Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В компанию попадает различная корреспонденция — коммерческие предложения, приглашения, поздравления, рекламно-информационные материалы. Далеко не на все из них обязательно отвечать. Много бумаг присылают и государственные структуры. Когда они попадают в организацию, их разбирают, а особенно важные отправляют руководству. Одни нужны для ознакомления, а на другие требуется составить грамотный ответ.
Обязательно ли отвечать на запрос о предоставлении информации
Обязательно отвечают на документы, в которых содержатся:
- запросы;
- претензии;
- просьбы;
- распоряжения;
- коммерческие предложения;
- приглашения.
Чаще всего на практике встречается деловая корреспонденция в виде запроса. В таких официальных переписках текущие и возможные партнеры просят сведения о товарах, услугах, ценовой политике, сроках поставки и другое. Нередко официальный запрос составляют государственные структуры с требованием предоставить значимые сведения или документы.
В отличие от обычных писем-просьб, в запросах отправитель обосновывает требование о необходимости сведений. Например, ссылается на законодательный акт, который позволяет запрашивать важные деловые бумаги, данные об организации, сотрудниках и т. д.
По закону, их вправе требовать различные госструктуры:
- судебные органы, когда рассматривается дело;
- прокуратура, когда расследуют уголовные дела, проводят проверку по заявлениям граждан или по общему надзору;
- адвокаты, когда собирают сведения для защиты своего клиента;
- налоговая в ходе проверки выполнения законодательных норм;
- Министерство обороны при проведении мероприятий по обороноспособности страны.
Письмо-запрос о предоставлении документов
Чаще всего это используется в бухгалтерии и других структурных подразделениях организации. Мы просим вас вернуть все ранее отправленные счета или вторые копии других документов, которые были утеряны по какой-либо другой причине. Схема описания текста документа мало чем отличается от предыдущих запросов: 1.
«заголовок» документа (где показываются реквизиты частей); 2. регистрация документа как препроводительного; 3. «тема» документа (где показываются реквизиты частей); 4.
Обычно тема заявки кратко указана под регистрационным номером; 3. свяжитесь с менеджером (Уважаемый ….). 4.
характер просьбы и готовность сотрудничать; 5. заполнить форму заявления (имя, подпись и, при необходимости, печать).
Кто составляет письмо
Как правило, вся корреспонденция подписывается руководителем организации, его представителем или главным бухгалтером. Все зависит от темы письма и внутреннего разделения ответственности в компании. В любом случае, обычно не руководитель непосредственно пишет текст.
Это задание поручается подчиненным: секретарям, делопроизводителям. Сотрудник должен быть хорошим коммуникатором и иметь базовое представление об официальном делопроизводстве и деловой этике. Качество ответа в значительной степени определяет решение подрядчика о начале или продолжении сотрудничества.
Руководители получают копию окончательного письма, которое они могут сразу же подписать. Рекомендуется потратить пять минут на изучение документа, поскольку сотрудник, занимающий эту должность, мог допустить некоторые ошибки в написании. Возможно, самой большой ошибкой является отсутствие указания на то, как должен быть получен ответ.
Если официальный документ устраивает администратора, он может подписать его.
Запросы, называемые в юриспруденции вопросами, могут направляться в различные инстанции с просьбой предоставить информацию по конкретному вопросу.
Основной компетенцией заявителя (задающего вопрос) является право запрашивать информацию, закрепленное за ним законом или конвенцией.
Например, право запрашивать информацию у государственных или частных органов предусмотрено законом.
- Суды в определенных случаях
- судебные приставы-исполнители в исполнительном производстве; и
- органы прокуратуры в контексте уголовных расследований, досье и запросов граждан, а также надзорной деятельности в целом; и
- налоговые органы в контексте проверок соблюдения налогового законодательства; и
- полиция в контексте уголовных расследований и запросов граждан; и
- адвокаты по контрактам на оказание услуг; и
- Оборонные ведомства в контексте обеспечения обороноспособности страны.
На основании прав, предоставленных договором, стороны договора могут запрашивать информацию в контексте конкретных правоотношений. Например, стороны договора могут обмениваться письмами о
- способность к снабжению
- уточнение банковских реквизитов контрагента,…
- График работы и т.д.
Компании и организации, набирающие подрядчиков на основе публичного объявления, могут обращаться к любому человеку, запрашивающему информацию, поскольку публичное объявление предполагает свободное участие. Таким образом, в ходе публичного вызова может быть запрошена следующая информация
- Цена товара или услуги.
- Что касается рабочего времени.
- О качестве и целостности товара.
- Что касается доступных возможностей трудоустройства, то для
- туристические достопримечательности и т.д.
Таким образом, после получения запроса в первую очередь необходимо определить право собеседника на получение информации. Следует помнить, что независимо от того, является ли собеседник органом, имеющим право запрашивать информацию, запрос должен быть обоснован. Итак.
- Суды обязаны указывать в заявлениях, где запрашивается информация по конкретному делу. Например, «В производстве ОМСК находится уголовное дело в отношении И.И.И. по признакам преступления, предусмотренного статьей XX Уголовного кодекса Российской Федерации, Иванов И.И., 1988 года рождения, занимающийся предпринимательской деятельностью в качестве охранника с 2019 по 2021 год».
- Институт применения указывает количество уголовных дел или материальных
- Прокуратуры, осуществляющие проверки в порядке общего надзора, обязаны предъявить доказательства того, что проверка назначена или проводится на основании обращения гражданина или юридического лица.
- Налоговый орган может указать в качестве основания для подачи заявления проверки, проведенные в отношении конкретного лица.
Вы не можете выполнять необоснованные запросы, особенно в отношении личных данных и персональных данных.
Всегда помните, что предоставленная вами информация может стать предметом судебного разбирательства, если вы предоставите ее в ответ на необоснованный запрос.
Поэтому, если необходимо, не стоит инициировать электронное письмо от апеллянта.
- Чтобы получить разъяснения по поводу запроса, вам следует
- потребовать, чтобы заявление было подписано работником; и
- попросить прислать новое заявление с правильной информацией или, например, с печатью органа-заявителя.
Требования в рамках «встречных проверок».
Состав документов, который может быть запрошен непосредственно у налогоплательщика, в рамках камеральных проверок ограничен (ст.88 НК РФ). В основном это документы, подтверждающие право на применение льгот или правомерность возмещения, либо возврата НДС.
Однако данные ограничения могут быть легко инспектором преодолены.
Если документы, связанные с деятельностью налогоплательщика нельзя истребовать при камеральной проверке у самого налогоплательщика, то почему бы не запросить интересуемые инспектора документы в рамках «встречной» проверки каждого из контрагентов налогоплательщика. Получается, что инспектор запрашивает документы не в отношении самого налогоплательщика, а имеющиеся у него документы в отношении всех его контрагентов. Фактически же проверяется сам налогоплательщик. Формально такие требование законны и оспорить их в суде в подавляющем большинстве случаев не удается.
Важным нюансом встречных поверок является то, что запрашиваемые при их проведении документы и информация должны быть связаны с проверяемым налогоплательщиком, то есть с вашим контрагентом, в отношении которого и проводится проверка.
Эта связь не обязательно должна быть прямой.
В ситуации, когда у вас запрашивают документы по взаимоотношениям с вашим контрагентом, но при этом проверяют третье лицо (которое вы можете и не знать), такое требование будет законным, если ваш контрагент является звеном в цепочке поставщиков (покупателей), ведущей к проверяемому третьему лицу.
Или, например, у вас может быть запрошена информация о том, как вы отразили операцию с контрагентом в своем бухгалтерском учете. Связь данной информации с проверяемым налогоплательщиком (вашим контрагентом) неочевидна, однако суды признают истребование такой информации правомерной.
Что делать, если просят дать пояснения?
Сразу обращаем внимание, на основании какой нормы просят дать пояснения.
Если на основании 93.1 НК РФ, то актуально все то, что написано выше.
Если же на основании п. 3 ст. 88 НК РФ, то налоговый орган должен в требовании указать, какие выявлены проверкой ошибки в налоговой декларации (расчете) и (или) противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах, либо выявлены несоответствия сведений, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у налогового органа, полученным им в ходе налогового контроля.
Если налоговый орган не указывает, какие ошибки либо противоречия выявлены, то ответ на него является вашим правом, но не обязанностью.
ВАЖНО! Даже в таком случае не следует игнорировать требование. Целесообразно указать в ответе, что при самостоятельной проверке налогоплательщиком поданной им декларации никаких ошибок, противоречий не выявлено, соответственно, обязанности давать какие-либо пояснения не возникает.
Межведомственное взаимодействие, осуществляемое в целях получения и предоставления информации и документации, предусмотренных в п. 2 ч. 1 7 статьи ФЗ № 210, в электронном виде регламентируется Положением о СМЭВ. Оно утверждается правительственным постановлением и нормативными актами, принятыми в соответствии с ним высшими исполнительными структурами региональной власти. Правила получения/предоставления информации и документации могут устанавливаться актами субъекта РФ, органа территориального самоуправления с учетом положений ФЗ № 210. Несвоевременное предоставление или непредоставление организацией/органом сведений и бумаг, указанных в п. 2 ч. 1 ст. 7, по полученному запросу не выступает основанием для отказа заявителю в оказании ему муниципальной/госуслуги. Служащий, не представивший требуемого документа или информации, находящихся в распоряжении соответствующей организации/органа, несет дисциплинарную, административную или иную ответственность, предусмотренную нормативными актами РФ. Санкции также предусмотрены для лиц, несвоевременно направивших ответ на запрос.
На запрос отвечают любым из доступных способов — лично, по почте или через курьера, электронно. Если пакет лично вручает представитель организации, то позаботьтесь о наличии у него доверенности. Действовать от имени учреждения без доверенности вправе только руководитель.
Почтовое отправление необходимо оформить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Электронный вариант — отправка по ТКС (в ведомственные организации) или по электронной почте, с обязательной подписью документации электронной подписью.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
На запрос отвечают любым из доступных способов — лично, по почте или через курьера, электронно. Если пакет лично вручает представитель организации, то позаботьтесь о наличии у него доверенности. Действовать от имени учреждения без доверенности вправе только руководитель.
Почтовое отправление необходимо оформить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Электронный вариант — отправка по ТКС (в ведомственные организации) или по электронной почте, с обязательной подписью документации электронной подписью.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Что могут истребовать должностные лица ФНС у компании
Законодательством не определен конкретный перечень первичных документов, которые обязан направить плательщик для проверки по запросу. Инспектор самостоятельно решает, что именно поможет ему проверить законность сделки и удостовериться в правильности начисления налогов.
Например, если проводится проверка по НДС, контрагенты проверяемой компании предоставляют счета-фактуры, на основе которых был заявлен вычет или возмещение.
Дополнительно направляются другие документы, подтверждающие наличие взаимоотношений между субъектами предпринимательства:
- Гражданско-правовые договора с приложениями;
- Дополнения к договорам
- Выставленные и оплаченные счета;
- Акты выполненных работ;
- Декларации;
- Счета-фактуры по НДС.
Нужно ли давать ответ на письмо налоговой о предоставлении информации
Коммерческие предприятия довольно часто сталкиваются с необходимостью предоставить в налоговую инспекцию пояснения по какому-либо вопросу. Для того, чтобы эти пояснения не привели к дальнейшим проверкам со стороны надзорного органа, к составлению ответа следует относится крайне внимательно, скрупулезно и не затягивать с его отправкой.
ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла Скачать пустой бланк ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений .docСкачать образец ответа на требование налоговой о предоставлении пояснений .doc
Обычно требование предоставить пояснения поступает через некоторое время после сдачи всевозможных отчетов и деклараций, так что поводом для них может стать любая, даже самая незначительная ошибка или неточность в документах.
Во многих случаях разъяснения требуются по НДС, указанному к возмещению, из-за несоответствии сведений о налогооблагаемых базах в декларациях по налогу на прибыль и опять же НДС, при расхождении данных у контрагентов.
Вопросы могут вызвать необоснованные убытки при проверке начисления налога на прибыль, подача уточненной декларации или расчета, в которых исправленная сумма налога к уплате меньше, чем в присланных первоначально и т.д.