Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Определение фонда рабочего времени». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Анализ рабочего времени сотрудников на предприятии – это методика расчета эффективности работы (трудозатрат) персонала. Она применима к специалистам в любом сегменте и эшелоне производства, вне зависимости от их специальности и стажа. Анализ использования рабочего времени персонала также можно проводить на основании различных источников данных, включая трудовой табель, данные из тайм-трекеров и мониторинга, всевозможные отчеты, кадровые документы, статистические сведения и срезы по эффективности организации.
Что такое анализ затрат рабочего времени
Измерять потери и вести расчет снижения различных параметров (включая затраты по часам на реализацию плана и неэффективные потери) тоже можно разными способами – натуральным, трудовым и стоимостным. Анализ использования фонда рабочего времени в соответствие с табелем и другими данными существенно упрощается, если на компьютеры сотрудников организации установлен специализированный софт. На работника он никак не влияет, лишь фиксирует его действия в течение дня.
Как проводится анализ трудозатрат кадров на предприятии
Первый шаг – сбор необходимой документации. Это всевозможные табели, например, о явке на работу, отчеты по выполнению кадрами планов и по потерям ресурсов (если таковые есть). В сборе статистических сведений для отображения баланса рабочего времени на предприятии с целью комплексного анализа хорошо помогают вышеупомянутые тайм-трекеры и расширенный софт, о котором речь пойдет ниже. Дело в том, что без наглядных срезов вроде отображения рабочего времени кадров, оценить их реальную производительность невозможно.
Второй шаг – деление персонала на группы. Обычно их две – сотрудники, задействованные в производстве напрямую, и так называемые непроизводственные кадры. Такое деление важно для анализа рабочего времени на любом предприятии, потому что невозможно под одни критерии подвести персонал, задействованный в ключевых и вторичных бизнес-процессах. Потеря численных параметров в одном сегменте сказывается на учете рабочего времени более явно, чем в другом.
Для чего нужен расчет показателей фонда рабочего времени
Фонд рабочего времени необходим, в первую очередь, для планирования использования трудовых ресурсов. Зная количество потенциально возможных дней и часов работы, можно рассчитать плановую производительность. А сравнение фактического показателя с ранее определенным плановым покажет потери и позволит проанализировать эффективность использования трудовых ресурсов.
Основой для расчета является ФРВ по отдельно взятому сотруднику. Именно понимание того, сколько в действительности может отработать сотрудник с учетом:
- его физических возможностей;
- требований трудового законодательства;
- возможностей предприятия задействовать его потенциал,
позволяет определить возможности использования всего кадрового потенциала предприятия.
На практике рассчитываются следующие показатели ФРВ:
- календарный;
- номинальный;
- максимально возможный;
- эффективный.
Покажем на примере, как рассчитывается фонд рабочего времени на 2022 год (Россия) с использованием производственного календаря.
Исходные данные. ООО «Компания» работает на пятидневной сорокачасовой трудовой неделе. Штатным расписанием предусмотрено 10 работников. На основе данных за предыдущие годы определено среднее число дней отсутствия работников в год:
- по болезни — 30 дней;
- учебные отпуска — 20 дней;
- иные отсутствия — 2 дня.
Каждому работнику, в соответствии с ТК РФ, будет предоставлен отпуск 28 календарных дней. Таким образом, на отпуск приходится 20 дней работы каждого работника.
Расчеты представим в таблице:
| Показатель | Расчет, значение (дней) |
|---|---|
| Календарные дни | 365 |
| Выходные и праздничные дни | 118 |
| ФРВ | |
| Календарный | 365 × 10 = 3650 |
| Номинальный | (365 – 118) × 10 = 2470 |
| Максимально возможный | 2470 – 20 × 10 = 2270 |
| Эффективный | 2270 – 30 – 20 – 2 = 2218 |
Эффективный фонд рабочего времени
Эффективный фонд рабочего времени является достаточно важным показателем, который часто находится работодателем для обнаружения точных показателей эффективности в работе конкретной организации. Для того чтобы точно определить данный показатель, ответственным лицом должен быть использован заранее подготовленный календарный фонд рабочего времени.
Для того чтобы вычислить эффективный фонд, необходимо отнять из календарного фонда все выходные дни, а также официальные государственные праздники и иные периоды времени, в которые предприятие фактически не работает.
Помимо этого, для определения максимально эффективного показателя, из обнаруженного фонда рабочего времени необходимо вычесть те дни, в которые сотрудники фактически не занимались исполнением своих профессиональных обязанностей по причине болезни или нахождения в отпуске.
Если говорить о наиболее часто встречаемых временных потерях, которые неизбежно присутствуют в деятельности каждого предприятия, можно отметить, что обычно они составляют около 10-12%. Если же данный показатель будет значительно выше – работодателю необходимо будет задуматься над исправлением ситуации и над использованием различных способов для более эффективного распределения рабочего времени.
Расчет данной разновидности фонда рабочего времени осуществляется достаточно просто. Для получения весьма точного показателя необходимо вычесть все выходные, а также официальные праздничные дни из ранее определенного календарного фонда. После проведения данной операции работодатель сможет получить точные показатели относительно тех дней, в которые сотрудники исполняли свои профессиональные обязательства.
Главным показателем номинального фонда при этом будет являться точный период, за который и осуществляется расчет, например:
- Годовой. Данный показатель будет представлять собой степень эффективности труда сотрудников за последний год функционирования организации.
- Квартальный. Обнаружение этого показателя нередко является необходимым при суммированном учете рабочего времени.
- Месячный. Данный показатель является наиболее важным и эффективным во время расчета заработной платы сотрудникам. Помимо этого, он может быть использован и при появлении необходимости в установлении точной разницы между установленными выработками сотрудников и их явок на свои рабочие места в течение последнего месяца.
Сокращение потерь рабочего времени
От того, насколько эффективно руководство может использовать фонд рабочего времени, напрямую зависит прибыль. Раздутый штат сотрудников при попустительстве административного персонала расходует рабочее время на внеслужебные дела, но требует большой объём денег на заработную плату.
Из-за человеческого фактора нередки простои. Штрафные санкции за безделье на работе, чёткое определение времени на “чай” и “перекуры”, недопустимость опоздания по неуважительной причины, контроль за непрерывным исполнением служебных обязанностей – вот меры, которые существенно повысят производительность труда в коллективе.
С другой стороны, одним лишь “кнутом” можно лишиться ценных сотрудников и потерять репутацию на ярмарке вакансий. Целесообразно использовать материальное поощрения за систематическое выполнение и перевыполнение показателей, а также повысить зарплату за результативность.
Расчет максимально возможного фонда
Максимально возможный фонд рабочего времени еще один из наиболее информативных показателей. Здесь учитываются не только периоды отдыха и праздники, в дни которых трудовое население страны не посещает работу на законных основаниях, но и отпуск. Согласно ТК РФ, срок последнего составляет 28 дней. На такое количество может рассчитывать каждый официально трудоустроенный гражданин. И именно этот параметр требуется для вычисления максимально возможного фонда.
Потребуется произвести следующие действия для расчета:
- число дней, приходящихся на отпуск одного работника, умножить на количество человек, зачисленных в штат предприятия;
- полученное значение вычесть из суммы номинального фонда.
Для определения фонда рабочего времени часто применяется производственный календарь. Итак, есть исходные данные: работники трудятся 5 дней в неделю, 40 часов. В штатном расписании указано 10 сотрудников. Количество дней их отсутствия на работе за 2020 год определено следующим образом: в связи с болезнью 30 дней, отпуском – 20 дней и другими обстоятельствами – 2 дня. Каждый из них получил отпуск в 28 дней. По факту на него приходится 20 дней работы каждого специалиста.
Общее количество дней в году – 365.
Количество дней отсутствия сотрудников на месте – 118.
Расчет выглядит следующим образом:
- календарный фонд: 365 * 10 = 3650;
- номинальный показатель: (356 – 118) * 10 = 2470;
- максимально допустимое значение: 2470 – 20 * 10 = 2270;
- эффективный параметр: 2270 – 30 – 30 – 2 = 2218.
Анализ использования в первую очередь позволяет:
- четко понимать динамику эффективности почасовой и годовой работы сотрудников, а также временно обнаруживать факторы воздействия;
- осуществлять анализ состояния ФРВ и обнаруживать проблемы с неэффективным использованием трудовых затрат;
- изучать полученную информацию по применению ФРВ.
Основой для осуществления анализа ФРВ являются:
- информация статистического и табельного учета;
- информация первичного учета;
- информация из самофотографий рабочего дня;
- опросы и так далее.
При осуществлении анализа можно изучить как всего ФРВ, так и рабочего времени каждой структуры предприятия по отдельности.
Стоит отметить, что результаты этого анализа могут быть использованы для того, чтобы эффективно планировать фонд рабочего времени.
При его составлении используются:
- плановый бюджет баланса;
- непроизводственные затраты;
- нормативные и другие потери.
Ат+1 = At + ? эк + ?др + Пр,
где Ат+1 и At – это стоимость актива данного вида соответственно на начало и конец периода;
?эк – это изменение стоимости актива в результате экономических операций (производство, купля-продажа, безвозмездная передача), т. е. разница между стоимостью приобретенных и выбывших активов;
?др – другие изменения стоимости активов, связанные с деятельностью или явлениями, не относящимися к экономическим операциям, например, открытие месторождений полезных ископаемых, стихийные бедствия и т. п. Изменение стоимости определяется как разница между стоимостью приобретенных и выбывших активов, и отражается в уравнении с учетом знака;
Пр – это номинальное увеличение или уменьшение стоимости актива за период, обусловленное изменением его цены, т. е. положительная или отрицательная холдинговая прибыль.
Продукция выращивания скота = (Н2 – Н1) + Р + З – С,
где (Н2 – Н1) – живой вес скота на конец и начало года;
Р – живой вес реализованного скота;
З – живой вес скота, забитого в хозяйстве;
С – живой вес скота, купленного со стороны.
Показатели продуктивности животных дают качественную характеристику развития животноводства, показывая выход продукции на одну голову скота:
1) молочная продуктивность коров характеризуется показателем среднего удоя на одну дойную корову – это отношение валового надоя молока к среднегодовому поголовью дойных коров;
2) мясная продуктивность скота характеризуется показателем среднего живого веса одной головы, сданной государству на мясо, – это отношение общего веса скота, сданного государству на мясо к поголовью скота на мясо;
3) шерстная продуктивность овец характеризуется отношением общего настрига шерсти к поголовью овец всех возрастов на начало года;
4) яичная продуктивность кур характеризуется отношением валового сбора куриных яиц на среднегодовое поголовье кур-несушек.
Как проводится анализ использования трудовых ресурсов
Анализ использования трудовых ресурсов начинается с подготовки документации:
- отчет по трудовой деятельности фирмы;
- табель учета сотрудников;
- сведения о текучести кадров, средней оплате труда и численности работников по форме П-4;
- отчет по определению сотрудников разной квалификации;
- информация о наблюдениях использования трудовой силы;
- данные об уровне трудовых затрат, а также сведения по их снижению.
В ходе исследования определяются показатели численности работников, текучести кадров, их социальной защиты, рационального использование труда и рабочего времени, а также производительности труда.
Анализ использования трудовых ресурсов помогает решить две главные задачи: рациональное использование рабочего труда, а также увеличение объемов производства.
Праздничные дни в 2021 году
| 1,2,3,4,5,6,8января | Новогодние каникулы |
| 7январячт | Рождество Христово |
| 23февралявт | День защитника Отечества |
| 8мартапн | Международный женский день |
| 1маясб | Праздник весны и труда |
| 9маявс | День Победы |
| 12июнясб | День России |
| 4ноябрячт | День народного единства |
Что собой представляет эффективный фонд?
Эффективный фонд подразумевает под собой количество сотрудников на предприятии. В формуле будут задействованы такие показатели, как человеко-часы и человеко-дни. Рассмотрим пример эффективного фонда. Для исполнения заказа нужно 400 человеко-часов. Исходя из этого определяется число сотрудников для исполнения задачи. Если это один сотрудник, то ему нужно 50 дней на выполнение заказа. Для получения этого результата использованы следующие расчеты:
400/8, где 8 – это стандартная длительность рабочего дня в часах.
Работодатель решает, что 50 дней – это слишком много. По этой причине для решения задачи привлекается 10 сотрудников. То есть на каждого из работников приходится по 40 часов (400/10). В итоге на решение задачи понадобится 5 дней.
ВНИМАНИЕ! Определение эффективного фонда зависит от нужд работодателя. К примеру, в компании работает мало работодателей, но и на решение задач отпущено много времени. В этом случае имеет смысл поручить заказ 1-2 исполнителям.
Анализ фонда рабочего времени необходим для установления наиболее эффективной стратегии развития компании. Чем более эффективной будет стратегия, тем большей производительности работников можно добиться. Анализ предполагает наблюдение за рабочими процессами. Главная его цель – сокращение потерь времени. Для того чтобы сократить простои, нужно определить, чем именно они вызваны. Именно для этого и нужно наблюдение за работой сотрудников.
При анализе учитывают потери рабочего времени, которые подразделяются на целодневными и внутрисменными. Рассмотрим примеры целодневных потерь:
- Плановый отпуск.
- Отпуск по БиР.
- Простои.
- Отгулы по разрешению руководства.
- Прогулы по неуважительной причине.
- Отпуск по больничному.
Рассмотрим примеры внутрисменных потерь времени:
- Ремонт ОС.
- Во время смены отключился свет, работники не смогли продолжать деятельность.
- Укороченные смены, положенные несовершеннолетним.
- Перерывы для женщин, кормящих грудничков.
Учитывать нужно все потери времени, вне зависимости от их причин.
Рассмотрим цели анализа ФРВ:
- Определение потерь РВ.
- Определение резервов времени.
- Разработка плана мероприятия по использованию времени.
- Увеличение эффективности организации.
- Повышение рентабельности.
Анализ выполняется в соответствии со следующим алгоритмом:
- Оценка баланса РВ.
- Оценка соответствия работы сотрудников режиму труда.
- Анализ неотработанного времени.
- Определение причин, по которым возникли простои.
- Оценка сверхурочной деятельности.
- Оценка влияния простоев на общую производительность.
По полученным результатам можно проводить оптимизацию рабочих процессов.