Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сколько нужно хранить документы бухучета и бухотчетности с 2020 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такие документы рекомендуем хранить в надежном месте (например, в сейфе), при этом целесообразно иметь в запасе по несколько нотариально заверенных копий каждого из них, чтобы в случае необходимости (например, по запросу контрагента) не бежать в очередной раз к нотариусу. Очень удобно. Ну и как вариант, нет необходимости хранить оригиналы документов в офисе, вполне будет достаточно – даже для проверяющих органов, нотариально заверенных копий. Оригиналы, по запросу, можно будет предоставить позднее, обычно этот срок составляет 5-10 дней. Такие документы вполне можно собрать в одну папку формата А4 с вложенными прозрачными файлами, упорядочив их в хронологическом порядке, например — учредительный договор, далее устав, свидетельство о регистрации и так далее.
Учредительные документы.
Документы по учету труда и заработной платы.
К документам по личному составу (личные дела, приказы, трудовые договора, личные карточки) нужно отнестись с особым трепетом и вниманием. Если в компании есть отдельный человек, на которого возложены обязанности ведения кадрового делопроизводства, то он и должен организовать правильное оформление и обеспечить сохранность документов. Очень удобны в использовании запирающиеся металлические шкафы. Если же документооборот совсем невелик, можно обойтись использованием того же сейфа, или в крайнем случае – обычным запирающимся шкафом. Почему запирающимся? Во-первых, данные о сотрудниках относятся к персональным данным, и работодатель несет ответственность за разглашение личной информации в соответствии с ФЗ «О защите персональных данных». С другой – Вашим сотрудникам не обязательно знать заработную плату и прочую информацию о других. В-третьих – хоть как-то можно обеспечить сохранность. Уж очень проблематично их восстановление, особенно это касается трудовых книжек. Их хранению следует уделить особое внимание. В настоящее время существует законодательно установленные «Правила по учету и хранению трудовых книжек» (постановление правительства РФ от 16 апреля 2003 года № 225), в соответствии с которыми на предприятии учет ТК осуществляется в:
- Приходно-расходной книге по учету бланков ТК и вкладыша в нее
- Книге учета движения ТК и вкладышей в них
Где хранить документы организации и ИП?
Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.
Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.
Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.
Способы хранения электронных документов
Документы долгосрочного хранения можно разместить:
- На внешних носителях. Недорогой, простой, но при этом самый ненадежный способ. Флешку или внешний диск легко потерять или механически повредить. У них ограниченный ресурс перезаписи, который часто меньше заявленного. Серьезную защиту от несанкционированного доступа на таких носителях организовать невозможно.
- Локальный архив на компьютере. Также сравнительно простой и дешевый, но не очень надежный способ. На компьютере можно организовать только самое простое разграничение прав доступа, при этом оно будет неудобным для пользователей архива. Данные в локальной сети легко украсть, повредить вирусом, так как обычно информационная безопасность на большинстве предприятий организована на самом низком уровне. Компьютер может сломаться, и тогда архив может быть полностью утерян.
- Облачный архив. Его единственная особенность — для доступа к данным нужен интернет. В остальном он полностью соответствует всем требованиям к хранению архива с ЭД: есть несколько уровней доступа, высокий уровень защиты от взлома и физического уничтожения данных.
- Системы электронного документооборота. Чаще всего они предлагают в комплексе и организацию электронного архива и архива долговременного хранения. Такая функция есть в «1С:Документооборот», «1С:Архив», а в связке с «1С:ЭДО» будет также работать функция обмена документами с внешними контрагентами. В «1С:Документооборот» можно организовать гибкую систему разграничения прав доступа к документам, плюс система по умолчанию хорошо защищена от несанкционированного доступа. В ней реализована удобная структура номенклатурных дел, с учетом, в том числе, и бумажных архивных документов.
Уничтожение документов в электронной форме после окончания их срока хранения в архиве практически не отличается от уничтожения бумажных документов, но проводится гораздо быстрее и проще. Если вы используете СЭД, то уничтожение обычно заключается в формировании и проведении специального документа в системе, в который вы добавляете соответствующие архивные дела. Там же можно сформировать акт уничтожения и распечатать его при необходимости.
При уничтожении ЭД, хранящихся на компьютере или внешнем носителе, нужно учитывать один нюанс. Если вы просто выполняете уничтожение в предусмотренном законом порядке и в целях освобождения места на диске – то можете просто удалить документ (не забыв очистить Корзину), и все. Если же речь идет о важных документах, которые вам нужно удалить с гарантией, что они никому больше не попадут в руки, то помните, что IT-специалист в большинстве случаев может восстановить удаленный документ с жесткого диска компьютера или другого носителя.
Чтобы уничтожить документ надежно и навсегда:
- используйте специальные программы, которые многократно перезапишут те отделы диска, на которых хранился ваш документ. После этого его невозможно будет восстановить;
- в самых серьезных случаях лучшим способом будет физически уничтожить носитель, на которым был документ, – сжечь, механически разрушить, размагнитить (если он магнитный) и т. д.
Как долго хранить бухгалтерские документы?
- Данные по налогообложению – четыре года с момента окончания налогового периода.
- Регистры налогового учета и налоговую отчетность – пять лет после окончания периода.
- Документацию по уплате страховых взносов в ФОМС, ФСС, ПФР, ведомости (расчетные и платежные), больничные листы, различные документы по выплатам – шесть лет после года последнего использования документа.
- Срок хранения кадровой документации зависит от года ее создания: документы, созданные после 2003 года, хранятся 50 лет, до 2003 – 75 лет.
- Документация по расчету заработной платы – пять лет после окончания года создания документа.
- Журналы учета рабочего времени и табели – пять лет после окончания года принятия документа. Здесь существует дополнительное требование: если в них отражено время работы в опасных или вредных условиях, то сроки хранения составляют 50 лет для документов, созданных после 2003 года, и 75 – до 2003.
Санкции за неправильное хранение бухгалтерской документации
Бухгалтерские документы компании могут запросить такие органы, как: ФНС, ФСС, ПФР и трудовая инспекция. Если документы не будут предоставлены вовремя, то, как организации, так и ответственному лицу будет грозить штраф. Чтобы избежать подобных мер, необходимо точно знать, как правильно хранить бухгалтерские документы, где их хранить, в каких архивах.
Если по каким-либо причинам документы в ФНС не предоставлены, то за каждый документ организацию оштрафуют на двести рублей, а должностное лицо – на сумму от трехсот до пятисот рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ и ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ соответственно).
В случае непредставления документов в ФСС или ПФР организация также будет оштрафована на 200 рублей, а должностное лицо – на 300-500 рублей за каждый документ (ст. 48 Закона № 212-ФЗ, п. 1 ст. 19 Закона № 125-ФЗ, ч. 3,4 ст. 15.33 КоАП РФ).
Если документы не были предоставлены трудовой инспекции, организации придется заплатить штраф от 30 до 50 тыс. рублей, должностному лицу – 1000-5000 рублей.
Наш офис — наша крепость
Возможность организовать хранение всей документации непосредственно на территории предприятия (офиса) существует. Для этого необходимо упорядочить, систематизировать, описать, составить каталог и учет документов. Для этих целей должно быть оборудовано специальное помещение под архив и в штате организации необходимо иметь делопроизводителя-архивариуса.
Деятельность любого предприятия немыслима без сотрудников. На каждого сотрудника заводится множество документов. Это и приказы о приеме на работу, всевозможные справки, поощрения, взыскания и многое другое. Все эти документы имеют определенные сроки хранения, а некоторые документы должны храниться 75 лет. Таким образом, хранение документов по личному составу необходимо любой компании.
На практике документы по личному составу в основном хранятся в офисах компаний. Такие документы можно разделить на следующие категории:
- документы, фиксирующие собственно трудовую деятельность (приказы по личному составу, личные дела, списки работников, трудовые договоры, контракты, личные карточки формы N Т-2);
- документы, отражающие финансовую сторону трудовой деятельности (единовременные трудовые соглашения, лицевые счета, расчетно-платежные ведомости, документы по тарификации, документы об установлении персональных окладов, ставок и надбавок);
- документы, фиксирующие должностные и иные заслуги работника (документы о представлении к государственным и ведомственным наградам, приказы о поощрениях и награждении сотрудника);
- документы, фиксирующие производственно-трудовой травматизм;
- документы, удостоверяющие работу во вредных условиях производства и дающие право на льготы;
- документы, регистрирующие наличие или выдачу документов по личному составу (книги учета выдачи трудовых книжек, книги регистрации выдачи дипломов, аттестатов, книги учета личных дел);
- невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты и т.д.).
Всего к группе по личному составу может быть отнесено более 40 видов документов. Эти документы необходимо систематизировать с указанием сроков хранения.
Но не стоит забывать, что архивному хранению подлежат и бухгалтерские документы. Так, согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет.
Сперва рассмотрим ООО. Так как оборот подобных предприятий довольно значителен, требования к ним строже. Во-первых, вся бухгалтерская и налоговая отчетность должна храниться минимум 75 лет. Кроме того, срок хранения бухгалтерских документов в ООО может быть продлен на неопределенное время в тех случаях, которые мы уже рассматривали выше.
Документация по расчетам с персоналом должна храниться на всем протяжении работы конкретного человека в организации и не менее 10 лет с даты его увольнения. Если же сотрудник уходит на пенсию именно из этой компании, документы должны сохраняться постоянно, так как в случае возникновения претензий по размерам начислений их потребуется поднимать в первую очередь.
Счета-фактуры, прочие документы, свидетельствующие о расчетах с поставщиками и покупателями, относятся к третьей группе, а потому должны храниться до 10 лет включительно. Как мы уже и говорили, общая бухгалтерская отчетность должна храниться постоянно.
Как определить важность бухгалтерских документов для организации?
Как же понять, на каких бумагах при их хранении необходимо ставить пометку «до минования надобности», и что с ними предстоит делать в дальнейшем? В этом случае профессиональные юристы рекомендуют проводить отдельную экспертизу ценности хранимых документов.
Основное требование, которым должны руководствоваться члены комиссии, – это не только ценность самих сведений в хранимых бумагах, но и тот ущерб, который может понести организация при их утере.
Таким образом, требуется увеличивать сроки хранения для следующих финансовых и бухгалтерских документов: любые договоры и сметы по тем работам, которые даже теоретически могут увеличить стоимость как самого предприятия, так и отдельных его компонентов; все бумаги и электронные носители, относящиеся к конкурсным закупкам; все документы, которые так или иначе могут потребоваться в случае судебных разбирательств (даже теоретически возможных).
Как хранить первичную документацию по убыткам
Пункт 2 ст. 283 НК РФ предоставляет компаниям право для целей налогообложения прибыли перенести убыток на будущее. Срок не должен превышать десяти лет, следующих за тем налоговым периодом, в котором убыток получен. При этом согласно п. 4 ст. 283 НК РФ налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
Специалисты Минфина России трактуют эту норму следующим образом. Списание убытков возможно только при наличии первичных документов, подтверждающих полученный финансовый результат. При этом Налоговый кодекс не пре-дусматривает прекращения обязанности по хранению документов после проведения налоговой проверки, которая установила размер понесенного убытка (письмо от 25.05.2012 № 03-03-06/1/278).
Что касается арбитражной практики, то у судов нет единого мнения по вопросу, нужно ли сохранять первичку после того, как в компании прошла проверка, подтвердившая размер убытков.
Одни суды поддерживают налоговиков и считают, что вне зависимости от того, была ли в компании проверка, документы по убыткам необходимо иметь. В противном случае отражение их в декларации по налогу на прибыль будет неправомерным (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 24.08.2012 № А20-3689/2011, Поволжского округа от 25.01.2012 № А12-5807/2011).
Другие встают на сторону налогоплательщиков (постановления ФАС Уральского округа от 01.06.2011 № А47-1527/2010, Западно-Сибирского округа от 05.09.2007 № А45-18186/06-39/557). В постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 11.02.2008 № А11-2175/2007-К2-20/131 (Определением ВАС РФ от 06.06.2008 № 6899/08 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ) арбитры указали следующее. Если налоговый орган в ходе предыдущей проверки проверял первичные документы, подтверждающие правильность определения убытка в период его возникновения, то далее размер заявленных убытков считается документально подтвержденным.
Отметим, что в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12 рассматривался вопрос о правомерности учета при расчете налога на прибыль сумм убытка при реорганизации. Высшие арбитры пришли к выводу, что правопреемник не может учесть убыток, полученный предшественником и по которому отсутствуют первичные документы, подтверждающие факт возникновения и размер убытка. Суд указал, что все хозяйственные операции должны быть оформлены оправдательными документами. Если таких документов нет, то порядок, установленный в п. 4 ст. 283 НК РФ, не соблюден. При этом размер убытка не могут подтвердить налоговые регистры, налоговые декларации и передаточные акты реорганизованного юридического лица.
Как правильно хранить документы
Запрашивать первичную документацию в рамках камеральных и выездных налоговых проверок у плательщиков «вмененного» налога ИФНС не вправе. Ведь в ходе таких ревизий могут быть затребованы лишь документы, имеющие отношение к исчислению и уплате налогов. Очевидно, что первичка с начислением ЕНВД никак не связана.
Остаются только встречные проверки, в ходе которых налоговики могут запросить документы, в том числе первичные, по сделкам с каким-нибудь контрагентом. О том, можно ли привлечь предпринимателя на ЕНВД к ответственности за отказ в представлении документов в рамках этих проверок, мы спросили у специалиста ФНС.
Если предприниматель закрывает ИП, документы всё равно надо хранить, пока не закончился срок хранения.
Иванов закрывает ИП в 2019 году. При этом у него есть договор с поставщиком от 2018 года. Срок хранения договоров считается от последней сделки. Допустим, последняя поставка по договору — в декабре 2018 года.
Срок хранения договоров — пять лет. Значит, ИП Иванов хранит договор до 2023 года.
Бухгалтерские документы можно хранить, как угодно. Закрыли дело, забираете документы домой или сдаете в архив. Есть частные и государственные архивы, подходят любые.
Кадровые документы обязательно надо передать в архив, иначе у сотрудников могут быть проблемы с пособиями, пенсиями или стажем. Для хранения подходят муниципальный или государственный архивы.
Пользователям «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 при оформлении фактов хозяйственной жизни доступны печатные формы первичных учетных документов:
-
содержащиеся в альбомах унифицированных форм, например, формы № Торг-12, № АО-1, № ИНВ-22 и др. Указанные формы не обязательны к применению, но могут использоваться для ведения бухучета (при условии отражения в учетной политике организации), т. к. полностью соответствуют Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ (см. Информацию Минфина России № ПЗ-10/2012);
-
предложенные разработчиками программы, например, Акт на передачу прав, Акт сверки (с контрагентом), Акт на списание материалов и др.
Если организация применяет электронный документооборот (ЭДО) со своими контрагентами, то в программе можно создавать электронные первичные документы, в том числе по xml-форматам, утвержденным ФНС России. Например, документ о передаче товаров при торговых операциях, утв. приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг), утв. приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
По мере развития функционала программы список печатных форм активно пополняется всевозможными справками-расчетами, с помощью которых бухгалтер получает готовые первичные документы, соответствующие требованиям законодательства и подтверждающие расчеты в удобной наглядной форме, например, Рублевые суммы документа в валюте, Справка-расчет начисления процентных расходов и др.
Большая группа справок-расчетов формируется при выполнении в программе регламентных операций при закрытии месяца, например, Амортизация, Распределение косвенных расходов, Признание расходов по ОС, поступившим в аренду и др. Такие справки-расчеты доступны по одноименной кнопке в форме обработки Закрытие месяца.
Хранение первичной бухгалтерской и налоговой документации
относятся документы, связанные с организацией системы управления компанией, планированием деятельности, материально-техническим обеспечением, информационным обслуживанием и решением административно-хозяйственных вопросов.
К ним можно отнести учредительные и прочие регистрационные документы — устав, свидетельства о государственной регистрации, ИНН, регистрацию в фондах, статистике и так далее. А также лицензии и разрешения, сертификаты, свидетельства на товарный знак, свидетельства о праве собственности – все основные документы компании, без которых она не может функционировать и восстановление которых в случае утраты занимает достаточно продолжительное время.
Кроме того:
- протоколы собраний, реестры акционеров и все, что с ними связано;
- приказы и справки, правила, инструкции и регламенты;
- переписка; документы о проведении проверочных и контрольных мероприятий; договора, договорная документация;
- документы по планированию: программы, прогнозы, планы и бизнес-планы, а также таблицы, расчеты и анализы; документы ценообразования: прейскуранты, тарифы, ценники, справки и расчеты
- документы, связанные с финансированием и кредитованием компании: планы, справки, таблицы и графики, договора кредитования, финансирования и инвестирования, отчеты об использовании средств и так далее.
- Внешние первичные учетные документы – документы, которые уходят из компании или поступают извне, в основном расходные и приходные. К ним обычно относят накладные, акты выполненных работ (услуг), счета-фактуры,квитанции, в зависимости от вида деятельности список можно дополнить и другими документами.
- Внутренние первичные учетные документы. Документы, которые создаются непосредственно внутри компании — планы счетов, учетная политика, аналитические и синтетические счета учета, учетные регистры, документы по учету основных средств и нематериальных активов (для начисления амортизации и погашения стоимости), учета и списания ТМЦ (например, материалов), формирования себестоимости продукции, учету и списанию ГСМ, расчеты по командировкам, авансовые отчеты, кассовые документы, расчеты по налогам, акты сверок и так далее. Какие-то из них формируются по установленной (унифицированной) форме, другие – в произвольной, утвержденной самой организацией. Но все они связаны непосредственно с отражением хозяйственных операций в бухгалтерском учете предприятия и расчетом налогов. Обычно такие документы формируются в бухгалтерии, а Вам остается только их подписать.
- Банковские документы. Банковские выписки, платежные поручения, заявки на покупку-продажу валюты, все те документы, которые связаны с движением денежных средств по счетам организации.
- Кассовые документы. Кассовая книга, кассовые отчеты, приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты – документы, связанные с движением наличных денежных средств.
- Бланки строгой отчетности. Один из самых применяемых — чековая книжка, для снятия наличных денежных средств с банковского счета. К ним же относятся бланки, применяемые для расчетов при осуществлении определенных видов деятельности, например, гостиничных услуг, бытовых услуг населению, и так далее. Обычно изготавливаются типографским способом.
- Бухгалтерская (баланс и приложения к нему) и налоговая отчетность (декларации и расчеты), отчетность в фонды и органы статистики, справки, акты сверок и проверок.
Например, проектно-сметная документация, научно-техническая, строительная документация. В отношении формирования, учета и хранения таких документов рекомендуем руководствоваться, в том числе, и отраслевыми нормами.
Теперь о том, а собственно, зачем и сколько времени нам все это хранить?
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Прежние сроки | Новые сроки |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 4 года | 5 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 75 лет | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | Постоянно | 5 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) |
50/75 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | 5 лет, для части этой документации — постоянно | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 5 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
При наличии лицевых счетов — 6 лет
При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 5 лет | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 5 лет | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | Постоянно | 5 лет |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 3 года | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | Постоянно | 45 лет |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 1 год | 3 года |
Что делать, если первичные документы утеряны
Шаг 1. Расследовать факт пропажи документов, которые подтверждают отраженные в учете операции: установить, кто из сотрудников должен был получить документы, были ли они вообще запрошены у контрагента. Можно попробовать запросить документы у контрагента повторно, в 2 из 3 случаев это решит проблему.
Шаг 2. Если простые методы не помогли, переходим к официальным. Официально это оформляется так: сотрудник, который обнаружил пропажу, должен написать служебную записку. На основании этой записки издается приказ руководителя, в котором назнчается комиссия по расследованию пропажи. Комиссия проводит расследование, результат оформляет актом.
В акте описываем обстоятельства пропажи документов. Если произошла форс-мажорная ситуация: например, офис с архивом был затоплен, горел или был ограблен, то соответствующие службы должны это подтвердить. Например, заверить опись имущества, пострадавшего в катастрофе.
Прививка от претензий налоговиков: как хранить документы вне офиса
Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, о котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Что касается бухгалтерской документации и других документов акционерных обществ, то она должна храниться по месту расположения исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Закона об АО).
Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Архивом может быть названо специальное помещение в офисе компании, отведенное для хранения документации, структурное подразделение предприятия в составе канцелярии/службы делопроизводства, а также специализированное госучреждение. На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет. Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения.
Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п. 3.4.2 приказа Главного архива СССР от 25.05.1988 № 33), среди которых:
- составление описи;
- нумерация страниц и сшивание дела;
- оформление обложки.
Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.
Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.