зарплаты на любой период, в том числе и на время приостановки деятельности организации, то предоставление такого отдыха будет правомерным. Никаких проблем у администрации предприятия с контролирующими органами возникнуть не должно.
Если же сотрудник хочет, чтобы время вынужденного простоя у него было оплачено хотя бы на 2/3 от его основного заработка, значит, каждую трудовую смену он должен находиться на своем рабочем месте.
Начатую в прошлых материалах, расскажем о том, когда он наступает вынужденно. Каковы особенности отпуска по инициативе работодателя , в каких вариантах он предоставляется? Узнайте об этом из сегодняшней статьи.
Табелирование отпусков без СЗП
В табеле учета незанятые сотрудниками безоплатные дни кодируются сочетанием букв или цифр кодом (выбирается один вариант). В табличке приведены общепринятые коды для разновидностей отпусков без СЗП.
| № | Вид административного отпуска | Буквенный код | Числовой код |
|---|---|---|---|
| 1 | В связи с обучением | УД | 13 |
| 2 | По разрешению работодателя | ДО | 16 |
| 3 | Причины, предусмотренные ст. 128 ТК РФ | ОЗ | 17 |
| 4 | Дополнительный ежегодный для социальных категорий | ДБ | 18 |
| 5 | Прогулы (если уход в отпуск был самовольным и неправомерным) | ПР | 24 |
Случаи предоставления неоплачиваемого отпуска
Трудовой кодекс регламентирует порядок предоставления отпуска за свой счет. Это прописано в ст. 128 и ст. 173 ТК РФ. Рассмотрим случаи, в которых работодатель обязан отпустить работника в неоплачиваемый отпуск.
Так, до 5 календарных дней отпуск положен сотрудникам, у которых:
- родился ребенок;
- умер близкий родственник;
- вступление в брак.
Иные причины при предоставлении неоплачиваемого отпуска формулируют как семейные обстоятельства или уважительные причины и указывают их наименование. Однако в предоставлении отпуска по уважительной причине работодатель может отказать, имея на это полное право.
- инвалиды — независимо от группы здоровья они могут получить неоплачиваемый отпуск до 60 календарных дней в году;
- участники Великой Отечественной войны, которым положено до 35 календарных дней административного отпуска;
- пенсионеры по возрасту;
- супруги или родители погибших при выполнении служебного долга военнослужащих — могут рассчитывать на неоплачиваемый отпуск до 14 календарных дней.
Таким образом, работодатель обязан одобрить им отпуск за свой счет, предварительно согласовав даты отсутствия на рабочем месте. Несмотря на то, что сотрудник не получит заработную плату, рабочее место за ним сохраняют.
Принудительный отпуск за свой счет
Если работник написал заявление на временное освобождение от своих обязанностей под давлением руководителя, ему необходимо обратиться с соответствующей жалобой в государственное учреждение по труду. При выявлении нарушений в ходе проверки, директор несет административное наказание.
В соответствии со ст.5.27 КоАП РФ размер административного штрафа составляет:
- 1000-5000 рублей для руководителя;
- 1000-5000 рублей или прекращение работы сроком до 3-х месяцев для человека, который является предпринимателем, но не зарегистрированным как юридическое лицо;
- 30000-50000 рублей или прекращение работы до 3-х месяцев для организации.
Оформление неоплачиваемого отпуска
Предоставление неоплачиваемого отпуска, так же как и любого другого, необходимо документировать. Как говорилось ранее, работнику необходимо написать заявление с указанием причин, по которым ему требуется неоплачиваемый отпуск, и его желаемой продолжительности. Если работодатель согласен, он ставит на заявлении визу «Не возражаю» или «Согласовано» и передает его в кадровую службу для оформления приказа. Отметим, что работнику нужно обязательно дождаться издания такого приказа, чтобы удостовериться, что отпуск ему предоставлен, иначе уход в отпуск может быть расценен как прогул. Например, Басманный районный суд г. Москвы рассматривал следующее дело. Ш. была уволена 13.09.2010 за отсутствие на рабочем месте 9 и 10 сентября 2010 г. без уважительных причин. Ш. посчитала, что увольнение незаконно, так как она получила разрешение руководства не выходить на работу в спорный период. Однако суд установил, что Ш. получила согласие на неоплачиваемый отпуск лишь у непосредственного руководителя, но не убедилась в том, что руководство компании издало приказ о предоставлении ей отпуска без оплаты. Поскольку приказ издан не был, отсутствие Ш. было расценено как прогул (Определение Московского городского суда от 18.03.2011 по делу N 33-7425).
Приказ оформляется по унифицированной форме Т-6 и подписывается уполномоченным лицом организации.
Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Нередко неоплачиваемый отпуск является дополнительным к другому виду отпуска, например к основному ежегодному оплачиваемому. В унифицированной форме в данном случае помимо графы «Б» нужно заполнить графу «А», а в разделе «В» указать общее количество дней отпуска и его даты. С таким приказом работника необходимо ознакомить под роспись.
Сведения о периоде отпуска, предоставляемого без оплаты, нужно внести в личную карточку (форма Т-2), а сам период отпуска отметить в табеле учета рабочего времени. В зависимости от причины предоставления отпуска за свой счет буквенные обозначения в табеле могут быть следующими:
- УД — дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;
- ДО — отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя;
- ОЗ — отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством РФ;
- ДБ — ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;
- А — неявка с разрешения администрации (для ф. 0504421, утвержденной Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н).
Почему важно учитывать неоплачиваемый отпуск? Потому что его продолжительность влияет на стаж работы, дающий право на ежегодные оплачиваемые отпуска. В частности, ст. 121 ТК РФ определено, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время предоставляемых по просьбе работника без сохранения заработной платы отпусков свыше 14 календарных дней. Следовательно, если общая продолжительность административных отпусков в течение рабочего года составила, например, 30 календарных дней, при расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, календарные дни начиная с 15-го дня не учитываются.