Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как документировать представительские расходы (часть 2)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли. Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы «на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий».
Соблюдение разумности при оформлении расходов в представительские траты
В одной компании практически каждая «деловая» встреча проводилась поздно вечером в ресторанах, в чеках фигурировало приличное количество спиртного (что формально вроде как не запрещено), а в отчете по представительским расходам в качестве результата переговоров значилось что-то вроде «достигнута договоренность по ряду ключевых моментов». Причем чеков зачастую бывало несколько, последние из них — исключительно на виски, коньяк, кальян и т.п.
Хотя каждая такая встреча и оформлялась полным комплектом документов, но все они были как под копирку, а время и суммы на чеках ресторанах как-то мало вписывались в понятие деловых мероприятий. Формально порядок соблюден: алкоголь чиновники разрешают относить на представительские расходы, все необходимые документы имеются, про результаты встречи в них сказано. Но по факту все выглядит попыткой оплатить личный досуг директора за счет компании. Проверяющие легко усматривают нарушения в подобных ситуациях.
Или другой пример. Первые лица компании частенько проводят деловые встречи на заграничных курортах. При этом на встречах присутствуют представители российских компаний, а не иностранных. Формально тоже – никаких нарушений нет, ведь в НК РФ не сказано, что встречи должны происходить исключительно на территории России. Более того, там даже сказано «независимо от места проведения мероприятий». Однако у налоговых органов могут возникнуть претензии, как, например, это было в споре, рассматриваемом в постановлении ФАС Московского округа от 27.09.2013 по делу № А40-5827/13-115-13. Правда, в этом споре выиграла компания.
В таких ситуациях компании должны помнить о налоговых рисках, потому что налоговики с большей вероятностью признают такие расходы необоснованными. Причем риски возникают не только по налогу на прибыль, но и по НДФЛ и страховым взносам.
То, что в ряде случаев судебная практика на стороне компаний, безусловно, радует. Но далеко не все компании готовы судиться с налоговиками. А не учитывать сомнительные представительские расходы вовсе не самый подходящий вариант, поскольку в таком случае организация фактически дарит бюджету деньги, хотя имеет законное право уменьшить свою налоговую базу на представительские расходы.
Поэтому в целях минимизации налоговых рисков рекомендуем делать следующее:
- составлять протоколы встреч, где подробно описывать все моменты и договоренности, достигнутые в ходе переговоров;
- составлять списки приглашенных лиц и наименования сторонних организаций, участвующих в мероприятии (он может отдельно не составляться, а указываться, например, в отчете о представительских расходах по проведенным мероприятиям);
- убедиться, что количество персон, прописанное в договоре на проведение мероприятия, соответствует количеству участников деловой встречи (например, если заключается договор на ресторанное обслуживание, в котором указывается количество обслуживаемых персон);
- проверять, чтобы положения оформляемых документов не содержали указание на развлекательный характер (например, избегать слов баня, бассейн, корпоративы, артисты и т.п.).
Какие расходы считаются представительскими для целей налогообложения?
Представительские расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, и им посвящены две нормы – пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ, в которых раскрывается понятие таких расходов, дается их перечень.
Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:
-
представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
-
участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
В данной норме приведен перечень расходов, относимых к представительским:
-
расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
-
расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
-
расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
-
оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Можно ли учесть в составе представительских расходов затраты на оплату проезда и проживания деловых партнеров?
Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским относятся расходы на транспортную доставку официальных лиц, участвующих в переговорах, к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно. На основании данной нормы представительским расходом считается оплата проезда к месту проведения официального мероприятия от места нахождения принимающей организации или гостиницы.
По мнению налоговых органов, оплата проезда участников переговоров из других городов или стран в город, в котором организуется официальное мероприятие, под действие названного пункта не подпадает (см. письма УФНС по г. Москве от 14.07.2006 № 28-11/62271, от 11.11.2004 № 26-12/73173).
Учитывая закрытый характер перечня нормы представительских расходов, контролирующие органы выступают и против признания в их составе затрат, связанных с проживанием прибывших для участия в официальных мероприятиях иногородних гостей – деловых и потенциальных партнеров организации (см. письма Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796, от 16.04.2007 № 03-03-06/1/235, УФНС по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115).
В арбитражной практике можно найти примеры, где судьи занимают иную позицию: обеспечение проживания представителей контрагентов – участников переговоров относится к их обслуживанию. Значит, расходы, понесенные в этих целях, являются представительскими (см. постановления ФАС ВСО от 16.05.2013 по делу № А58-1363/2012, ФАС МО от 26.04.2010 № КА-А40/3669-10 по делу № А40-91039/09-127-518).
Интересным представляется мнение ФАС МО, изложенное в Постановлении от 23.05.2011 № КА-А40/4584-11 по делу № А40-99409/10-13-522: расходы на размещение участников официальных мероприятий не могут быть квалифицированы в качестве представительских. Указанный в п. 2 ст. 264 НК РФ перечень учет представительских расходов является закрытым, а спорные затраты в него не включены. Однако они могут быть учтены в целях налогообложения прибыли в качестве других прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Понятие представительских расходов
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).
Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:
- транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в Письмах Минфина России от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 N 03-03-06/1/796.
Обратите внимание:
- указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше Письма Минфина России и Письмо ФНС России от 18.04.2007 N 04-1-02/306@);
- финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).
Понятие представительских расходов
Для отнесения тех или иных затрат к представительским расходам необходимо определиться с самим понятием. Если обратиться к положениям подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ, то станет ясно, что представительскими расходами являются расходы, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием лиц:
- представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
- участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.
А вот само место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Это важно уяснить, так как в деловой практике распространено проведение представительских встреч как в формальной, так и в неформальной обстановке за пределами офиса.
Само понятие официального приема установлено в п. 2 ст. 264 НК РФ. Таковым признается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для представителей других организаций, а также официальных лиц вашей организации, участвующих в переговорах (либо на заседании руководящего органа компании).
Здесь же приведено, что под обслуживанием понимается:
- транспортное обеспечение доставки участвующих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Таким образом, мы определились с перечнем представительских расходов, который также нашел отражение в письмах Минфина России от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796.
Обратите внимание:
- указанный перечень является закрытым и расширительному толкованию не подлежит (упомянутые выше письма Минфина России и письмо ФНС России от 18.04.2007 № 04-1-02/306@);
- финансовое ведомство требует документально доказать необходимость каждого конкретного мероприятия для целей получения прибыли, чтобы расходы на него можно было признать представительскими (т.е. не списывать их за счет чистой прибыли).
Нормы по представительским расходам
Для представительских расходов установлен норматив – они не должны превышать 4% от фонда оплаты труда (ФОТ). К ФОТ в данном случае относятся выплаты в пользу работников, которые учитываются для налога на прибыль: оклад, надбавки, премии и т.п. (ст. 255 НК ПФ) Если выплата не влияет на расчет налога на прибыль (например – материальная помощь), то ее нельзя учитывать и при нормировании представительских расходов.
Расчет как самих представительских расходов, так и затрат на оплату труда нужно проводить нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).
Поэтому если у бизнесмена были существенные представительские расходы в начале года, то ему может не хватить лимита для того, чтобы учесть их все в 1 квартале. Затем, по итогам 6, 9 месяцев и года размер ФОТ увеличится и можно будет списать больше представительских расходов.
Но если не хватит лимита за год в целом, то остаток представительских расходов нельзя будет переносить на следующие налоговые периоды (п. 42 ст. 270 НК РФ).
Представительские расходы
Для установления взаимовыгодного сотрудничества компании устраивают деловые приемы и тем самым несут определенные представительские расходы. Конечно же, «упрощенцы» не вправе учесть такие затраты в расходах, но документально оформлять подобные операции необходимо.
Итак, налогоплательщики, применяющие УСН, не вправе учитывать представительские расходы в целях налогообложения. Но никто не говорит, что «упрощенцы» не могут проводить такие операции за счет прибыли. Иными словами, расходы-то они могут понести, но налоговые органы это просто проигнорируют и попросят с этих сумм уплатить единый налог – и все согласно действующему законодательству, основываясь на п. 1 ст. 252, п.п. 1 и 2 ст. 346.16 НК РФ.
Поэтому организациям, применяющим УСН, как с объектом «доходы», так и с объектом «доходы минус расходы», главное в этом вопросе – документальное оформление факта хозяйственной жизни. Ведь от ведения бухгалтерского учета их никто не освобождает.
Для того чтобы использовать представительские расходы в уменьшение налоговой базы, предприятие должно корректно их оформить. В этих целях финансовое ведомство РФ предписывает задействовать такие документы, как отчет о представительском мероприятии, а также первичную документацию, дополняющую его. Важнейшей частью данного отчета может быть программа проводимого мероприятия (однако она может быть оформлена и как отдельный документ).
Изучить иные полезные сведения о представительских расходах вы можете в статье
Представительские расходы
— расходы предприятия или организации на проведение официальных приемов иностранных представителей, на посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика.
Требования к первичке
Кроме отчета о ПР, а также дополняющей его во многих случаях программы, подтверждение соответствующих расходов осуществляется посредством различных первичных источников.
Их можно классифицировать на 2 основные категории:
- контрактные первичные документы (договоры, акты, счета — с контрагентами, оказывающими услуги в рамках проведения представительских мероприятий);
- внутренние учетные документы (такие как отчет о проведении делового мероприятия).
Все типы первички должны соответствовать общим требованиям, отраженным в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ, и содержать:
- наименование;
- дату составления документа;
- название фирмы;
- сведения об учитываемом хозяйственном факте;
- сведения о величине измерения соответствующего факта, единицах данного измерения;
- сведения о лицах, имеющих отношение к возникновению соответствующего факта, подписи данных лиц.
Первичка составляется в момент возникновения учитываемого хозяйственного факта либо в крайнем случае непосредственно после его возникновения (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Руководитель фирмы должен утвердить формы первички, используемой в организации, в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).
Если в приказе была замечена ошибка, то необходимо сделать следующее:
- Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если:
- ошибка была замечена еще до подписания руководителем;
- ошибка была обнаружена в момент подписания.
- Аннулировать документ, если в нем найдены опечатки, помарки, слова, перевирающие смысл приказа. Для этого достаточно издать новый приказ. Но перед этим надо издать документ, аннулирующий приказ о проведении мероприятий, в котором есть ошибки. В нем должно быть указано следующее:
- регистрационный номер;
- дата;
- заглавие;
- текст должен начинаться со слов: «Признать утратившим силу»/«Считать недействительным»;
- причина отмены;
- кто несет ответственность за исправления;
- сроки исполнения заменяющего приказа.
После того как был составлен документ (отменяющий приказ), следующим шагом будет подготовка нового, которому присвоен новый номер и где отсутствуют какие-либо опечатки, помарки, описки. После чего приказ подписывается руководителем.
Документальное оформление расходов
Расходы в составе представительских учитывают с учетом п. 2 ст. 264 НК РФ при наличии правильно оформленных первичных документов, подтверждающих расходы на проведение деловых встреч.
При принятии к учету расходов, оформленных как представительские, необходимо учитывать правило: данные расходы принимают в пределах 4% от годового фонда оплаты труда всех наемных сотрудников налогоплательщика (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Подтвердить расходы на проведение встречи с деловыми партнерами можно следующими документами:
- распоряжением директора, оформленным приказом, где прописана цель встречи, список участников, ответственные (подробнее узнать про этот приказ, а также его форму можно в нашей статье ““);
- сметой представительских расходов, в которой указывают наименование, перечень и величину затрат на проведение мероприятия, а также итоговую стоимость;
- отчетом о проведении деловых переговоров (в нем прописывают итоги встречи: что удалось достигнуть, кто присутствовал и т. д.).
Ранее налоговики при проверках обоснованности расходов по официальным встречам с партнерами исключали из расходной части представительские, по которым не было положительного результата.
Какие бумаги оформить…
Четкого перечня бумаг, которые необходимо оформить, чтобы подтвердить представительские расходы, в Налоговом кодексе нет. Нет такого перечня и в других нормативных документах. Однако время от времени советы по этому вопросу дают представители фискальных органов. Подобную рекомендацию дали московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 12 апреля 2007 г. № 20-12/034115). По мнению чиновников, такими документами могут быть:
– приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;
– смета представительских расходов;
– первичные документы, подтверждающие стоимость использованных товаров для представительских мероприятий, услуг сторонних организаций, например организаций общественного питания, и т.п.;
– акт о понесенных представительских расходах, подписанный руководителем (здесь должны быть указаны конкретные суммы тех или иных затрат);
– отчет о представительских расходах (составляется конкретно по проведенным мероприятиям).
Причем, если в акте указываются суммы понесенных затрат, то отчет призван свидетельствовать о факте состоявшегося мероприятия. Поэтому в отчете отражают:
– цель представительских мероприятий и результаты их проведения;
– дату и место проведения;
– программу мероприятий;
– состав приглашенной делегации;
– участников принимающей стороны;
– величину расходов на представительские цели.
Чтобы избежать возможных претензий при налоговой проверке, рекомендацию налоговиков лучше принять к сведению и соответствующие документы оформить.
И еще. Расчет нормативной величины представительских расходов также нужно подтвердить на бумаге. Таким подтверждением может быть бухгалтерская справка-расчет.
НАША СПРАВКА
По мнению чиновников, представительские расходы, не давшие результата, нельзя учесть в составе налоговых затрат. Ведь в этом случае, считают фискалы, расходы не могут быть признаны экономически обоснованными. Поэтому, если вы хотите избежать споров с проверяющими, отражать в налоговом учете лучше лишь те представительские, которые привели к заключению сделки. Хотя справедливости ради отметим: в судах такой подход, как правило, не находит поддержки. Обычно арбитры считают, что само намерение заключить с потенциальным партнером выгодный договор – и есть экономическое обоснование представительских. А увенчалась встреча успехом или нет, значения не имеет.
Место трат в налоговом учете
Представительские расходы в налоговых расходах отражает статья Налогового кодекса Российской Федерации номер 264, она представляет полный перечень видов расходов на цели представительства. Соблюдение законодательных актов при списании трат необходимы для того, чтобы проводить налогообложение прибыли предприятий и организаций. Относится затратная часть на организацию встреч к прочим расходам на реализации продукции и ее производство.
Траты указаны в письмах Министерства финансов от 09.10.2012 № 03-03-06/1/535, от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796 носят название представительских расходов. И подлежат четкому контролю. Все определения указаны без внесения в них видоизменений и отклонений. Каждый из видов затратной части на встречи и переговоры подлежат четкому контролю, поэтому на представительские расходы оформляем документы правильно.
Учет при налогообложении
При исчислении налога на прибыль организаций представительские расходы согласно подпункту 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией. При этом пунктом 2 указанной статьи 264 НК РФ дается определение представительских расходов для целей налогообложения и их состав.
В налоговом учете в качестве представительских расходов можно учесть затраты, связанные с проведением:
- заседаний совета директоров (наблюдательного совета, правления) организации;
- переговоров с представителями других экономических субъектов (таковыми могут быть как уже работающие с организацией контрагенты, так и потенциальные).
Законодатель упоминает лишь о переговорах с представителями других организаций. Однако финансисты считают возможным относить к представительским расходам и затраты, связанные с проведением переговоров с физическими лицами — как фактическими, так и потенциальными клиентами организации (письма Минфина России от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859, от 03.06.2013 N 03-03-06/2/20149).
Место проведения мероприятий значения не имеет. Расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, могут признаваться представительскими вне зависимости от того, является налогоплательщик принимающей стороной или нет (постановление ФАС Центрального округа от 27.08.2009 N А48-2871/08-18).
Под официальным приемом в целях главы 25 НК РФ понимается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие для указанных представителей либо участников, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах.
Об официальном характере приема могут свидетельствовать следующие документы:
- приказ руководителя о проведении представительского мероприятия;
- план представительского мероприятия, утвержденный руководством;
- смета расходов на его проведение.
В случае если официальный прием предполагается провести в ходе командировки, то об этом должно быть сказано в служебном задании (ином распорядительном документе о направлении сотрудника в командировку).
В расходы по обслуживанию входят:
- транспортное обеспечение доставки указанных лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
Представительские расходы на командировку
К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты на:
- официальный прием и/или обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
- транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и/или заседания руководящего органа и обратно;
- оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
К представительским расходам так же не относят расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Чтобы обосновать представительские расходы в командировке, достаточно двух документов:
- Отчета о представительских расходах, который утвердил руководитель организации.
- Авансового отчета.
К этим отчетам сотрудник прикладывает первичные документы. Например, кассовые чеки, акты и прочее. Такие требования содержат письма ФНС России от 8 мая 2014 № ГД-4-3/8852, Минфина от 10 апреля 2014 № 03-03-РЗ/16288.