Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «НДФЛ и страховые взносы при возмещении работнику расходов». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Работа в пути или работа, имеющая разъездной либо экспедиционный характер, а также работа в полевых условиях выполняется работником на постоянной основе по месту своей основной работы на всём протяжении трудового договора с подчинением правилам внутреннего распорядка работодателя, этот договор подписавшего. В этом её отличие от командировки, при которой работник в течение определённого срока разово выполняет свою трудовую функцию вне места своей постоянной работы с подчинением правилам внутреннего трудового распорядка работодателя, с которым он в трудовых отношениях не состоит.
Важно! Работник вправе требовать от работодателя возмещения расходов, связанные с переездом в другую местность в случае, если переезд производится по предварительной договоренности между работником и работодателем.
Возмещению подлежат следующие расходы:
- расходы по переезду работника,
- расходы по переезду членов семьи работника
- расходы по провозу имущества
Важно! Возмещение расходов не переезду не производится, если работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения.
- расходы по обустройству на новом месте жительства.
Выплата компенсации и возмещение расходов работника является обязанностью работодателя, а размер компенсации и возмещения определяется соглашением сторон.
Важно! Возмещение расходов производится при наличии следующих условий:
- имущество работника используется с согласия или ведома работодателя
- имущество работника используется в интересах работодателя.
Важно! Вид имущества, который может использоваться работником при исполнении трудовых обязанностей:
- инструмент
- личный транспорт
- оборудование
- другие технические средства и материалы.
Например, надомнику может быть частично компенсирована оплата коммунальных услуг, а также услуг телефонной связи и т.п.
Важно! Работник вправе требовать компенсации:
- за использование личного имущества работника (износ/амортизацию инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов).
- расходов, связанных с использованием личного имущества работника (ремонт, обновление, приобретение комплектующих и расходных материалов, топлива, горюче-смазочных материалов).
Порядок обучения работодателем своих сотрудников
В число обязанностей сотрудника входит отработка определенного промежутка времени после прохождения обучения, при этом сроки устанавливаются в договоре только в том случае, если в нём же указана возложенная на работодателя обязанность оплатить обучение сотрудника, в результате чего может последовать обязательное возмещение стоимости обучения при увольнении. При этом практически не имеет значения место получение знаний либо процесс повышения квалификации, в качестве которого может выступать как непосредственно организация, так и специальное учебное заведение.
Кроме того, тот, кто берет на себя обязательство вносить оплату за обучение, имеет полное право заключить с соискателем определенной должности договор ученического типа, на основании которого проходит весь учебный процесс. В этом случае в случае увольнения взыскание денег за обучение с работника осуществляется в соответствии с требованием работодателя.
События могут развиваться иным образом, если работодателем оплачивается обучение сотрудника в специальном образовательном учреждении, что подтверждается договором, а тот, на кого возлагается финансовая составляющая, в результате данного мероприятия получает собственную гражданско-правовую выгоду, но данный же документ подразумевает, что работодателю будет выплачена компенсация за обучение при увольнении. После прохождение обучения работодатель заключает с таким сотрудником трудовой договор, действующий на протяжении определенного срока, в котором в соответствии с законодательством должно быть оговорено условие о том, что сотрудник обязан отработать у работодателя определенный срок для компенсации полученного образования.
Расходы на обучение взыскать не получится при увольнении работника по состоянию здоровья
Затраты работодателя на обучение работника при его увольнении раньше оговоренного срока в общем случае подлежат возмещению пропорционально неотработанному времени. От возмещения суд может работника освободить, если установит, что он уволился по состоянию здоровья. Такая причина считается уважительной.
Сотрудник по направлению работодателя прошел курсы повышения квалификации с отрывом от производства.
После обучения он должен был отработать в компании не менее трех лет, но уволился по собственному желанию раньше и затраты на свое обучение не возместил.
Фирма обратилась в суд с иском о возмещении расходов, но суд поддержал работника. Судьи установили, что продолжать трудиться он не мог по уважительной причине — из-за ухудшения состояния здоровья.
Таким образом, даже если с работником заключено соглашение о возмещении, вернуть деньги получится не всегда.
Возмещение расходов, понесенных работодателем в связи с обучением
В ч. 2 ст. 207 ТК РФ говорится о том, что в случае, если ученик по окончании ученичества без уважительных причин не выполняет свои обязательства по ученическому договору, в том числе не приступает к обусловленной в нем работе, он по требованию работодателя возмещает ему полученную за время ученичества стипендию, а также возмещает другие понесенные работодателем в связи с профессиональным обучением расходы.
В ст. 249 ТК РФ на работника возложена обязанность по возмещению затрат, понесенных работодателем при направлении его на обучение за счет средств работодателя, в случае увольнения без уважительных причин до истечения срока, обусловленного трудовым договором или соглашением об обучении работника за счет средств работодателя, то есть ученическим договором.
Установленные названными статьями правила возмещения работодателю расходов, понесенных в связи с обучением, распространяются как на работников, состоящих в трудовых отношениях, так и на лиц, ищущих работу. При взыскании с граждан расходов, понесенных работодателем в связи с их профессиональным обучением, необходимо руководствоваться не только приведенными специальными нормами, но и общими предписаниями о материальной ответственности. Напомним, что к материальной ответственности могут быть привлечены не только работники, состоящие с работодателем в трудовых отношениях, но и лица, причинившие работодателю ущерб, не имеющие с ним трудовых отношений. В связи с чем при решении вопроса о возмещении работодателю понесенных при проведении за его счет профессионального обучения расходов помимо названных специальных норм применяются общие правила о материальной ответственности. Сказанное позволяет выделить следующие юридически значимые обстоятельства, доказанность которых позволяет признать законным и обоснованным решение о взыскании в пользу работодателя понесенных в связи с профессиональным обучением за его счет расходов.
Во-первых, должно быть доказано наличие у работодателя расходов в связи с проведением за его счет профессионального обучения, которые в соответствии с законодательством или в силу соглашения, заключенного между работодателем и лицом, проходившим профессиональное обучение, подлежат возмещению. В ч. 2 ст. 207 ТК РФ к числу этих расходов отнесена стипендия, выплаченная обучающемуся за счет средств работодателя в период профессиональной подготовки. В связи с чем размер данной стипендии при невыполнении работником соответствующих обязательств может быть взыскан и без включения соответствующего условия в ученический или трудовой договор. В ст. 249 ТК РФ сказано о возмещении затрат, понесенных работодателем в связи с профессиональным обучением работника. То есть должно быть доказано наличие у работодателя прямого действительного ущерба, который возник в связи с профессиональным обучением конкретного лица. Данный ущерб не является объектом индексации. В связи с чем он подлежит взысканию в сумме, равной понесенным работодателем при профессиональном обучении конкретного лица расходам. Условие о возмещении затрат, связанных с профессиональным обучением, также может быть не включено в ученический трудовой договор. Однако обязанность по возмещению этих затрат возникает при невыполнении обязательств, которые в соответствии с законодательством включены в ученический или трудовой договор.
Во-вторых, при привлечении лица, прошедшего профессиональное обучение за счет средств работодателя, к материальной ответственности по их возмещению должно быть доказано включение в ученический или трудовой договор условий данной ответственности с соблюдением требований законодательства. В ч. 2 ст. 207 ТК РФ к числу таких условий отнесен отказ приступить к обусловленной одним из указанных договоров работе. То есть в договоре должно быть указано, к какой конкретно работе и в какой срок должен приступить гражданин, прошедший обучение за счет средств работодателя. Отсутствие данного условия не позволяет на законных основаниях привлечь к материальной ответственности по возмещению работодателю расходов, связанных с профессиональным обучением конкретного лица.
Вторым условием, неисполнение которого может стать поводом для привлечения к рассматриваемой ответственности, в ст. 249 ТК РФ названо установление срока работы у работодателя, за счет которого проведено профессиональное обучение, в ученическом или трудовом договоре. Как уже отмечалось, любое условие договора о труде не может противоречить законодательству, то есть умалять гарантированные в нем права и свободы. В ч. 1 ст. 37 Конституции РФ каждому гражданину, в том числе прошедшему обучение за счет средств работодателя, гарантируется право свободно распоряжаться своими способностями к труду. Поэтому оплата работодателем профессионального обучения гражданина не может быть препятствием для распоряжения им своими способностями к труду. В связи с чем ограничение данного права на основании договора о труде должно соответствовать предоставленным работодателем льготам при профессиональном обучении. Несоответствие возложенных на гражданина обязанностей по отработке предоставленным по профессиональному обучению за счет средств работодателя льготам позволяет признать данное условие договора о труде противоречащим законодательству. Например, в том случае, когда срок работы после прохождения профессионального обучения, который установлен в договоре о труде, превышает срок самого профессионального обучения за счет средств работодателя. В связи с чем право работника на свободное распоряжение своими способностями к труду необоснованно ограничивается на основании договора о труде, что вступает в противоречие с законодательством.
Перечисленные условия, невыполнение которых может стать поводом для привлечения гражданина к материальной ответственности по возмещению работодателю понесенных в связи с его обучением расходов, должны быть включены в ученический или трудовой договор в письменной форме. Несоблюдение письменной формы при возникновении спора лишает представителей работодателя права ссылаться на свидетельские показания для подтверждения этих условий.
Из ч. 2 ст. 207 ТК РФ следует, что в ученический или трудовой договор могут быть включены и другие обязанности работника, неисполнение которых может стать поводом для взыскания с него расходов, потраченных работодателем на его профессиональное обучение. Однако и в этом случае при возложении на работника дополнительных обязанностей должно быть соблюдено правило о соразмерной компенсации путем предоставления ему соответствующих льгот. Работник не должен нести материальную ответственность по возмещению указанных расходов при совершении незначительных дисциплинарных проступков, например за опоздание на работу. Даже в том случае, если соответствующее условие имеется в заключенном с ним договоре. В рассматриваемой ситуации возлагаемая на работника договором ответственность явно несоразмерна допущенному им нарушению, что противоречит общим принципам привлечения к ответственности, в частности, соразмерности между совершенным проступком и мерой ответственности, соблюдению справедливости при привлечении к ответственности. В связи с изложенным можно сделать вывод о несоразмерности между возлагаемой на работника договором обязанностью и последствиями, которые наступают при ее невыполнении. Наличие данной обязанности ухудшает положение работника по сравнению с законодательством, но не компенсируется предоставлением соответствующих прав. Полученные работником льготы при прохождении профессионального обучения не должны рассматриваться в качестве достаточной компенсации указанной обязанности. Ведь получение этих льгот никоим образом не связано с данной обязанностью. Поэтому условие, невыполнение которого может стать поводом для привлечения работника к материальной ответственности в виде взыскания средств, потраченных на его обучение работодателем, должно быть связано с отсутствием у работодателя возможности использования его по полученной профессии, специальности, квалификации. Возложение на работника других обязанностей означает ухудшение его положения по сравнению с законодательством, что позволяет признать условие договора о труде недействующим.
Материальная ответственность работника
Одной из обязанностей работника является бережное отношение к имуществу работодателя (ст. 21 ТК РФ). Если работник в результате виновного противоправного поведения причинит ущерб работодателю, а работодатель докажет факт и размер такого ущерба, работник понесет материальную ответственность (ст. 233 ТК РФ).
В общем случае материальная ответственность работника ограничена его средним месячным заработком (ст. 241 ТК РФ), если иное не предусмотрено ТК РФ или иными федеральными законами.
В ст. 243 ТК РФ поименованы случаи полной материальной ответственности, когда работник обязан возместить нанесенный ущерб в полном размере. К случаям полной материальной ответственности относится:
- нанесение ущерба умышленно или в состоянии алкогольного опьянения;
- недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
- причинение ущерба в результате административного правонарушения, установленного соответствующим государственным органом.
Оплачивать дополнительное обучение: работодатель должен или нет?
Для ответа на этот вопрос рассмотрим все случаи, при которых сотруднику может понадобится дополнительное образование.
-
Профессиональное обучение регламентируется законом. Если для работника подошел срок очередного повышения квалификации (ПК), то такие курсы в обязательном порядке должен оплачивать работодатель. Это актуально для всех профессий, где периодические ПК обязательны: врачей, педагогов, фармацевтов, пилотов и так далее.
Помимо оплаты учебы, работодатель обязан:
-
сохранить должность специалиста;
-
освободить работника от трудовой деятельности при невозможности совмещать ее с учебой;
-
выплатить сотруднику среднюю заработную плату за каждый день обучения;
-
оплатить все дополнительные расходы, связанные с учебой: проезд и жилье в другом городе.
На дополнительном образовании работника настаивает работодатель. Такое часто бывает, когда компании нужен специалист определенного профиля, но руководство не хочет нанимать человека «с улицы» и решает обучить своего сотрудника, уже работающего в организации. В этом случае компания должна заранее уведомить работника о своем решении и оплатить ему образовательные курсы и все сопутствующие расходы.
Дополнительное образование хочет получить сотрудник. В таком случае компания-работодатель не обязана оплачивать работнику курсы и другие расходы, связанные с учебой. Но может это сделать полностью или частично, если руководство согласно с тем, что полученные знания принесут прибыль и пользу компании. Такую договоренность следует заключить в бумажном виде и скрепить подписями. Если же работодатель не заинтересован в дополнительном обучении сотрудника, тот может учиться за свой счет и в свободное время от работы.
Риск 3. Работника обучали в силу закона, а не по желанию работодателя
Если сотрудник прошел обучение по собственной инициативе, его расходы компенсации за счет работодателя не подлежат (Обзор судебной практики, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 12 июля 2017 г.).
В ряде случаев работодатель обязан не по своему желанию, а в силу закона обучать сотрудников. В таком случае вернуть денежные средства, потраченные на обучение, нельзя.
Работодатель должен направить сотрудника на повышение квалификации, если это условие, при котором тот вправе выполнять свою трудовую функцию. Компания оплачивает такое обучение (ч. четвертая ст. 196 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 72 Закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ, далее – Закон № 323-ФЗ). Например, медицинские работники должны иметь высшее или среднее медицинское образование российского стандарта и сертификат специалиста (п. 1 ч. 1 ст. 100 Закона № 323-ФЗ). Чтобы продлить сертификат, врач повышает квалификацию не реже одного раза в пять лет (абз. 4 п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 3 августа 2012 г. № 66н). Если срок действия сертификата специалиста закончился, работник не имеет права заниматься медицинской деятельностью.
Когда обязанность работодателя обеспечить повышение квалификации сотрудников устанавливает закон, компания не вправе включать в договор с работником условие о возмещении расходов на обучение. Суд признает такое условие недействительным (апелляционное определение Верховного суда Республики Карелия от 19 августа 2016 г. по делу № 33-3350/2016).
Документы в фсс в 2021 году
Чтобы обосновать финансовое обеспечение предупредительных мер, дополнительно приложите документы или их копии, которые подтвердят необходимость финансового обеспечения предупредительных мер, по таблице (п. 4 Правил):
| Мероприятие | Документы |
| Спецоценка условий труда | Копия приказа о создании комиссии по спецоценке; Копия договора с организацией, которая будет проводить спецоценку, с указанием количества оцениваемых рабочих мест и стоимости спецоценки. |
| Снижение уровня вредных факторов | Копия отчета о спецоценке, которая подтверждает, что на рабочих местах работников уровень вредных или опасных факторов превышает норму; Копия отчета о спецоценке, которую провели после мероприятия по снижению уровня вредных факторов и которая подтверждает, что класс или подкласс условий труда на рабочих местах был снижен; Копии документов о приобретении оборудования или о проведении работ для снижения воздействия вредных и опасных факторов; Если запланированы мероприятия, не требующие приобретения оборудования, – копия договора на проведение таких работ. |
| Обучение охране труда руководителей и работников малого бизнеса, руководителей госучреждений, специалистов и уполномоченных по охране труда, членов комиссий по охране труда | Копия приказа о направлении работников на обучение; Список работников, направляемых на обучение; Копия договора с обучающей организацией; Копия уведомления Минтруда о включении обучающей организации в реестр Организаций, оказывающих услуги в области охраны труда; Копия программы обучения; Документы работников, подтверждающие, что они занимают должности, которые могут обучаться за счет ФСС. |
| Приобретение СИЗ | Перечень приобретаемых СИЗ с указанием профессий, должностей работников, норм выдачи СИЗ со ссылкой на соответствующий пункт типовых норм, а также количества, стоимости, даты изготовления и срока годности приобретаемых СИЗ; Перечень СИЗ, приобретаемых по результатам спецоценки; Копии сертификатов (деклараций) соответствия СИЗ техническому регламенту Таможенного союза «О безопасности средств индивидуальной защиты» (ТР ТС 019/2011); Копия заключения о подтверждении производства промышленной продукции на территории Российской Федерации, выданного Минпромторгом в отношении СИЗ; Копия декларации о происхождении товара или сертификата о происхождении товара – для СИЗ, изготовленных на территории других государств – членов Евразийского экономического союза. |
| Санаторно-курортное лечение работников | Заключительный акт врачебной комиссии по итогам периодических медосмотров работников; Списки сотрудников, направляемых на лечение, с указанием рекомендаций; Копия лицензии санатория; Копии договоров на покупку путевок; Калькуляция стоимости путевок. Для возмещения затрат на санаторно-курортное лечение предпенсионеров дополнительно нужно представить: Копию справки для получения путевки на санаторно-курортное лечение по форме № 070/у, если отсутствует заключительный акт; Списки работников, которых направляют на санаторно-курортное лечение, с указанием рекомендаций из справки по форме № 070у, если отсутствует заключительный акт; Копию документа, удостоверяющего личность работника, направляемого на санаторно-курортное лечение; Письменное согласие работника, которого направляют на санаторно-курортное лечение, на обработку его персональных данных. |
| Проведение периодических медосмотров | Копия списка работников, подлежащих медосмотрам в текущем календарном году; Копия договора с медучреждением; Копия лицензии медучреждения. |
| Покупка лечебно-профилактического питания | Перечень работников, которым выдают питание, с указанием основания (пункт перечня), профессий работников и норм выдачи; Номер рациона питания; График занятости работников, которые имеют право получать профилактическое питание; Копии документов о времени, фактически отработанном во вредных условиях; Копии постатейных смет расходов, запланированных на покупку профилактического питания; Копии договоров страхователя с организациями общественного питания, если питание выдавали не в структурных подразделениях страхователя; Копии документов, подтверждающих затраты на покупку питания. |
| Покупка алкотестеров для предсменных и предрейсовых медосмотров | Копия локального нормативного акта о проведении предсменных или предрейсовых медосмотров; Копия лицензии на проведение медосмотров или договора с организацией, которая вправе проводить такие медосмотры (с приложением лицензии этой компании на право проведения медосмотров); Копии счетов на покупку алкотестеров и алкометров. |
| Покупка тахографов | Копии лицензий на право осуществлять перевозки и копии документов, подтверждающих соответствующий вид деятельности организации; Перечень транспортных средств (далее – ТС), которые нужно оснастить тахографами (с указанием их регистрационных номеров, даты выпуска, сведений о прохождении техосмотра), копии паспортов ТС; Копия свидетельства о регистрации ТС в ГИБДД; Копии счетов на покупку приборов. |
| Покупка аптечек первой помощи | Перечень приобретаемых медикаментов с указанием их количества, цены и санитарных постов, которые будут оснащены аптечками |
| Приобретение оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ, а также для обучения, в том числе для дистанционного | Копии документов, которые обосновывают приобретение оборудования; Копии техпроектов или проектной документации, либо выписки из них, которыми предусмотрено приобретение оборудования для обеспечения безопасности работников или контроля за безопасным ведением работ; Сведения о лицензии на осуществление образовательной деятельности, в случае приобретения оборудования для обучения, в том числе для дистанционного. |
Расходы на оплату труда сотрудников
Расходы на заработную плату сотрудников состоят из нескольких пунктов, которые формируются из разных источников и включают в себя несколько видов основных выплат.
Плата за отработанное время:
- выплаты по принятым тарифам, окладам, сдельным расценкам; процент от суммы прибыли;
- сумма натурального вознаграждения, денежные премии, стимулирующие доплаты, регулярные выплаты за стаж и выслугу лет;
- компенсации в связи с режимом работы и условиями труда;
- оплата командировочных расходов сотрудников;
- компенсация за перерывы в работе;
- выплата разницы в зарплатах при временном заместительстве, труда совместителей и другого внештатного персонала;
- комиссионное вознаграждение (страховым агентам, брокерам).
Риск 3. Работника обучали в силу закона, а не по желанию работодателя
Если сотрудник прошел обучение по собственной инициативе, его расходы компенсации за счет работодателя не подлежат (Обзор судебной практики, утвержденный Президиумом Верховного суда РФ 12 июля 2017 г.).
В ряде случаев работодатель обязан не по своему желанию, а в силу закона обучать сотрудников. В таком случае вернуть денежные средства, потраченные на обучение, нельзя.
Работодатель должен направить сотрудника на повышение квалификации, если это условие, при котором тот вправе выполнять свою трудовую функцию. Компания оплачивает такое обучение (ч. четвертая ст. 196 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 72 Закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ, далее – Закон № 323-ФЗ). Например, медицинские работники должны иметь высшее или среднее медицинское образование российского стандарта и сертификат специалиста (п. 1 ч. 1 ст. 100 Закона № 323-ФЗ). Чтобы продлить сертификат, врач повышает квалификацию не реже одного раза в пять лет (абз. 4 п. 4 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 3 августа 2012 г. № 66н). Если срок действия сертификата специалиста закончился, работник не имеет права заниматься медицинской деятельностью.
Можно ли вернуть налог с зарплаты на работе и как это сделать
Перечень всех ситуаций, когда допустимо возмещение НДФЛ, указан в Налоговом кодексе РФ. Ежемесячно работодатель удерживает с дохода сотрудников 13% и перечисляет в виде налогов. В каких ситуациях физлицу полагается вычет?
- Работодатель удерживает налогов больше, нежели необходимо. Такое зачастую происходит по ошибке бухгалтера при начислении зарплаты.
- Сотрудник понес расходы, на которые полагаются налоговые вычеты (покупка недвижимости, оплата лечения и т.д.).
- Работник направил часть средств в пенсионный либо благотворительный фонды.
Кто возвращает НДФЛ, уплаченный в чрезмерном объеме? Здесь все зависит от обстоятельств. Удержанные средства может возместить как работодатель, так и налоговая инспекция.
Сумма, подлежащая возмещению, определяется категорией отчислений. К примеру, социальные льготы на несовершеннолетних детей составляют 1,4 тыс. рублей за одного, 3 тыс. рублей – за двух.
Для получения возврата требуется:
- доказать облагаемый доход;
- уплатить все налоги;
- удостовериться в праве претендовать на вычет;
- обратиться в инспекцию с пакетом документации.
Работник возмещает причиненный ущерб: что с налогами
Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в указанной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (ст. 246 ТК РФ).
По общему правилу работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
При этом совокупный размер удержаний не может превышать 20% от выплачиваемой заработной платы, оставшейся после удержания налогов (ст. 138 ТК РФ, Письмо ФНС России от 14.08.2018 N АС-4-20/15707).
Таким образом, если, к примеру, размер ущерба, причиненного работником, составил 45 000 руб., а его заработная плата — 50 000 руб., то ежемесячно работодатель сможет удерживать из его зарплаты не более 8 700 руб. ((50 000 руб. — (50 000 руб. x 13%)) x 20%).
В этом случае ущерб в размере среднемесячного заработка будет возмещен за 6 месяцев.
При этом сумма последнего удержания составит 1 500 руб. ((45 000 руб. – (8 700 руб. x 5 мес.)).
В случае обнаружения ущерба работодатель обязан установить его размер и причину возникновения (ст. 247 ТК РФ).
В соответствии со статьей 247 ТК РФ до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения.
Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов.
В приказе о создании комиссии, составленном в произвольном виде и подписанном руководителем организации, следует указать должности и Ф.И.О. всех проверяющих, а также срок, в течение которого они должны закончить проверку.
Специальная комиссия должна установить и подтвердить:
-
точный размер ущерба;
-
возможность привлечения конкретного работника к материальной ответственности.
Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы
Не прочитано
Что предпринять? Выбрать один из вариантов оформления данной операции. Первый — выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй — приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи. Делая выбор, принимайте во внимание, на чье имя оформлены документы, подтверждающие расходы: сотрудника или организации.
Н.Г. Сазонова, эксперт журнала «Упрощенка»
Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит.
Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету. Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет. Такой вывод следует из пункта 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.
2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П). Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом — во врезке ниже).
Cоответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям. Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.